PAGE招采部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強招采部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于招采部在采購活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招采部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映采購活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)招采部檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和催還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。5.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，并做好記錄。（二）采購人員職責(zé)1.在采購活動中及時形成并整理相關(guān)文件、資料，確保其真實、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理要求，定期將應(yīng)歸檔的材料移交檔案管理人員。3.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的信息和解釋。三、檔案的分類與編號（一）分類招采部檔案分為以下幾類：1.采購項目檔案：包括采購項目的立項審批文件、采購文件（招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件等）、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、采購合同等。2.供應(yīng)商檔案：包括供應(yīng)商的注冊信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、合作記錄等。3.采購活動記錄檔案：包括采購活動的會議紀(jì)要、工作匯報、往來函件等。4.其他檔案：如培訓(xùn)資料、行業(yè)動態(tài)等與招采工作相關(guān)的文件。（二）編號檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。具體編號規(guī)則如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：采購項目檔案用“CGXM”表示，供應(yīng)商檔案用“GYSD”表示，采購活動記錄檔案用“CGJL”表示，其他檔案用“QT”表示。3.流水號：按檔案形成的先后順序依次編號，如“001”“002”等。例如，2023年第5個采購項目檔案編號為“2023CGXM005”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.采購人員在采購活動結(jié)束后，應(yīng)及時將相關(guān)文件、資料收集齊全，確保無遺漏。2.對于外部單位發(fā)送的與采購活動有關(guān)的文件，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收，并及時移交檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行跟蹤，主動收集應(yīng)歸檔的材料。（二）整理1.檔案管理人員按照分類方案對收集到的檔案進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無效的文件。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息。3.按照檔案的形成時間、類別等順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。4.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的原貌。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，確保檔案的時效性。2.檔案管理人員應(yīng)將歸檔的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、編號、題名等內(nèi)容，便于查詢和統(tǒng)計。（二）保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，核對檔案的數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)在指定的查閱場所提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定工作由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進(jìn)行，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值。3.對保存價值較低的檔案，應(yīng)提出銷毀意見，填寫《檔案鑒定銷毀申請表》。（二）銷毀1.《檔案鑒定銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的場所進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案鑒定銷毀申請表》一同保存，以備查考。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時報送部門負(fù)責(zé)人和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交1.招采部檔案應(yīng)按照公司規(guī)定的期限進(jìn)行移交，一般在次年[X]月前將上一年度形成的檔案移交公司檔案室。2.檔案移交時，應(yīng)編制檔案移交清