PAGE建立租戶檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)租戶的管理，規(guī)范租戶檔案的建立、保存、使用和維護(hù)，確保租戶信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有出租物業(yè)的租戶檔案管理工作，包括寫字樓、商鋪、公寓等各類租賃物業(yè)。（三）基本原則1.合法性原則：租戶檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映租戶的基本情況、租賃情況和信用狀況等。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)租戶的隱私信息，未經(jīng)租戶書面同意，不得向任何第三方泄露檔案內(nèi)容。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)租戶的租賃情況變化和公司管理需要，及時(shí)更新和維護(hù)租戶檔案信息。二、租戶檔案的內(nèi)容（一）租戶基本信息1.企業(yè)租戶企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件法定代表人身份證明書及身份證復(fù)印件企業(yè)稅務(wù)登記證副本復(fù)印件企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件（已辦理“多證合一”的可不提供）企業(yè)聯(lián)系方式（包括聯(lián)系電話、電子郵箱、聯(lián)系人姓名等）企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍2.個(gè)人租戶租戶身份證復(fù)印件租戶聯(lián)系方式（包括聯(lián)系電話、電子郵箱、聯(lián)系人姓名等）租戶職業(yè)信息（二）租賃信息1.租賃合同租賃合同原件及復(fù)印件租賃物業(yè)的詳細(xì)地址、面積、用途等信息租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金支付方式及支付周期押金金額及退還條件2.租賃變更記錄租金調(diào)整記錄（如有）租賃期限變更記錄（如有）租賃物業(yè)用途變更記錄（如有）（三）租戶信用信息1.租金支付記錄每月租金支付情況明細(xì)，包括是否按時(shí)支付、逾期天數(shù)、逾期金額等2.物業(yè)使用記錄物業(yè)設(shè)施設(shè)備損壞維修記錄，租戶是否配合維修及維修費(fèi)用承擔(dān)情況環(huán)境衛(wèi)生情況記錄，租戶是否遵守物業(yè)環(huán)境衛(wèi)生規(guī)定3.投訴與糾紛記錄租戶與其他租戶或物業(yè)管理人員之間的投訴、糾紛情況及處理結(jié)果（四）其他信息1.租戶裝修申請(qǐng)及備案租戶裝修設(shè)計(jì)方案及圖紙裝修施工單位資質(zhì)證明文件裝修工程預(yù)算書裝修工程施工許可證（如需）2.租戶保險(xiǎn)信息租戶購(gòu)買的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、公眾責(zé)任險(xiǎn)等相關(guān)保險(xiǎn)憑證復(fù)印件3.租戶入駐及退租手續(xù)辦理記錄入駐手續(xù)辦理清單，包括鑰匙交接、設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收等情況退租手續(xù)辦理清單，包括物業(yè)驗(yàn)收、租金結(jié)算、押金退還等情況三、租戶檔案的建立與收集（一）建立流程1.租賃合同簽訂后：由招商部門負(fù)責(zé)收集租戶基本信息，并填寫《租戶檔案信息登記表》，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.信息審核：招商部門將填寫好的《租戶檔案信息登記表》提交給運(yùn)營(yíng)管理部門進(jìn)行審核，運(yùn)營(yíng)管理部門對(duì)租戶提供的資料進(jìn)行真實(shí)性、完整性審核，如有疑問(wèn)及時(shí)與招商部門溝通核實(shí)。3.檔案錄入：審核通過(guò)后，由行政部門負(fù)責(zé)將租戶檔案信息錄入公司的檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案，并將紙質(zhì)檔案按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行整理歸檔。（二）收集要求1.招商人員應(yīng)在租賃合同簽訂前，向租戶明確告知需要提供的檔案資料清單，并協(xié)助租戶準(zhǔn)備相關(guān)資料。2.對(duì)于租戶提供的復(fù)印件，應(yīng)要求租戶加蓋公章或簽字確認(rèn)與原件一致。3.檔案資料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰、內(nèi)容完整。4.及時(shí)收集租戶的各類變更信息，如租金調(diào)整、租賃期限變更等，確保檔案信息的實(shí)時(shí)更新。四、租戶檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案柜，按照檔案編號(hào)順序存放租戶紙質(zhì)檔案，確保檔案存放整齊、便于查找。2.電子檔案：采用公司的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)，設(shè)置不同的權(quán)限級(jí)別，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和修改電子檔案信息。（二）保管期限1.租賃合同履行期間，租戶檔案應(yīng)妥善保管。2.租賃合同終止后，租戶檔案應(yīng)繼續(xù)保管[X]年，以備后續(xù)查閱和審計(jì)等需要。（三）檔案安全與保密1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管區(qū)域，如需查閱檔案，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。3.對(duì)于涉及租戶隱私的信息，如身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意透露給無(wú)關(guān)人員。