PAGE檔案文化工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案文化工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，傳承公司文化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案文化工作中的行為規(guī)范和管理要求。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確。2.完整性原則：全面收集、整理公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全、完整。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案文化工作管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案文化工作領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案文化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)公司檔案文化工作，審議檔案文化工作規(guī)劃、制度和重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案文化工作中的問題。（二）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案文化工作的具體實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案文化工作制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等工作。3.對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人作為兼職檔案員，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。兼職檔案員的職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門日常文件材料的收集、整理和初步分類。2.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計(jì)等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司經(jīng)營管理活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，包括年度計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔等。3.公司黨群工作文件，如黨組織建設(shè)、工會(huì)活動(dòng)、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。4.公司科研、生產(chǎn)、技術(shù)等方面的文件，如科研項(xiàng)目申報(bào)書、技術(shù)方案、工藝文件、產(chǎn)品圖紙等。5.公司員工人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件材料，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件和具有保存價(jià)值的文件，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門，一份移交檔案管理部門。3.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類方案對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類。分類應(yīng)遵循科學(xué)性、實(shí)用性和邏輯性原則，便于檔案的管理和利用。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和識(shí)別。3.編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、題名、日期、來源等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。4.對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊或易褪色的文件進(jìn)行復(fù)制，以保證檔案的可讀性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核合格的檔案進(jìn)行裝訂、編目，并按照檔案分類方案進(jìn)行上架歸檔。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，排列有序，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整無缺。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行登記，確保檔案的安全。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)等原因查閱本人人事檔案。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司檔案文化工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用流程1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）服務(wù)措施1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解檔案利用情況，為公司決策提供參考依據(jù)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和編研，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、專題匯編等，為公司員工提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效率。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀流程1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案文化工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案文化工作領(lǐng)導(dǎo)小組。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、來源等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子目錄。4.掛接存儲(chǔ)：將處理后的電子檔案與對(duì)應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在檔案服務(wù)器上。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其工作需要具有相應(yīng)的操作權(quán)限。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的備份管理，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案文化工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。3.建立檔案工作監(jiān)督檢查記錄檔案，對(duì)每次檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，作為考核評(píng)價(jià)的依據(jù)。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定檔案文化工作考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)