PAGE小學(xué)項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小學(xué)項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理、評(píng)估等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有新建、改建、擴(kuò)建等各類項(xiàng)目檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目檔案由學(xué)校指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.同步管理原則：項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)、管理工作同步進(jìn)行，做到文件材料的形成、積累、整理與項(xiàng)目進(jìn)展相適應(yīng)。3.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，不得偽造、篡改。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本校項(xiàng)目檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理本校項(xiàng)目檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。4.參與項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理等工作的指導(dǎo)，對(duì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。5.組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)承擔(dān)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交項(xiàng)目檔案，并協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、編目等工作。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，接受檔案管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.監(jiān)督檢查項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理和歸檔情況，確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。3.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題，保障檔案管理工作的順利開(kāi)展。（四）文件材料形成部門(mén)及人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理的要求，及時(shí)將整理好的文件材料移交項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)或檔案管理部門(mén)。3.對(duì)所形成的文件材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。三、項(xiàng)目文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更文件等。3.項(xiàng)目招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。4.項(xiàng)目合同文件：工程承包合同、設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)服務(wù)合同等。5.項(xiàng)目施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。6.項(xiàng)目監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。7.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等。8.其他與項(xiàng)目有關(guān)文件材料，如項(xiàng)目照片、錄像、聲像資料等。（二）收集要求1.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)和各文件材料形成部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照項(xiàng)目進(jìn)展順序和檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)、編目。（三）整理方法1.項(xiàng)目文件材料應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或項(xiàng)目建設(shè)階段進(jìn)行分類整理，同一類文件應(yīng)集中排列。2.每份文件材料應(yīng)編制頁(yè)碼，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置應(yīng)符合檔案管理規(guī)范要求。3.對(duì)文件材料應(yīng)進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括文件編號(hào)（項(xiàng)目編號(hào)、分類號(hào)、順序號(hào)等）、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等。4.項(xiàng)目文件材料應(yīng)裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。四、項(xiàng)目檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)應(yīng)在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的項(xiàng)目檔案向檔案管理部門(mén)歸檔。2.歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范要求，做到分類科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂整齊。3.歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容，并一式兩份，一份隨檔案移交，一份由檔案管理部門(mén)留存。（二）移交程序1.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)向檔案管理部門(mén)移交項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，并由雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核，審核合格后辦理接收手續(xù)，并在檔案移交清單上加蓋公章。3.對(duì)審核不合格的項(xiàng)目檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)退回項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)，要求其限期整改，整改合格后重新移交。五、項(xiàng)目檔案的保管與保護(hù)（一）保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管期限1.項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件、項(xiàng)目重要變更文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括項(xiàng)目一般性文件材料，保管期限為[X]年。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)聲像檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止音像資料損壞或丟失。六、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期的項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限的鑒定。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、項(xiàng)目檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全項(xiàng)目檔案利用制度，為學(xué)校各部門(mén)和社會(huì)有關(guān)方面提供檔案利用服務(wù)。利用者查閱、借閱項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用登記表，注明利用目的、利用內(nèi)容等，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時(shí)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好利用記錄。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理。（二）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整