PAGE退休人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司退休人員檔案管理，確保退休人員檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體退休人員的檔案管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：退休人員檔案由公司人力資源部門(mén)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映退休人員的工作經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)懲情況等信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保退休人員檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理制度，便于檔案的查閱、借閱和利用，為公司相關(guān)工作提供支持。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括退休人員的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)職務(wù)等材料。（二）自傳材料退休人員撰寫(xiě)的個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、績(jī)效考核表等反映退休人員工作表現(xiàn)的材料。2.任職期滿(mǎn)考核、晉升考察等材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)等。2.專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。（五）政審材料包括政治歷史審查、入黨入團(tuán)審查等方面的材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)等。2.入團(tuán)志愿書(shū)、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料包括各級(jí)政府、部門(mén)和公司頒發(fā)的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)決定等。（八）處分材料包括受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、調(diào)查報(bào)告等。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資調(diào)整通知等。2.任免文件、職務(wù)變動(dòng)通知等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料如退休人員的健康狀況證明、退休審批表等。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)在退休人員辦理退休手續(xù)時(shí)，及時(shí)收集其相關(guān)檔案材料。2.各部門(mén)應(yīng)積極配合人力資源部門(mén)，將涉及退休人員的各類(lèi)材料按時(shí)移交至人力資源部門(mén)。3.退休人員本人應(yīng)按照要求如實(shí)提供個(gè)人檔案材料，如有遺漏或缺失，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。（二）整理1.人力資源部門(mén)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案材料，確保檔案內(nèi)容的精煉和準(zhǔn)確。4.將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面上注明退休人員姓名、檔案編號(hào)等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專(zhuān)門(mén)的退休人員檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。（二）保管要求1.檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整、無(wú)損壞。2.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案內(nèi)容清晰可讀。3.嚴(yán)格控制檔案保管室內(nèi)的溫濕度，溫度保持在14℃24℃，相對(duì)濕度保持在45%60%。4.做好檔案保管室的清潔衛(wèi)生工作，防止檔案受到灰塵、蟲(chóng)害等侵害。（三）檔案信息化管理1.建立退休人員檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案內(nèi)容錄入電子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部因工作需要查閱退休人員檔案的，需填寫(xiě)《退休人員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)審批。人力資源部門(mén)檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.外部查閱因司法機(jī)關(guān)、行政管理部門(mén)等依法需要查閱退休人員檔案的，需出具相關(guān)單位的正式介紹信和查閱依據(jù)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定，查閱結(jié)束后，及時(shí)收回檔案，并做好查閱記錄。（二）借閱1.公司內(nèi)部因特殊原因需要借閱退休人員檔案的，需填寫(xiě)《退休人員檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，確保檔案安全。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)催還到期未歸還的檔案。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因退休人員檔案因工作調(diào)動(dòng)、戶(hù)口遷移、組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等原因需要轉(zhuǎn)遞的，按照規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門(mén)根據(jù)退休人員的轉(zhuǎn)遞需求，開(kāi)具《退休人員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞內(nèi)容等信息。2.將檔案材料進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，并按照要求密封檔案。3.通過(guò)機(jī)要交通、專(zhuān)人送取或郵政特快專(zhuān)遞等方式將檔案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《退休人員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章后及時(shí)返回。4.檔案管理人員對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行登記，建立檔案轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬，跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞進(jìn)度，確保檔案安全、及時(shí)送達(dá)。七、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)退休人員檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量、檔案類(lèi)別、檔案形成時(shí)間等信息。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，按時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。（二）分析1.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解退休人員隊(duì)伍的基本情況、結(jié)構(gòu)變化等，為公司人力資源管理決策提供參考依據(jù)。2.根據(jù)檔案分析結(jié)果，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露退休人員檔案信息。2.對(duì)涉及退休人員個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、傳播。3.在檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案收集與整理職責(zé)1.負(fù)責(zé)退休人員檔案材料的收集、整理工作，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案整理規(guī)范，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，編制檔案目錄。（二）檔案保管職責(zé)1.負(fù)責(zé)退休人員檔案的保管工作，確保檔案存放安全、環(huán)境適宜。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，做好檔案保管記錄。3.負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，建立檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息。（三）檔案查閱與借閱管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)受理檔案查閱、借閱申請(qǐng)，按照規(guī)定進(jìn)行審批和登記。2.為查閱、借閱人員提供檔案服務(wù)，做好查閱、借閱記錄。3.跟蹤檢查檔案查閱、借閱情況，及時(shí)催還到期未歸還的檔案。（四）檔案轉(zhuǎn)遞職責(zé)1.負(fù)責(zé)辦理退休人員檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，開(kāi)具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行登記，跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞進(jìn)度。（五）檔案統(tǒng)計(jì)與分析職責(zé)1.負(fù)責(zé)退休人員檔案的統(tǒng)計(jì)工作，按時(shí)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司人力資源管理提供參考依據(jù)。