PAGE檔案室管理查閱制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工查閱檔案室檔案的活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)公司/組織各項工作為宗旨，在確保安全保密的前提下，為查閱人員提供便捷、高效的檔案查閱服務(wù)。二、檔案室職責(zé)（一）檔案管理1.負責(zé)收集、整理、歸檔本公司/組織各類檔案，確保檔案的齊全、完整和準確。2.對檔案進行科學(xué)分類、編號、編目，建立完善的檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。3.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。（二）查閱服務(wù)1.受理檔案查閱申請，對查閱申請進行審核，根據(jù)規(guī)定決定是否準予查閱。2.為查閱人員提供必要的查閱場所和設(shè)備，協(xié)助查閱人員查找所需檔案。3.對查閱過程進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱制度。（三）安全保密1.建立健全檔案安全保密制度，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案實體安全。2.加強對檔案信息的保密管理，對涉及公司/組織機密的檔案，嚴格限制查閱范圍和使用方式。3.定期對檔案室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。三、查閱申請與審批（一）查閱申請1.本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.查閱申請表應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意，并加蓋部門公章。（二）審批流程1.將填寫完整的《檔案查閱申請表》提交至檔案室。2.檔案室對查閱申請進行審核，重點審核查閱目的是否正當(dāng)、查閱內(nèi)容是否明確、查閱時間是否合理等。3.對于一般性檔案查閱申請，由檔案室負責(zé)人審批；對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案室根據(jù)審批結(jié)果，向查閱申請人出具《檔案查閱審批單》，明確準予查閱的檔案范圍、查閱時間、查閱地點等信息。四、查閱規(guī)則（一）查閱范圍1.查閱人員只能在準予查閱的檔案范圍內(nèi)進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍。2.對于涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員必須嚴格按照審批意見進行查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（二）查閱時間1.查閱人員應(yīng)在《檔案查閱審批單》規(guī)定的時間內(nèi)完成查閱工作，如需延長查閱時間，應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.檔案室應(yīng)合理安排查閱時間，避免因查閱時間過長影響其他工作的正常開展。（三）查閱地點1.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的查閱地點進行查閱，不得將檔案帶出檔案室。2.如需在檔案室以外的地點查閱檔案，必須經(jīng)檔案室負責(zé)人批準，并采取必要的安全保密措施。（四）查閱方式1.查閱人員應(yīng)使用檔案室提供的查閱設(shè)備進行查閱，不得擅自使用其他設(shè)備。2.在查閱過程中，查閱人員應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（五）查閱紀律1.查閱人員必須遵守檔案查閱制度，服從檔案室工作人員的管理。2.不得在查閱檔案時從事與查閱無關(guān)的活動，不得泄露檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。五、檔案利用管理（一）摘抄與復(fù)制1.查閱人員如需摘抄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準后方可進行。2.摘抄或復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。3.對于涉及公司/組織機密的檔案，摘抄或復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)按照保密規(guī)定進行管理。（二）檔案借出1.一般情況下，檔案不得借出檔案室。如因特殊原因確需借出的，應(yīng)填寫《檔案借出申請表》，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借出。2.檔案借出期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借出期限，應(yīng)提前向檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案借出期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、銷毀檔案。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案統(tǒng)計與分析1.檔案室應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計臺賬，對檔案查閱、摘抄、復(fù)制、借出等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案室應(yīng)加強對檔案查閱活動的內(nèi)部監(jiān)督，定期對查閱記錄進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對違反檔案查閱制度的行為，檔案室應(yīng)及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（二）外部監(jiān)督1.接受公司/組織內(nèi)部審計部門的監(jiān)督檢查，配合審計部門對檔案查閱情況進行審計。2.接受上級主管部門或相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時整改。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.查閱人員違反檔案查閱制度，擅自擴大查閱范圍、泄露檔案內(nèi)容、涂改或損壞檔案等，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴重的，依法追究其法律責(zé)任。2.檔案室工作人員違反檔案管理規(guī)定，未按規(guī)定審核查閱申請、擅自提供檔案查閱、未履行安全保密職責(zé)等，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；情節(jié)嚴重的，予以辭退，并依法追究其法律責(zé)任。（二）賠償責(zé)任因查閱人員或檔案室工作人員的過錯導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露，給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由本公司/組織