PAGE發(fā)改局檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強發(fā)改局檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為發(fā)改局各項工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于發(fā)改局機關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：發(fā)改局檔案室負責集中管理本局各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：歸檔的檔案必須是真實反映本局各項工作實際情況的原始材料。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，涵蓋本局工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責本局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高本局工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。（二）各科室、下屬事業(yè)單位職責1.負責本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室歸檔。2.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本科室、本單位檔案的安全和保密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類文件、報告、請示、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。3.本局開展各類業(yè)務(wù)活動形成的合同、協(xié)議、報表、統(tǒng)計資料等。4.本局干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.本局獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。（二）收集要求1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)在工作結(jié)束后及時將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等進行分類。2.對每份文件材料進行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.裝訂成冊的檔案應(yīng)做到整齊、牢固，便于保管和查閱。4.按照檔案分類方案，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、年度、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.其他專門檔案應(yīng)根據(jù)實際情況及時歸檔，但最遲不得超過次年年底。（二）歸檔程序1.文件材料整理完畢后，由各科室、下屬事業(yè)單位負責人審核簽字，確保文件材料的真實性和完整性。2.將審核后的文件材料移交檔案室，檔案室工作人員進行核對、驗收。3.檔案室工作人員按照檔案分類方案對歸檔文件進行分類、編號、編目，裝入檔案盒，并上架保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動和歷史面貌的，對本局工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本局一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案。保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案室應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案室負責人審核簽字，并報本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱本局檔案室保管的檔案。外單位查閱本局檔案，須經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案室工作人員根據(jù)查閱登記表，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并登記備案。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員進行核對、清點。（三）利用規(guī)定1.本局工作人員利用檔案應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.外單位利用本局檔案，如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議。3.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案室，并采取相應(yīng)措施。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為本局各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對本局重要檔案進行數(shù)字化加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化加工應(yīng)按照國家有關(guān)標準和規(guī)范進行，確保檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。3.數(shù)字化加工完成后，應(yīng)進行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計分析等功能。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。（四）信息安全管理1.加強檔案信息化建設(shè)中的信息安全管理，采取防火墻、入侵檢測、加密存儲等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)