PAGE檔案利用與保密制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的利用與保密工作，確保檔案信息的安全與合理使用，為公司/組織的各項工作提供有力支持，維護公司/組織的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理、利用及接觸檔案信息的部門和人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用與保密工作在法律框架內(nèi)進(jìn)行。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供便利。4.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級分類管理，明確不同級別檔案的利用與保密要求。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋公司/組織在各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件、合同、協(xié)議、項目資料等。3.財務(wù)檔案：涉及公司/組織的財務(wù)報表、賬目、憑證、審計報告等。4.人事檔案：包含員工的個人信息、履歷、考核記錄、薪酬福利資料等。5.技術(shù)檔案：如公司/組織的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝流程文件等。（二）檔案分級根據(jù)檔案的重要性、敏感性和影響范圍，將檔案分為以下三級：1.絕密級檔案：涉及公司/組織核心機密、商業(yè)秘密、重大決策等關(guān)鍵信息，一旦泄露將對公司/組織造成極其嚴(yán)重?fù)p失的檔案。2.機密級檔案：包含重要業(yè)務(wù)信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、人事關(guān)鍵資料等，泄露后可能對公司/組織產(chǎn)生較大負(fù)面影響的檔案。3.秘密級檔案：一般性的業(yè)務(wù)文件、行政資料等，雖不屬于核心機密，但仍需適當(dāng)保密的檔案。三、檔案利用規(guī)定（一）利用申請1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用檔案時，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案內(nèi)容、利用期限等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保利用目的合理、必要。（二）審批流程1.對于秘密級檔案的利用申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.機密級檔案的利用申請，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.絕密級檔案的利用申請，必須經(jīng)公司/組織最高領(lǐng)導(dǎo)審批，并嚴(yán)格限定知悉范圍。（三）利用方式1.檔案利用人員可根據(jù)審批結(jié)果，在檔案管理部門指定的場所查閱、復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容。2.如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱規(guī)定辦理手續(xù)，明確借閱期限，并確保檔案的安全歸還。3.對于電子檔案利用，應(yīng)通過公司/組織內(nèi)部的信息系統(tǒng)進(jìn)行操作，遵循系統(tǒng)的安全管理要求，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）利用限制1.檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批的利用目的使用檔案，不得擅自擴大利用范圍或用于其他非工作目的。2.嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，利用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)保密責(zé)任，不得向無關(guān)人員透露。四、檔案保密措施（一）人員管理1.檔案管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任與義務(wù)。2.對涉及檔案管理與利用的人員進(jìn)行定期保密培訓(xùn)，提高其保密技能和防范意識。（二）場所管理1.檔案存放場所應(yīng)具備安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案實體安全。2.設(shè)立專門的檔案查閱室，配備必要的辦公設(shè)備，并對查閱室進(jìn)行監(jiān)控，防止無關(guān)人員進(jìn)入。（三）技術(shù)防護1.采用先進(jìn)的檔案管理軟件系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行加密存儲和管理，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限。2.對電子檔案傳輸過程進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。（四）保密監(jiān)督1.建立檔案保密監(jiān)督檢查機制，定期對檔案利用與保密情況進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.對違反檔案保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案的保管與維護（一）保管要求1.按照檔案分類與分級標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行清點、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。（二）維護措施1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期的整理、裝訂、修復(fù)等維護工作，防止檔案損壞、褪色等情況發(fā)生。2.對電子檔案進(jìn)行定期備份，存儲于安全的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，及時對過期檔案進(jìn)行鑒定和處置。六、檔案的銷毀（一）銷毀審批1.檔案管理部門定期對已過保管期限或失去保存價值的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見。2.銷毀申請需填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬年度等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，采用粉碎、焚燒等符合環(huán)保要求的方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。2.電子檔案應(yīng)通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，并保存擦除記錄。（三）監(jiān)督與記錄1.檔案銷毀過程應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和合規(guī)性。2.銷毀完成后，由監(jiān)督人員和檔案管理部門負(fù)責(zé)人在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、附則（