PAGE檔案管理體系規(guī)章制度一、總則1.1目的為了加強本公司/組織的檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全利用，維護公司/組織的合法權益，特制定本[檔案管理體系規(guī)章制度手冊名稱]。1.2適用范圍本制度適用于本公司/組織內各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。1.3定義1.檔案：是指公司/組織在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：是指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等各項業(yè)務活動進行科學管理的總稱。3.歸檔：是指各部門或個人將辦理完畢、具有保存價值的文件材料定期向檔案管理部門移交的過程。1.4基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門歸口負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項工作活動和歷史面貌，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應全面收集、整理公司/組織在各項工作活動中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：檔案管理應便于公司/組織內部各部門及員工的查詢和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構及職責2.1檔案管理部門公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導全公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門的主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織的檔案管理制度和工作流程。2.負責接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織的各類檔案。3.建立和維護檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策和各項工作提供參考依據(jù)。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司/組織員工對檔案管理工作的認識和重視程度。6.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與溝通。2.2各部門檔案管理人員職責各部門應指定專人負責本部門的檔案管理工作，其職責如下：1.負責本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計等工作，提供相關資料和信息。4.負責本部門檔案的日常保管和利用工作，嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全。5.對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和培訓，提高員工的檔案意識。2.3檔案管理人員崗位要求1.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.具有較強的責任心和保密意識，能夠認真履行檔案管理職責，確保檔案的安全和完整。3.具備良好的溝通協(xié)調能力和團隊合作精神，能夠與各部門及員工有效溝通，共同做好檔案管理工作。4.熟練掌握檔案管理軟件和辦公自動化軟件，具備一定的信息化管理能力。5.檔案管理人員應保持相對穩(wěn)定，如有變動應及時辦理交接手續(xù)。三、檔案的形成與收集3.1檔案形成部門及人員職責1.公司/組織內各部門及員工在工作活動中應及時形成各類文件材料，并按照檔案管理的要求進行整理和保管。2.各部門負責人對本部門形成的文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性負責，督促本部門員工做好文件材料的收集和整理工作。3.在業(yè)務活動中形成的重要文件材料，如合同、協(xié)議、報告等，相關部門應指定專人負責跟蹤管理，確保文件材料的及時形成和妥善保管。3.2收集范圍1.反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，包括但不限于公司章程、組織架構、會議記錄、工作計劃、工作總結等。2.公司/組織在生產經營、行政管理、財務管理、人力資源管理、市場營銷等各項業(yè)務活動中形成的文件材料。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件材料。4.公司/組織的各類統(tǒng)計報表、財務報表、審計報告等文件材料。5.公司/組織的工程建設、技術研發(fā)、設備采購等項目活動中形成的文件材料，包括項目立項文件、可行性研究報告、設計圖紙、施工文件、驗收文件等。6.公司/組織的知識產權相關文件材料，如專利證書、商標注冊文件、著作權登記證書等。7.公司/組織的員工人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核記錄、獎懲記錄等。8.公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，反映公司/組織重要活動、重大事件、領導視察等情況。9.其他具有保存價值的文件材料。收集時間要求1.各部門應在每年年底前，將本年度形成的文件材料進行整理和立卷，并向檔案管理部門移交。2.對于一些時效性較強的文件材料，如合同執(zhí)行過程中的相關文件、項目進展報告等，應在文件辦理完畢后的[X]個工作日內移交至檔案管理部門。3.對于重大活動、突發(fā)事件等形成的文件材料，應在活動結束或事件處理完畢后的[X]個工作日內，由相關部門整理后移交檔案管理部門。3.3收集程序1.各部門檔案管理人員按照收集范圍和時間要求，對本部門形成的文件材料進行收集和整理。2.對收集到的文件材料進行分類、編號、編目等初步整理工作，確保文件材料的有序存放。3.將整理好的文件材料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門接收各部門移交的檔案時，應按照《檔案移交清單》進行核對，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。四、檔案的整理4.1整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.2分類標準1.年度分類法：根據(jù)文件形成的年度進行分類，將檔案分為不同年度的類別。2.機構分類法：按照公司/組織的內部機構設置進行分類，將檔案分為各部門的類別。3.問題分類法：根據(jù)文件反映的問題進行分類，如行政管理、財務管理、生產管理等。4.保管期限分類法：按照檔案的保管期限進行分類，分為永久、長期、短期三類。4.3整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保文件材料的整齊牢固。2.分類編號：按照分類標準對檔案進行分類，并為每一類檔案編制唯一的編號。