PAGE小區(qū)房屋檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本小區(qū)房屋檔案的管理，確保房屋檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查詢、利用和維護(hù)小區(qū)房屋的正常使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本小區(qū)內(nèi)所有房屋檔案的管理，包括但不限于房屋產(chǎn)權(quán)檔案、房屋維修檔案、房屋使用檔案等。（三）職責(zé)分工1.管理部門：負(fù)責(zé)小區(qū)房屋檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，制定檔案管理制度和工作流程，監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。2.檔案管理人員：負(fù)責(zé)房屋檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.其他相關(guān)部門：協(xié)助管理部門和檔案管理人員做好房屋檔案的相關(guān)工作，如提供檔案資料、配合檔案查詢等。（四）基本原則1.真實(shí)性原則：房屋檔案應(yīng)如實(shí)反映房屋的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集與房屋相關(guān)的各類資料，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：對(duì)檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確的分類、整理和編目，確保檔案信息的準(zhǔn)確性，便于查詢和使用。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保護(hù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失或泄露。5.保密性原則：對(duì)涉及業(yè)主隱私和商業(yè)機(jī)密的檔案信息，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案收集（一）產(chǎn)權(quán)檔案收集1.業(yè)主購(gòu)房時(shí)，應(yīng)要求其提供完整的產(chǎn)權(quán)資料，包括購(gòu)房合同、產(chǎn)權(quán)證書、身份證復(fù)印件等。2.開發(fā)商交房時(shí)，應(yīng)提交房屋竣工備案表、房屋測(cè)繪報(bào)告、房屋分戶平面圖等相關(guān)資料。3.及時(shí)收集房屋產(chǎn)權(quán)變更、轉(zhuǎn)移等相關(guān)資料，如產(chǎn)權(quán)交易合同、法院判決書等。（二）維修檔案收集1.建立房屋維修記錄臺(tái)賬，記錄每次維修的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、維修人員、維修費(fèi)用等信息。2.維修人員在維修工作完成后，應(yīng)及時(shí)填寫維修工單，并將工單及相關(guān)維修資料提交給檔案管理人員。3.收集與房屋維修相關(guān)的圖紙、技術(shù)資料、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（三）使用檔案收集1.定期收集業(yè)主房屋使用情況的相關(guān)資料，如房屋裝修申請(qǐng)、水電燃?xì)馐褂糜涗浀取?.收集小區(qū)房屋公共區(qū)域使用情況的資料，如電梯運(yùn)行記錄、消防設(shè)施檢查記錄等。（四）收集要求1.檔案收集應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保檔案資料的完整性和時(shí)效性。2.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保資料的真實(shí)性和合法性。3.建立檔案收集清單，對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和核對(duì)。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.產(chǎn)權(quán)檔案：按照房屋棟號(hào)、房號(hào)進(jìn)行分類，同一棟號(hào)的房屋檔案集中存放。2.維修檔案：根據(jù)維修類型（如房屋結(jié)構(gòu)維修、水電維修、消防維修等）進(jìn)行分類，再按照時(shí)間順序排列。3.使用檔案：按照房屋使用類型（如住宅、商業(yè)、辦公等）進(jìn)行分類，然后按時(shí)間先后整理。（二）編號(hào)規(guī)則1.為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包含小區(qū)名稱、檔案類別、年份、流水號(hào)等信息。例如：[小區(qū)名稱縮寫][檔案類別首字母][年份][流水號(hào)]。2.編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和查詢。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案內(nèi)容摘要、存放位置等信息。2.對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要摘要，便于快速了解檔案的主要內(nèi)容。3.按照檔案分類順序，將檔案目錄打印成冊(cè)，一式兩份，一份存檔，一份供查詢使用。（四）裝訂規(guī)范1.對(duì)紙張規(guī)格不一致的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行復(fù)印或粘貼。2.按照檔案編號(hào)順序，將檔案資料進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。3.在檔案資料的左側(cè)裝訂，裝訂厚度不宜過厚，以方便翻閱。四、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行再次審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核通過的檔案資料按照分類和編號(hào)順序，存入檔案柜或檔案庫(kù)房。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，建立電子檔案索引，方便查詢和管理。（二）存放方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式存放。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，建立合理的文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案類別和年份進(jìn)行分類存儲(chǔ)。3.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案可進(jìn)行備份存儲(chǔ)，以防原件損壞或丟失。（三）標(biāo)識(shí)管理1.在檔案柜和檔案庫(kù)房顯著位置標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息，便于快速定位檔案。2.對(duì)電子檔案文件夾和文件名進(jìn)行規(guī)范命名，使其與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于識(shí)別和查找。五、檔案保管（一）保管環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限規(guī)定1.產(chǎn)權(quán)檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，直至房屋產(chǎn)權(quán)終止。2.維修檔案根據(jù)維修項(xiàng)目的性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為5年至10年。3.使用檔案根據(jù)使用情況和相關(guān)規(guī)定確定保管期限，一般為3年至5年。（三）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息錯(cuò)誤等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查找、修復(fù)或更正，并記錄相關(guān)情況。3.根據(jù)清查結(jié)果，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。六、檔案利用（一）利用范圍1.業(yè)主可查閱本人房屋的產(chǎn)權(quán)檔案、維修檔案和使用檔案，了解房屋的相關(guān)信息。2.物業(yè)服務(wù)企業(yè)可根據(jù)工作需要查閱房屋檔案，用于房屋維修、管理、服務(wù)等工作。3.相關(guān)部門（如房地產(chǎn)管理部門、法院等）因工作需要，可依法查閱小區(qū)房屋檔案。（二）利用流程1.業(yè)主查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，提供有效身份證明，經(jīng)檔案管理人員核實(shí)后，方可查閱。2.物業(yè)服務(wù)企業(yè)查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，說明查閱目的和用途，經(jīng)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.相關(guān)部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)出具正式的查閱函件，說明查閱理由和范圍，經(jīng)管理部門審核同意后，按照規(guī)定程序查閱。（三）利用限制1.涉及業(yè)主隱私和商業(yè)機(jī)密的檔案信息，未經(jīng)業(yè)主同意，不得對(duì)外提供。2.檔案利用過程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取或丟失等行為。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案。七、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和責(zé)任心。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，對(duì)不同級(jí)別的人員授予不同的訪問權(quán)限。（二）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及業(yè)主隱私和商業(yè)機(jī)密的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員不得私自泄露檔案信息，不得將檔案資料帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。3.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（三）違規(guī)處理1.對(duì)違反保密制度的人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.因違反保密制度給公司或業(yè)主造成損失的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的小區(qū)房屋檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化查詢。2.提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便業(yè)主和相關(guān)部門查詢和利用檔案信息。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠快速準(zhǔn)確地錄入檔案信息，包括檔案編號(hào)、名稱、內(nèi)容摘要、存放位置等。2.檔案查詢功能：支持多種查詢方式，如按檔案編號(hào)、名稱、類別、時(shí)間段等進(jìn)行查詢。3.檔案統(tǒng)計(jì)功能：能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、維修費(fèi)用統(tǒng)計(jì)等。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.數(shù)據(jù)備份功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三