PAGE檔案借閱管理制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱應(yīng)遵循必要性、合理性原則，不得隨意借閱。3.確保檔案在借閱過程中的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，建立健全檔案管理體系。2.制定檔案借閱管理制度，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂和完善。3.負(fù)責(zé)審核檔案借閱申請，辦理檔案借閱手續(xù)，跟蹤檔案借閱情況。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）借閱部門及人員職責(zé)1.借閱部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案借閱申請的提交，并確保借閱目的明確、合理。2.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。3.借閱人員在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。三、檔案借閱流程（一）借閱申請1.借閱部門或人員如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)借閱部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至檔案管理部門。（二）申請審核1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱期限是否適當(dāng)、借閱人員是否具備借閱資格等。2.對于符合借閱條件的申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字批準(zhǔn)；對于不符合借閱條件的申請，應(yīng)向借閱部門或人員說明原因，并退還申請表。（三）借閱登記1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的借閱申請，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行借閱登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人員姓名、部門、檔案名稱、編號、借閱期限等。2.檔案管理部門根據(jù)借閱登記信息，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性等情況，確保無誤后簽字確認(rèn)。（四）檔案借閱1.借閱人員應(yīng)按照《檔案借閱申請表》中注明的借閱目的和期限使用檔案，不得擅自更改。2.借閱人員在借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案帶出公司指定的借閱場所（如有特殊情況需帶出，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)）。3.借閱人員如需對檔案進(jìn)行復(fù)印、摘抄等操作，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、摘抄的內(nèi)容應(yīng)與原始檔案一致，不得擅自篡改。（五）歸還檔案1.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得有缺頁、損壞、涂改等情況。檔案管理部門在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。3.檔案管理部門在確認(rèn)檔案歸還無誤后，應(yīng)在借閱登記記錄中注明歸還日期，并將檔案歸還原位。四、檔案借閱權(quán)限（一）一般檔案借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的一般檔案。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。2.部門負(fù)責(zé)人如需借閱部門內(nèi)部檔案，可直接向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后即可借閱。（二）重要檔案借閱權(quán)限1.重要檔案是指涉及公司核心機(jī)密、商業(yè)秘密、重大決策等方面的檔案。此類檔案的借閱權(quán)限嚴(yán)格限制，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱重要檔案的人員必須是公司指定的特定崗位人員，且具有高度的保密意識和責(zé)任心。借閱期限根據(jù)具體情況確定，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。（三）特殊檔案借閱權(quán)限1.特殊檔案是指具有特殊保存價(jià)值或法律規(guī)定限制使用的檔案。如歷史檔案、涉及訴訟的檔案等。2.借閱特殊檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，除公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批外，還可能需要相關(guān)部門或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)的審核。借閱期限和使用范圍應(yīng)根據(jù)檔案的特殊性質(zhì)和要求進(jìn)行明確規(guī)定。五、檔案保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.檔案管理部門及所有接觸檔案的人員均負(fù)有保密責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)及公司的保密制度。2.借閱人員在借閱檔案期間，應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的檔案保管場所、配備安全防護(hù)設(shè)備等，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和核對，發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、泄密等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級報(bào)告。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)借閱人員違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案信息，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違反檔案保密規(guī)定給公司造成損失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案借閱期限與延期（一）借閱期限1.一般檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際工作需要確定，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。2.重要檔案和特殊檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行規(guī)定，最長不得超過[X]個(gè)工作日。（二）延期規(guī)定1.借閱人員如需延期歸還檔案，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請。2.延期申請應(yīng)說明延期的原因及延期期限，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后方可延期。3.同一檔案的延期次數(shù)一般不得超過[X]次，每次延期期限不得超過[X]個(gè)工作日。七、檔案損壞、遺失處理（一）損壞處理1.借閱人員在借閱檔案期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案損壞的程度，采取相應(yīng)的修復(fù)措施或重新復(fù)制檔案。如因借閱人員故意或重大過失導(dǎo)致檔案損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）遺失處理1.借閱人員如發(fā)現(xiàn)檔案遺失，應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告，并采取必要的措施尋找。2.檔案管理部門在接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。如確定檔案遺失，應(yīng)評估遺失檔案可能造成的影響，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如通知相關(guān)部門或人員、加強(qiáng)保密措施等。3.因借閱人員原因?qū)е聶n案遺失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償責(zé)任包括但不限于重新復(fù)制檔案的費(fèi)用、因檔案遺失給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失等。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記記錄、檔案歸還情況、檔案保管狀況等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)工作。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真研究并及時(shí)整改，