PAGE檔案保密制度8篇文章一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本檔案保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門、行政部門、財務(wù)部門等，以及與公司/組織有合作關(guān)系的外部單位和個人在接觸公司/組織檔案過程中。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保守檔案信息秘密，確保檔案內(nèi)容不被非法獲取、傳播或使用。2.完整性原則：保證檔案信息的完整性，防止檔案信息在存儲、傳輸和使用過程中出現(xiàn)缺失、損壞或篡改。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保護(hù)檔案信息存儲載體的安全，防止因自然災(zāi)害、人為破壞、技術(shù)故障等原因?qū)е聶n案信息丟失或泄露。4.合法合規(guī)原則：檔案管理工作必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案管理活動的合法性和規(guī)范性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行分類、編號、存儲、檢索和利用，實現(xiàn)檔案管理的信息化和規(guī)范化。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境的安全。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^保管期限或無保存價值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作流程和方法。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，加強對本部門檔案的安全管理，防止檔案信息泄露。4.配合檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，及時準(zhǔn)確地錄入和更新檔案信息，為檔案的查閱和利用提供便利。4.加強對檔案庫房的巡查，定期檢查檔案存儲環(huán)境的安全狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案信息，對違反檔案保密制度的行為要及時制止并報告。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、決議、合同等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.財務(wù)檔案：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。4.人事檔案：包含員工個人基本信息、勞動合同、薪資福利、培訓(xùn)記錄、考核評價等資料。5.科技檔案：涉及公司/組織的科研項目、技術(shù)資料、專利證書等。6.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等記錄公司/組織重要活動和事件的資料。7.實物檔案：包括公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保每個檔案都有唯一的編號標(biāo)識。2.編號方法采用層次分類編號法，由檔案類別代碼、年度代碼、保管期限代碼、流水號等部分組成。例如：文書檔案編號為WS[年度代碼][保管期限代碼][流水號]，其中WS為文書檔案類別代碼，[年度代碼]為檔案形成年度，[保管期限代碼]根據(jù)檔案保管期限設(shè)定，[流水號]為該類別檔案在當(dāng)年的順序號。3.檔案類別代碼、年度代碼、保管期限代碼等應(yīng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)定和使用，確保編號的規(guī)范性和一致性。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料。2.檔案收集范圍應(yīng)涵蓋與部門業(yè)務(wù)相關(guān)的所有文件、資料、記錄等，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。3.對于重要會議、重大項目等活動形成的檔案資料，應(yīng)實行實時跟蹤收集，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.外部單位或個人提交給公司/組織的檔案資料，如合作協(xié)議、報告、函件等，應(yīng)及時移交至檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。（二）檔案整理1.檔案管理部門和各部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.整理工作包括對檔案資料進(jìn)行排序、編目、裝訂、編頁等，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。3.對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于檢索和利用。4.在檔案整理過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的內(nèi)容，確保檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性，對于不符合要求的檔案資料應(yīng)及時進(jìn)行補充或修正。五、檔案的存儲與保管（一）檔案存儲1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門檔案庫房，用于存放各類檔案資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境的安全。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存放，并建立檔案存放位置索引，便于快速查找和調(diào)閱。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置的準(zhǔn)確性。2.對于破損、褪色、霉變等有損壞跡象的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性。3.根據(jù)檔案保管期限的要求，對到期檔案進(jìn)行鑒定和處理，對于已過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.加強對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電等。5.定期對檔案庫房的安全設(shè)施和設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行，如消防設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和演練，防盜報警系統(tǒng)應(yīng)保持靈敏有效等。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的查閱權(quán)限進(jìn)行申請。查閱權(quán)限分為一般查閱、重要查閱和絕密查閱等不同級別，分別對應(yīng)不同的審批流程。2.一般查閱適用于日常工作中一般性資料的查閱，由查閱人所在部門負(fù)責(zé)人審批。3.重要查閱涉及重要業(yè)務(wù)信息或敏感資料的查閱，需經(jīng)查閱人所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人共同審批。4.絕密查閱針對公司/組織核心機密檔案的查閱，必須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并按照查閱權(quán)限提交相應(yīng)的審批。2.審批通過后，查閱人持《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制，僅限于因工作需要必須借出檔案的情況。借閱權(quán)限與查閱權(quán)限相同，分為一般借閱、重要借閱和絕密借閱等不同級別，分別對應(yīng)不同的審批流程。2.一般借閱由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人審批，借閱期限一般不超過[X]個工作日。3.重要借閱需經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人共同審批，借閱期限一般不超過[X]個工作日。4.絕密借閱必須經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限一般不超過[X]個工作日。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍、借閱期限等信息，并按照借閱權(quán)限提交相應(yīng)的審批。2.審批通過后，借閱人持《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員對借閱檔案進(jìn)行清點、核對，并在檔案上加蓋“借閱專用章”，同時填寫《檔案借閱登記表》，記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱人、借閱期限等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的保密措施（一）人員保密管理1.公司/組織應(yīng)對涉及檔案管理的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。保密教育和培訓(xùn)應(yīng)定期進(jìn)行，確保人員熟悉檔案保密制度和相關(guān)法律法規(guī)。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，對違反保密協(xié)議的行為應(yīng)依法追究責(zé)任。3.加強對檔案管理人員的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識，避免因人員問題導(dǎo)致檔案信息泄露。（二）物理保密措施1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，并對庫房內(nèi)的活動進(jìn)行實時監(jiān)控。2.檔案存儲載體應(yīng)采用加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。3.對檔案查閱和借閱場所進(jìn)行隔離，設(shè)置專門的查閱區(qū)域，防止無關(guān)人員干擾查閱和借閱工作，并確保查閱和借閱過程的保密性。（三）信息保密措施1.對檔案信息進(jìn)行分類分級管理，根據(jù)信息的敏感程度和重要性采取不同的保密措施。2.在檔案信息的存儲、傳輸和使用過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)對敏感信息進(jìn)行加密處理，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性。3.嚴(yán)格控制檔案信息的傳播范圍，未經(jīng)授權(quán)不得將檔案信息提供給外部單位或個人。如需對外提供檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并簽訂保密協(xié)議。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否仍具有保存價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，整理出擬鑒定的檔案清單，并提交給檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對擬鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，分析檔案的內(nèi)容、價值和保管狀況等，確定檔案是否具有保存價值。3.對于具有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并進(jìn)行妥善保管；對于已過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、銷毀原因等信息，并提交檔案鑒定工作小組審核。4.檔案鑒定工作小組對《檔案銷毀申請表》進(jìn)行審核，審核通過后報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。