PAGE檔案工作室工作制度一、總則（一）目的為加強檔案工作室的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案工作室全體工作人員以及涉及檔案管理、利用的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，確保檔案的齊全配套。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類方法和邏輯順序，對檔案進行科學(xué)整理，使其條理清晰、便于查找利用。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案工作室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善檔案工作室的各項規(guī)章制度。2.負責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。5.提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作提供支持。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案工作室。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案工作室做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，保守檔案機密。2.認真履行崗位職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.負責(zé)檔案工作室的日常管理工作，維護檔案工作室的正常秩序。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂合同、協(xié)議、章程、計劃、總結(jié)、報告、報表等文件材料。4.本公司/組織內(nèi)部形成的會議文件、工作文件、技術(shù)文件、財務(wù)文件、人事文件等。5.反映本公司/組織歷史沿革、重大事件、重要活動的照片、錄音、錄像等聲像材料。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的檔案材料，并進行分類整理，確保檔案材料的齊全、完整。2.對于重要的會議、活動等形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集，確保檔案的時效性。3.對歸檔的檔案材料，應(yīng)進行認真核對，確保文件內(nèi)容準確、字跡清晰、簽字蓋章齊全。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、真實有效。（三）收集程序1.各部門兼職檔案員負責(zé)將本部門整理好的檔案材料定期移交檔案工作室。2.檔案工作室對接收的檔案材料進行核對、清點，辦理交接手續(xù)。3.檔案工作室對不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時退回原部門進行補充或修正。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法根據(jù)公司/組織的實際情況，采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進行檔案分類。1.年度分類：將檔案按形成年度進行劃分。2.機構(gòu)（問題）分類：在年度內(nèi)，按公司/組織內(nèi)部的機構(gòu)或問題進行分類。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進行修補或復(fù)制。2.分類：按照分類方法，對檔案進行分類。同一類別的檔案應(yīng)集中排列，不同類別的檔案之間應(yīng)保持一定的間隔。3.編號：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，目錄應(yīng)清晰、準確、完整。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名保管期限等信息。（四）電子檔案整理1.電子檔案應(yīng)按照其形成規(guī)律和特點進行分類整理，與紙質(zhì)檔案分類相對應(yīng)。2.對電子檔案應(yīng)進行元數(shù)據(jù)收集和整理，確保元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式進行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進行備份。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案、會計檔案等應(yīng)在項目結(jié)束或年度終了后及時歸檔。3.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，手續(xù)完備，文件材料齊全、完整、準確。2.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細的歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，歸檔的電子檔案應(yīng)存儲在符合要求的存儲介質(zhì)上，并編制電子檔案目錄。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案材料移交檔案工作室。2.檔案工作室對移交的檔案進行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案工作室將歸檔的檔案按照分類要求進行上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案工作室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的場所作為檔案保管庫。2.檔案保管庫應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、密集架、溫濕度計、空調(diào)、消防器材等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標識。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.做好檔案保管庫的溫濕度控制，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護1.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。2.采取有效的防蟲、防霉、防火、防盜等措施，防止檔案受到損害。3.對磁性載體檔案應(yīng)定期進行檢測和維護，防止信息丟失。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限、密級等情況。3.檔案工作人員的基本情況、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案管理的各項數(shù)據(jù)進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總、分析，形成統(tǒng)計報表。3.利用檔案管理系統(tǒng)進行統(tǒng)計工作，提高統(tǒng)計效率和準確性。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送，報送的統(tǒng)計報表應(yīng)加蓋公章。3.對統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)進行妥善保管，保存期限應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司/組織的實際出發(fā)，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案工作室負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案工作人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案的鑒定工作進行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實利用需求等因素，對檔案進行綜合評估。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定小組負責(zé)人簽字確認。3.檔案銷毀清冊報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行，并采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。6.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)存入檔案，永久保存。九、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。2.方便利用原則：簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。3.安全保密原則：確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案工作室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案工作室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案工作室辦理查閱、借閱手續(xù)。4.檔案工作室對查閱、借閱申請進行審核，符合條件的，予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案利用服務(wù)。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案工作室查閱檔案，檔案工作室應(yīng)提供必要的查閱條件，并安排專人負責(zé)協(xié)助查閱。2.借閱：利用者因工作需要借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案工作室。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案工作室負責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制的檔