五、租戶檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員招商部門：可查閱租戶基本信息、租賃信息等與招商工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，以便跟進(jìn)租戶情況和開(kāi)展后續(xù)招商工作。運(yùn)營(yíng)管理部門：可查閱租戶的全部檔案信息，用于日常管理、租金催繳、物業(yè)維護(hù)等工作。財(cái)務(wù)部門：可查閱租戶的租金支付記錄、費(fèi)用結(jié)算等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案信息，進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和管理。其他部門因工作需要查閱租戶檔案的，需經(jīng)運(yùn)營(yíng)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下查閱。2.外部人員司法機(jī)關(guān)、政府部門等因工作需要查閱租戶檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。律師事務(wù)所等中介機(jī)構(gòu)因代理租戶相關(guān)法律事務(wù)需要查閱檔案的，需持有租戶授權(quán)委托書，并經(jīng)運(yùn)營(yíng)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《租戶檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后交檔案管理部門。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供檔案供查閱人員查閱，并做好查閱記錄，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。（三）使用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱和使用租戶檔案，應(yīng)僅限于與本職工作相關(guān)的用途，不得將檔案信息用于其他非工作目的。2.外部人員查閱和使用租戶檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并不得泄露檔案內(nèi)容給任何第三方。3.如因工作需要對(duì)租戶檔案進(jìn)行摘錄、引用或?qū)ν馓峁┎糠中畔⒌?，?yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并確保信息的使用符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。六、租戶檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.運(yùn)營(yíng)管理部門應(yīng)每月對(duì)租戶檔案進(jìn)行一次梳理，檢查檔案信息是否完整、準(zhǔn)確，如有缺失或變更，及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充和更新。2.每年年底，對(duì)租戶檔案進(jìn)行全面審查，確保檔案信息與租戶實(shí)際情況相符，并對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸檔，保證檔案的規(guī)范性和可讀性。（二）動(dòng)態(tài)更新1.租戶租金支付情況發(fā)生變化時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息反饋給運(yùn)營(yíng)管理部門，運(yùn)營(yíng)管理部門在租戶檔案中進(jìn)行更新記錄。2.租戶提出租賃變更申請(qǐng)，如租金調(diào)整、租賃期限延長(zhǎng)或縮短、物業(yè)用途變更等，招商部門或運(yùn)營(yíng)管理部門應(yīng)在租賃合同變更手續(xù)辦理完成后，及時(shí)更新租戶檔案中的租賃信息。3.物業(yè)使用過(guò)程中，如租戶出現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞、環(huán)境衛(wèi)生問(wèn)題、投訴糾紛等情況，物業(yè)管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄，并及時(shí)反饋給運(yùn)營(yíng)管理部門，運(yùn)營(yíng)管理部門在租戶檔案的信用信息部分進(jìn)行更新。（三）檔案維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案紙張破損、字跡模糊等情況，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或重新復(fù)印歸檔。2.對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，定期備份電子檔案數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)災(zāi)難。七、租戶檔案的銷毀（一）銷毀條件1.租戶檔案保管期限屆滿，且公司認(rèn)為該檔案不再具有保存價(jià)值的。2.因特殊原因，如租戶破產(chǎn)、注銷等，租賃合同提前終止，且檔案保管期限已滿，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。(二)銷毀流程1.由運(yùn)營(yíng)管理部門提出租戶檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《租戶檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交給公司檔案管理部門審核，檔案管理部門對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后簽署審核意見(jiàn)。3.審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交給公司總經(jīng)理審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)