PAGE市婦聯(lián)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強市婦聯(lián)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在婦聯(lián)各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市婦聯(lián)機關(guān)各部門及下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市婦聯(lián)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映市婦聯(lián)各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理市婦聯(lián)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以市婦聯(lián)主席為組長，副主席為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督市婦聯(lián)檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）辦公室辦公室作為市婦聯(lián)檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善市婦聯(lián)檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱和利用工作，為市婦聯(lián)各項工作提供檔案信息服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱利用制度，確保檔案的安全。7.負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高市婦聯(lián)干部職工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向辦公室移交。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保本部門檔案工作的順利開展。3.各部門在工作中應(yīng)積極配合辦公室做好檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍市婦聯(lián)檔案收集范圍包括以下幾類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.行政工作類：包括機關(guān)行政管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤保障等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類：包括婦女發(fā)展、權(quán)益維護、家庭建設(shè)、兒童工作等方面的文件材料。4.會議活動類：包括各類會議、培訓(xùn)、調(diào)研、宣傳、表彰等活動中形成的文件材料。5.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映市婦聯(lián)工作和活動的聲像資料。6.實物檔案類：包括市婦聯(lián)獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯、紀(jì)念品等實物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止原件損壞或丟失。4.聲像檔案和實物檔案應(yīng)及時整理歸檔，注明形成時間、地點、內(nèi)容等信息。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政工作類、業(yè)務(wù)工作類、會議活動類、聲像檔案類、實物檔案類等六大類。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀等。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行維護和更新。（三）檔案的保護措施1.防火檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火。2.防潮檔案庫房應(yīng)安裝防潮設(shè)備，如除濕機等，控制庫房濕度在適宜范圍內(nèi)。對受潮的檔案應(yīng)及時進行干燥處理。3.防蟲檔案庫房應(yīng)采取防蟲措施，如放置防蟲藥品、定期清掃等，防止檔案被蟲蛀。4.防盜檔案庫房應(yīng)安裝防盜設(shè)備，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控攝像頭等，確保檔案的安全。5.防磁對電子檔案應(yīng)采取防磁措施，避免電子檔案受到磁場干擾而損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定檔案的保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進行比較，分析其在內(nèi)容、形式、價值上的異同，確定檔案的保存價值。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映市婦聯(lián)主要職能活動和基本歷史面貌的，對市婦聯(lián)工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映市婦聯(lián)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對市婦聯(lián)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內(nèi)對市婦聯(lián)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為1年至15年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，報上級檔案管理部門備案。3.按照規(guī)定程序?qū)n案進行銷毀，銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。（二）統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案進行統(tǒng)計，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整。（三）統(tǒng)計報表定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表，報表內(nèi)容應(yīng)包括檔案的基本情況、利用情況等。七、檔案的查閱與利用（一）查閱利用原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和市婦聯(lián)檔案管理制度。2.服務(wù)工作原則檔案查閱利用應(yīng)緊密圍繞市婦聯(lián)各項工作，為工作決策、工作研究、工作查考等提供有力支持。3.保密安全原則嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）查閱利用范圍1.市婦聯(lián)機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱檔案。4.其他單位或個人因特殊原因需要查閱檔案，經(jīng)市婦聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可查閱。（三）查閱利用程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報辦公室審批。3.辦公室根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。4.查閱人應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容