PAGE學(xué)校物業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校物業(yè)檔案管理，確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于物業(yè)接管驗(yàn)收資料、日常管理資料、維修養(yǎng)護(hù)資料、安全保衛(wèi)資料、環(huán)境衛(wèi)生資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校物業(yè)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類管理原則：按照檔案的類別、性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映物業(yè)管理工作的實(shí)際情況。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損壞和丟失。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善學(xué)校物業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好檔案的形成、積累和整理工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案資料的安全和保密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)接管驗(yàn)收資料：包括物業(yè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、接管驗(yàn)收記錄等。2.日常管理資料：包括物業(yè)管理服務(wù)合同、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、通知公告等。3.維修養(yǎng)護(hù)資料：包括設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬、維修保養(yǎng)記錄、故障維修報(bào)告、更新改造記錄等。4.安全保衛(wèi)資料：包括安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、巡邏記錄、門禁記錄、監(jiān)控視頻等。5.環(huán)境衛(wèi)生資料：包括環(huán)境衛(wèi)生管理制度、清潔消毒記錄、垃圾清運(yùn)記錄等。6.其他相關(guān)資料：如業(yè)主投訴處理記錄、社區(qū)文化活動(dòng)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的地點(diǎn)，以防丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別、性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類，如分為物業(yè)接管驗(yàn)收類、日常管理類、維修養(yǎng)護(hù)類、安全保衛(wèi)類、環(huán)境衛(wèi)生類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對(duì)于紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類編號(hào)的要求，對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核和歸檔。3.歸檔的檔案資料應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.物業(yè)接管驗(yàn)收資料、重要的維修養(yǎng)護(hù)資料、安全保衛(wèi)資料等應(yīng)長期保存。2.日常管理資料、一般性的維修養(yǎng)護(hù)資料、環(huán)境衛(wèi)生資料等應(yīng)保存[X]年。3.其他相關(guān)資料的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于管理和檢索。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取異地備份的方式，以防自然災(zāi)害等不可抗力因素造成檔案丟失。（四）保管環(huán)境1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行殺毒、維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)有檔案管理人員在場(chǎng)陪同。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或?qū)W校主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改或帶走檔案原件。（三）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部人員利用檔案資料，主要用于物業(yè)管理工作的參考、決策、培訓(xùn)等。2.外部單位或個(gè)人利用檔案資料，主要用于與學(xué)校物業(yè)管理相關(guān)的調(diào)查、研究、合作等。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人員姓名、單位、查閱日期、查閱檔案名稱、查閱目的、利用情況等信息。六、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案資料。2.因保管不善等原因造成損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)或失去利用價(jià)值的檔案資料。3.按照國家有關(guān)規(guī)定需要銷毀的檔案資料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)已超過保管期限的檔案資料進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請(qǐng)表。2.申請(qǐng)表經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表歸檔保存。（三）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期、銷毀方式等信息，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)校物業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理和信息化檢索。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案資料的查閱和利用。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理，防止檔案資料的泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描或錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息分類：按照檔案管理的要求，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和編目。3.檔案信息檢索：建立檔案信息檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞、編號(hào)等方式快速查找所需檔案資料。4.檔案信息安全：采取加密、備份等措施，確保電子檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理維護(hù)1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)備份電子檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其操作技能和管理水平。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校定期對(duì)物業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的收集整理情況、檔案的保管利用情況等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立物業(yè)檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)檔案管理部門和各部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案管理工作的效率和質(zhì)量等。3.考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為對(duì)檔案管理部門和各部門工作業(yè)績考核的重要依據(jù)。