PAGE案場檔案管理制度一、總則（一）目的為加強案場檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，為公司業(yè)務決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有案場項目的檔案管理工作，包括但不限于銷售案場、交付案場等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映案場工作的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理與案場相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的齊全完整。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，表述規(guī)范。4.保密性原則：對涉及公司機密、客戶隱私等重要檔案資料，嚴格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案的整理、存儲、查閱等環(huán)節(jié)有序進行。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善案場檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃案場檔案管理工作，指導各部門做好檔案資料的收集、整理、歸檔等工作。3.集中管理案場各類檔案資料，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放和便捷查閱。4.定期對檔案進行檢查、鑒定和清理，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理系統(tǒng)的應用，提高檔案管理效率。（二）各部門職責1.銷售部門負責收集、整理銷售過程中的各類檔案資料，包括客戶信息、銷售合同、認購協(xié)議、房源銷控表等。及時將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并確保資料的準確性和完整性。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。2.客服部門負責收集、整理客戶投訴、咨詢、回訪等相關(guān)檔案資料，記錄客戶反饋的問題及處理情況。定期對客戶檔案進行分析，為客戶服務工作提供數(shù)據(jù)支持。將客戶檔案及時移交檔案管理部門，并協(xié)助做好檔案的管理工作。3.工程部門負責收集、整理項目建設(shè)過程中的各類檔案資料，如施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收報告等。確保工程檔案資料與工程實際進度同步，保證檔案的真實性和完整性。按照檔案管理要求，對工程檔案進行分類整理，移交檔案管理部門歸檔保存。4.財務部門負責收集、整理與案場財務相關(guān)的檔案資料，如收款憑證、發(fā)票、財務報表等。嚴格按照財務檔案管理規(guī)定，對財務檔案進行整理、裝訂和保管。配合檔案管理部門做好財務檔案的查閱、審計等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.銷售業(yè)務檔案客戶基本信息資料，包括身份證復印件、聯(lián)系方式、購房意向登記等。銷售合同、認購協(xié)議及其補充協(xié)議，涵蓋合同簽訂過程中的各類審批文件。房源銷控表，記錄房屋銷售情況及狀態(tài)變化。銷售日報、周報、月報等銷售報表，反映銷售業(yè)績及市場動態(tài)?？蛻舾M記錄，包括溝通內(nèi)容、帶看記錄、成交情況等。2.客戶服務檔案客戶投訴記錄，包括投訴時間、內(nèi)容、處理過程及結(jié)果?？蛻糇稍冇涗?，對客戶咨詢問題的詳細解答和回復?？蛻艋卦L記錄，定期回訪客戶的情況及反饋意見?？蛻魸M意度調(diào)查資料，包括調(diào)查方案、問卷、結(jié)果分析等。3.工程建設(shè)檔案項目規(guī)劃設(shè)計文件，如規(guī)劃許可證、設(shè)計圖紙、效果圖等。施工過程中的各類技術(shù)文件，包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等。工程變更記錄，涉及設(shè)計變更、工程洽商等相關(guān)文件。材料設(shè)備采購合同及清單，記錄項目所使用的各類材料和設(shè)備信息。工程質(zhì)量驗收資料，包括隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程驗收報告、竣工驗收備案表等。4.財務檔案收款憑證、發(fā)票存根，記錄案場各類款項的收取情況。財務報表，如月度、季度、年度財務報表，反映案場財務狀況。稅務申報資料，包括納稅申報表、完稅證明等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保資料及時、準確、完整。2.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件和資料，應同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保備份的安全性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的檔案資料分為銷售業(yè)務檔案、客戶服務檔案、工程建設(shè)檔案、財務檔案等幾大類，每大類再細分若干小類。2.編號：為便于檔案的管理和查閱，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性原則，確保每份檔案有唯一的標識。編號格式可根據(jù)公司實際情況制定，例如采用年份+部門代碼+流水號的方式。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免使用訂書釘裝訂。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。通過目錄可以快速了解檔案的基本情況，便于查找和管理。四、檔案歸檔與存儲（一）歸檔流程1.各部門在完成檔案資料的收集和整理后，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、編號等信息。2.將整理好的檔案資料連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求補充或更正。4.核對無誤后，檔案管理部門將檔案進行歸檔，并在檔案移交清單上簽字確認。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。檔案應按照類別和編號順序存放，便于查找和管理。同時，應設(shè)置明顯的標識牌，標明檔案類別和存放位置。定期對紙質(zhì)檔案進行盤點，檢查檔案的數(shù)量和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案存儲建立電子檔案管理系統(tǒng)，將電子檔案按照與紙質(zhì)檔案相同的分類和編號規(guī)則進行存儲。對電子檔案進行加密處理，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全性和保密性。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期檢查備份數(shù)據(jù)的可用性，確保數(shù)據(jù)能夠正常恢復。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密、客戶隱私等重要檔案資料的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意后方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并嚴格限制查閱范圍。（二）查閱程序1.查閱申請人提交檔案查閱申請表，按照審批權(quán)限進行審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為查閱申請人提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人、查閱檔案名稱及內(nèi)容、查閱目的等信息。3.查閱人應在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請并說明理由，經(jīng)批準后方可延期。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。4.借閱人歸還檔案時應確保檔案資料的完整和整潔，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人溝通解決。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機密、客戶隱私等重要檔案資料，檔案管理部門應嚴格按照保密制度進行管理，限制知悉范圍。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務，增強保密意識。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格執(zhí)行審批程序，確保檔案信息不被泄露。對查閱、借閱的檔案內(nèi)容，不得擅自傳播或用于非工作目的。4.加強對檔案存儲場所的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進入檔案庫房。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理過程中的安全責任。2.加強檔案庫房的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。3.對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。同時，定期對電子檔案進行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。4.制定檔案應急預案，應對可能出現(xiàn)的自然災害、火災、失竊等突發(fā)事件。定期組織檔案管理人員進行應急演練，提高應急處理能力。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各相關(guān)部門業(yè)務骨干等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。3.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導審批后，進行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案管理部門按照審批通過的檔案銷毀申請表，組織實施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應采用粉碎、焚燒等方式進行徹底銷毀，確保檔