編號應遵循系統(tǒng)性、邏輯性和擴展性原則，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。案卷目錄應反映檔案的分類編號、案卷題名、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息；卷內文件目錄應反映卷內每一份文件的題名、編號、日期、頁號等信息。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案的分類編號、案卷題名、保管期限等信息。4.4整理要求1.檔案整理應做到分類科學、編號規(guī)范、編目準確、裝盒整齊，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.整理過程中應保持文件材料的原始面貌，不得擅自涂改、偽造、損毀文件材料。3.對于不屬于歸檔范圍的文件材料應進行清理，按照有關規(guī)定進行銷毀或妥善處理。五、檔案的保管5.1保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。5.2檔案裝具1.檔案應采用符合國家標準的檔案盒、檔案柜等裝具進行存放。檔案盒應選用質地堅固、耐磨損、防火防潮的材料制作，規(guī)格應統(tǒng)一。2.檔案柜應排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案柜應標明存放檔案的類別、編號等信息。5.3檔案保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期、短期三類。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為[X]年至[X]年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為[X]年以下的檔案。2.檔案保管期限的劃定應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織的實際情況，由檔案管理部門會同相關部門進行鑒定確定。5.4檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、蟲蛀等。2.對電子檔案應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案的丟失和泄密。未經批準，任何人不得擅自進入檔案庫房。4.檔案管理人員應做好檔案保管情況的記錄，包括檔案的收進、移出、整理、鑒定、銷毀等情況，定期向上級主管部門報告檔案保管狀況。六、檔案的鑒定與銷毀6.1鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員。鑒定工作小組負責對公司/組織的檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。6.2鑒定標準1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的實際情況，對檔案的價值進行鑒定。2.鑒定檔案價值時，應考慮檔案的內容、來源、時間、形式等因素，重點評估檔案對公司/組織的歷史研究、生產經營、行政管理等方面的重要性。3.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，經鑒定工作小組審核批準后，予以銷毀。6.3鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清查，編制《檔案鑒定清冊》，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對《檔案鑒定清冊》中的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的保管期限和銷毀范圍，并在《檔案鑒定清冊》上簽署意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定工作小組的意見，對擬銷毀的檔案進行登記造冊，填寫《檔案銷毀清單》，一式三份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司/組織主管領導審批，一份作為銷毀檔案的依據(jù)。4.經公司/組織主管領導批準后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理部門負責人。檔案管理部門應將《檔案銷毀清單》與相關審批文件一起歸檔保存。6.4銷毀要求1.檔案銷毀應采用符合保密要求的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.嚴禁將擬銷毀的檔案出售或贈送他人，防止檔案信息的非法傳播。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的銷毀，應嚴格按照國家有關保密規(guī)定執(zhí)行。七、檔案的利用7.1利用范圍1.公司/組織內部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關部門的檔案。2.外部單位因工作需要，經公司/組織主管領導批準，可以查閱、借閱公司/組織的相關檔案，但必須嚴格遵守保密規(guī)定。7.2利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的申請，提供檔案原件或復印件供其查閱。查閱檔案時，利用者應在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向利用者發(fā)放《檔案借閱證》。利用者應按照規(guī)定的期限歸還檔案，歸還時檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。7.3利用要求1.利用者應愛護檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。2.查閱、借閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復印手續(xù)。（下轉第14頁）（上接第13頁）3.涉及公司/組織機密的檔案，利用者應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內容。4.檔案管理人員應積極主動地為利用者提供服務，及時、準確地查找和提供所需檔案。對于利用過程中出現(xiàn)的問題，應及時進行處理和反饋。八、檔案的統(tǒng)計與移交8.1統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，報表內容應包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息。3.檔案管理人員應按照規(guī)定的時間和要求，向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，并對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。8.2移交工作1.公司/組織因機構調整、資產重組、業(yè)務劃轉等原因，需要對檔案進行移交的，應按照國家有關規(guī)定和檔案