PAGE教育局檔案室借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)教育局檔案室檔案資料的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案資料的安全與完整，充分發(fā)揮檔案資料的作用，特制定本借閱制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機(jī)關(guān)各科室、直屬單位以及轄區(qū)內(nèi)各學(xué)校因工作需要借閱檔案資料的相關(guān)人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持檔案借閱的審批制度，保證借閱行為經(jīng)過必要的審核流程。3.注重檔案資料的安全保護(hù)，防止檔案在借閱過程中出現(xiàn)損壞、丟失、泄密等情況。4.提高檔案利用效率，在確保檔案安全的前提下，為借閱人員提供便利，滿足工作需求。二、檔案借閱范圍（一）可借閱檔案類型1.各類行政管理文件，包括上級(jí)教育部門下發(fā)的政策文件、本局制定的規(guī)章制度、工作規(guī)劃與總結(jié)等。2.教育教學(xué)相關(guān)資料，如教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、教研成果、教學(xué)案例等。3.師資隊(duì)伍建設(shè)資料，涵蓋教師招聘、培訓(xùn)、考核、職稱評(píng)定等方面的文件和記錄。4.學(xué)生管理檔案，包括學(xué)生學(xué)籍信息、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等。5.財(cái)務(wù)檔案，如預(yù)算決算報(bào)表、經(jīng)費(fèi)收支憑證、審計(jì)報(bào)告等，但涉及財(cái)務(wù)機(jī)密的部分需按特殊規(guī)定借閱。6.其他與教育工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）限制借閱檔案類型1.涉及國家機(jī)密、工作秘密以及個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱。如特定時(shí)期的保密文件、尚未公開的教育改革方案、學(xué)生個(gè)人隱私信息等。2.正在進(jìn)行中的重要教育項(xiàng)目的核心檔案，可能影響項(xiàng)目正常推進(jìn)的，在項(xiàng)目未結(jié)束前限制借閱。3.已明確標(biāo)注為僅供內(nèi)部參考且限制傳播的檔案。三、借閱審批流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人需填寫《教育局檔案室檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在科室或單位負(fù)責(zé)人簽字同意，表明申請(qǐng)借閱行為符合工作需要，并對(duì)借閱后的檔案使用和歸還負(fù)責(zé)。（二）審批1.檔案室管理人員收到借閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)信息是否完整、借閱目的是否合理等。2.根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，報(bào)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般檔案由檔案室負(fù)責(zé)人審批；涉及重要機(jī)密或較大范圍使用的檔案，需經(jīng)教育局分管領(lǐng)導(dǎo)審批；特別重大或敏感的檔案，需經(jīng)教育局主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）通知與登記1.審批通過后，檔案室管理人員及時(shí)通知借閱人前來辦理借閱手續(xù)。2.借閱人憑有效證件（身份證、工作證等）到檔案室進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。四、借閱期限（一）一般檔案借閱期限1.普通行政管理文件、一般性教育教學(xué)資料等，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期，延期最長不超過[X]個(gè)工作日。（二）特殊檔案借閱期限1.涉及重要項(xiàng)目或機(jī)密的檔案，借閱期限根據(jù)具體情況由審批領(lǐng)導(dǎo)確定，但最長一般不超過[X]個(gè)工作日。2.對(duì)于需長期參考使用的檔案，經(jīng)檔案室評(píng)估并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可辦理長期借閱手續(xù)，但借閱人需定期到檔案室進(jìn)行檔案狀態(tài)確認(rèn)。五、借閱要求（一）借閱人責(zé)任1.借閱人對(duì)所借閱的檔案資料負(fù)有妥善保管的責(zé)任，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、抽取、撤換、丟失或銷毀檔案。2.嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的借閱目的使用檔案，不得將檔案用于其他無關(guān)工作或泄露給無關(guān)人員。3.在借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）借閱方式1.檔案原則上僅限在檔案室閱讀，如因工作需要帶出檔案室，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。帶出時(shí)間一般不超過[X]天，特殊情況需延長帶出時(shí)間的，應(yīng)再次申請(qǐng)并說明原因。2.借閱人帶出檔案時(shí)，應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，確保檔案安全，如使用專門的檔案袋封裝，并避免檔案受到擠壓、折疊、水浸等損壞。（三）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還檔案室。歸還時(shí)，檔案室管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行仔細(xì)檢查，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性及是否有損壞情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有缺頁、損壞、涂改等問題，借閱人應(yīng)說明原因并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，檔案室管理人員應(yīng)做好記錄，并根據(jù)情況采取相應(yīng)措施，如要求借閱人進(jìn)行修復(fù)或賠償?shù)取?.借閱人歸還檔案后，檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)在借閱登記冊(cè)上注銷登記信息。六、檔案查閱規(guī)定（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱檔案資料的人員，應(yīng)按照本制度規(guī)定的借閱審批流程辦理手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。（二）查閱方式1.查閱人員可根據(jù)需要自行查閱檔案，但不得在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、批注等操作。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。2.檔案室管理人員應(yīng)協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料，并提供必要的查閱條件。（三）查閱記錄1.檔案室管理人員應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱檔案名稱及內(nèi)容摘要等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和審計(jì)。七、檔案保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.所有參與檔案管理和借閱工作的人員，均負(fù)有保密責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和本局保密制度。2.不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，不得在公共場所談?wù)摍n案機(jī)密信息。（二）保密措施1.檔案室應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施。3.在檔案借閱過程中，借閱人應(yīng)簽署保密承諾書，承諾對(duì)所借閱檔案的保密義務(wù)。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行制止，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管部門。2.對(duì)泄密責(zé)任人，將根據(jù)情節(jié)輕重，按照國家法律法規(guī)和本局相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，涉及違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行自查，檢查借閱登記是否完整、檔案歸還是否及時(shí)、檔案是否有損壞等情況。2.教育局紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)不定期對(duì)檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)教育部門、檔案管理部門以及其他相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見和建議及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)。2.主動(dòng)接受社會(huì)公眾的