PAGE設(shè)計企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中直接形成的，對企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映企業(yè)各項工作活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄企業(yè)工作活動的全過程，確保檔案的完整性。4.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。5.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計工作。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照規(guī)定的時間和要求，將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，對損壞、丟失的檔案及時報告并采取補(bǔ)救措施。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，企業(yè)規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，印章管理檔案等。2.經(jīng)營管理類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、財務(wù)報表、審計報告等。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝文件、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、技術(shù)改造等相關(guān)檔案。4.基本建設(shè)類：包括工程項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。5.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團(tuán)工作等相關(guān)檔案。6.聲像檔案類：包括企業(yè)重大活動、產(chǎn)品宣傳、技術(shù)交流等形成的照片、錄音、錄像等檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限件號”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號：本企業(yè)全宗號為[具體全宗號]。2.分類號：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的分類號，如行政管理類為A，經(jīng)營管理類為B，生產(chǎn)技術(shù)類為C，基本建設(shè)類為D，黨群工作類為E，聲像檔案類為F。3.年度：檔案形成的年度，采用公元紀(jì)年，如2023年表示為“2023”。4.保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年），分別用“Y”“C”“D”表示。5.件號：在同一類別、年度、保管期限內(nèi)按順序編制的流水號。例如：一份行政管理類的文件，形成于2023年，保管期限為長期，其編號為：A2023C001。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門工作活動中形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)確保齊全、完整，對重要文件的草稿、修改稿、定稿等應(yīng)一并收集。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.整理歸檔文件時，應(yīng)按照分類方案和編號方法進(jìn)行編號，編制歸檔文件目錄。4.歸檔文件應(yīng)采用裝訂或裝盒的方式進(jìn)行保管，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對于重大活動、重點(diǎn)項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）移交程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對本部門檔案進(jìn)行整理、編目后，填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交綜合檔案室。3.各部門檔案管理人員將整理好的檔案連同檔案移交清單一并移交綜合檔案室，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。六、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備適宜的檔案保管環(huán)境，保持溫度在14℃24℃，相對濕度在45%60%。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（二）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的重要文件材料，對企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價值的，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對企業(yè)工作有查考利用價值的文件材料，應(yīng)列為長期保管。3.短期保管的檔案：凡是反映企業(yè)短期工作活動，在較短時間內(nèi)對企業(yè)工作有查考利用價值的文件材料，應(yīng)列為短期保管。（三）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、方法、結(jié)果及處理情況等。七、檔案的利用（一）利用范圍1.本企業(yè)員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.本企業(yè)員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信和查閱、借閱申請表，經(jīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。（三）利用方式1.檔案查閱：一般應(yīng)在綜合檔案室查閱，如需帶出檔案室查閱，須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。2.檔案借閱：借閱期限一般不超過[具體期限]，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單存檔。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化