PAGE資助學(xué)生檔案建設(shè)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范資助學(xué)生檔案的建設(shè)與管理，確保資助工作的公平、公正、公開，提高資助資金使用效益，保障受資助學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的各類資助學(xué)生項(xiàng)目，包括但不限于獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、學(xué)費(fèi)減免等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映受資助學(xué)生的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與資助學(xué)生相關(guān)的各類信息，確保檔案資料完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)受資助學(xué)生的個(gè)人隱私，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案建設(shè)與管理。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個(gè)人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼等。2.家庭信息：家庭住址、家庭成員情況、聯(lián)系方式等。3.學(xué)籍信息：所在學(xué)校、年級(jí)、專業(yè)、學(xué)號(hào)等。（二）資助申請(qǐng)材料1.申請(qǐng)表：學(xué)生填寫的資助申請(qǐng)表，包括申請(qǐng)理由、家庭經(jīng)濟(jì)狀況等。2.證明材料：如家庭經(jīng)濟(jì)困難證明、殘疾證明、烈士家屬證明等相關(guān)證明文件。（三）評(píng)審材料1.評(píng)審記錄：記錄資助評(píng)審過(guò)程中的討論、投票等情況。2.評(píng)審結(jié)果：明確學(xué)生是否獲得資助及資助金額。（四）資助發(fā)放記錄1.發(fā)放憑證：如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金簽收單等。2.發(fā)放時(shí)間：記錄每次資助發(fā)放的具體日期。（五）受資助學(xué)生反饋及表現(xiàn)記錄1.學(xué)生反饋：學(xué)生對(duì)資助工作的意見和建議。2.學(xué)習(xí)表現(xiàn)：學(xué)習(xí)成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況等。3.社會(huì)實(shí)踐表現(xiàn)：參加公益活動(dòng)、志愿服務(wù)等情況。三、檔案建設(shè)流程（一）申請(qǐng)受理1.學(xué)生按照規(guī)定時(shí)間提交資助申請(qǐng)材料，申請(qǐng)材料應(yīng)齊全、規(guī)范。2.負(fù)責(zé)受理申請(qǐng)的工作人員對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初步審核，檢查材料的完整性和真實(shí)性，對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，及時(shí)通知學(xué)生補(bǔ)充或修正。（二）信息收集與核實(shí)1.工作人員對(duì)學(xué)生提交的申請(qǐng)材料進(jìn)行詳細(xì)信息收集，確保各項(xiàng)信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.通過(guò)家訪、電話核實(shí)、與學(xué)校溝通等方式，對(duì)學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)狀況等信息進(jìn)行核實(shí)，核實(shí)過(guò)程應(yīng)做好記錄。（三）評(píng)審1.成立資助評(píng)審小組，成員包括公司/組織內(nèi)部相關(guān)人員、學(xué)校代表等。2.評(píng)審小組根據(jù)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)對(duì)申請(qǐng)學(xué)生進(jìn)行綜合評(píng)審，評(píng)審過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，認(rèn)真審查申請(qǐng)材料，必要時(shí)可要求學(xué)生進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)陳述。3.評(píng)審小組對(duì)每個(gè)申請(qǐng)學(xué)生進(jìn)行評(píng)分或投票，形成評(píng)審結(jié)果，并記錄評(píng)審過(guò)程中的討論情況。（四）公示1.將擬資助學(xué)生名單及相關(guān)信息進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個(gè)工作日。2.公示期間接受社會(huì)監(jiān)督，對(duì)于有異議的情況，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)核實(shí)結(jié)果進(jìn)行處理。（五）確定資助名單1.根據(jù)公示結(jié)果，確定最終的資助學(xué)生名單。2.將資助名單通知相關(guān)學(xué)校和學(xué)生，并做好記錄。（六）檔案整理與歸檔1.對(duì)資助學(xué)生的各類檔案材料進(jìn)行整理，按照檔案內(nèi)容分類裝訂成冊(cè)。2.建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，便于查詢和管理。3.將整理好的檔案移交至專門的檔案管理部門或指定人員進(jìn)行保管。四、檔案管理與使用（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案索引和目錄，便于查找和檢索。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）檔案查閱1.因工作需要查閱資助學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并做好查閱記錄。（三）檔案借閱1.原則上不允許借閱資助學(xué)生檔案，如因特殊原因確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)追究借閱人員責(zé)任。（四）檔案保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)資助學(xué)生檔案中的個(gè)人隱私信息予以保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.未經(jīng)受資助學(xué)生同意，不得向任何單位或個(gè)人泄露檔案內(nèi)容。五、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.每年對(duì)資助學(xué)生檔案進(jìn)行更新維護(hù)，及時(shí)補(bǔ)充學(xué)生的最新信息，如學(xué)習(xí)成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況、家庭經(jīng)濟(jì)狀況變化等。2.根據(jù)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，對(duì)受資助學(xué)生的檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，調(diào)整資助等級(jí)或終止資助。（二）特殊情況更新1.當(dāng)受資助學(xué)生出現(xiàn)休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、死亡等特殊情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新檔案信息，并注明相關(guān)情況。2.對(duì)于因家庭經(jīng)濟(jì)狀況改善不再符合資助條件的學(xué)生，應(yīng)及時(shí)終止資助，并在檔案中做好記錄。（三）數(shù)據(jù)備份1.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)備份管理制度，明確備份周期、備份方式等，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，定期對(duì)資助學(xué)生檔案建設(shè)與管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，以及檔案管理流程的執(zhí)行情況等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.主動(dòng)接受教育部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供所需的檔案資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的問(wèn)題，認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于在資助學(xué)生檔案建設(shè)與管理工作中違反本制度規(guī)定，造成檔案信息泄露、檔案資料丟失或損壞等不良后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的