PAGE報考學生檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范報考學生檔案的管理，確保檔案信息的真實、完整、安全，維護報考學生的合法權(quán)益，保障招生考試工作的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參與本公司/組織所涉及招生考試相關報考學生檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映報考學生的真實情況，嚴禁虛假信息錄入。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，涵蓋報考學生的基本信息、報考信息、成績信息、資格審核材料等相關內(nèi)容。3.保密性原則：嚴格保護報考學生檔案信息的安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，按照規(guī)定的流程和要求進行操作。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.報考學生的姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、政治面貌等。2.家庭住址、聯(lián)系電話、電子郵箱等通訊信息。（二）報考信息1.報考的考試名稱、級別、專業(yè)、科目等詳細報考內(nèi)容。2.報考時間、報考地點等相關報考記錄。（三）成績信息1.歷次考試的成績記錄，包括筆試成績、面試成績、實踐操作成績等。2.成績查詢方式、查詢時間等相關信息。（四）資格審核材料1.學歷證明、學位證書、身份證明等相關證件的復印件。2.工作經(jīng)歷證明、資格證書等其他相關證明材料。3.資格審核過程中的審核意見、審核結(jié)果等記錄。（五）其他材料1.報考學生提交的其他補充材料，如獲獎證書、榮譽稱號等。2.與報考學生相關的特殊情況說明及處理記錄。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.報考學生在規(guī)定時間內(nèi)提交報考申請，并按照要求填寫相關信息表格。2.工作人員對報考學生提交的信息進行初步審核，確保信息的完整性和準確性。3.對于審核通過的報考學生，為其建立個人檔案，并賦予唯一的檔案編號。（二）檔案收集要求1.報考學生應按照要求及時提交各類檔案材料，確保材料的真實性和完整性。2.工作人員應認真核對報考學生提交的檔案材料，對于不符合要求的材料，應及時通知報考學生補充或更正。3.檔案材料應按照類別進行整理，確保材料的有序存放。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進行整理，便于查閱和管理。2.對檔案材料進行編號、編目，建立清晰的檔案索引。（二）分類方法1.按報考階段分類：分為報考前檔案、考試期間檔案、考試后檔案。2.按檔案內(nèi)容分類：分為基本信息類、報考信息類、成績信息類、資格審核材料類、其他材料類。（三）檔案裝訂1.對各類檔案材料進行裝訂，確保材料的牢固和整齊。2.裝訂順序應按照檔案分類順序進行，便于查閱和管理。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，確保檔案信息的安全和可追溯性。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。3.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號進行存放。（二）保管要求1.檔案存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和準確性。3.對于損壞或丟失的檔案，應及時進行修復或補充，并做好記錄。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要，經(jīng)相關負責人批準后，可以查閱報考學生檔案。2.其他單位或個人因特殊原因需要查閱報考學生檔案的，必須經(jīng)本公司/組織負責人批準，并辦理相關查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)相關負責人批準后，查閱人員憑有效證件到檔案管理部門進行查閱。3.檔案管理部門工作人員應按照查閱申請表的要求，為查閱人員提供相應的檔案材料，并做好查閱記錄。（三）使用規(guī)定1.查閱人員不得擅自復制、拍照、傳播檔案內(nèi)容，如需復制相關材料，必須經(jīng)檔案管理部門負責人批準。2.檔案材料僅供查閱人員在規(guī)定的用途范圍內(nèi)使用，不得用于其他非法目的。七、檔案更新與維護（一）更新內(nèi)容1.報考學生的基本信息發(fā)生變更時，應及時提交變更申請，并提供相關證明材料。2.考試成績有更新時，應及時將最新成績錄入檔案。3.資格審核材料有補充或變更時，應及時更新檔案內(nèi)容。（二）更新流程1.報考學生提交變更申請后，工作人員對申請材料進行審核。2.審核通過后，工作人員對檔案內(nèi)容進行更新，并做好記錄。（三）維護措施1.定期對檔案進行清理和核對，確保檔案信息的準確性和時效性。2.對檔案存儲設備和檔案柜進行維護和保養(yǎng)，確保檔案的安全保管。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.報考學生的檔案在規(guī)定的保管期限屆滿后，且不再需要留存的，可以進行銷毀。2.因特殊原因需要提前銷毀檔案的，必須經(jīng)相關負責人批準，并辦理相關手續(xù)。（二）銷毀流程1.檔案管理部門制定檔案銷毀清單，并報相關負責人批準。2.按照批準的銷毀清單，對檔案進行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、檔案名稱、檔案編號等信息。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立健全檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.設立舉報電話和郵箱，接受報考學生和社會公眾的監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、收集、整理、存儲、查閱、使用、更新、維護、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案信息的真實性、完整性和安全性。3.檔案管理工作人員的工作紀律和職業(yè)道德。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門