PAGE煤礦資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強煤礦資料檔案管理，確保資料檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮資料檔案在煤礦生產、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦及所屬各部門、各單位在生產、建設、科研、經(jīng)營等活動中形成的各類資料檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則煤礦資料檔案實行集中統(tǒng)一管理，由煤礦檔案管理部門負責全礦資料檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保資料檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則資料檔案應如實反映煤礦各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集煤礦在各個階段、各個環(huán)節(jié)形成的資料檔案，保證資料檔案的齊全完整。4.時效性原則及時對資料檔案進行整理、歸檔，確保資料檔案的時效性，以便于查詢和利用。5.保密性原則對涉及煤礦機密、商業(yè)秘密等資料檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止泄露。二、資料檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本煤礦資料檔案管理制度，并組織實施。2.負責全礦資料檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保資料檔案的規(guī)范有序。3.建立健全資料檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料檔案的信息化管理，提高查詢、利用效率。4.定期對資料檔案進行檢查、核對，確保資料檔案的安全保管，對破損、變質等檔案及時進行修復或復制。5.組織開展資料檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.負責向有關部門和單位提供資料檔案的查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤管理。7.開展檔案管理業(yè)務培訓和指導，提高全礦檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）各部門、各單位職責1.負責本部門、本單位資料檔案的形成、積累和整理工作，確保資料檔案的真實、完整、準確。2.明確專人負責資料檔案管理工作，按照檔案管理部門的要求，及時將本部門、本單位的資料檔案移交至檔案管理部門。3.嚴格遵守資料檔案管理制度，配合檔案管理部門做好資料檔案的收集、整理、歸檔、利用等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責資料檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保資料檔案的質量。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，及時錄入、更新資料檔案信息，為查詢、利用提供便利。4.做好資料檔案的安全保密工作，防止資料檔案的丟失、損壞和泄露。5.積極開展檔案管理業(yè)務研究，不斷提高檔案管理工作水平。三、資料檔案的收集與整理（一）收集范圍1.煤礦生產技術資料，包括地質報告、開采設計、作業(yè)規(guī)程、安全技術措施、生產報表等。2.煤礦安全管理資料，包括安全管理制度、安全檢查記錄、隱患排查治理臺賬、事故應急預案及演練記錄等。3.煤礦設備管理資料，包括設備臺賬、設備操作規(guī)程、設備維護保養(yǎng)記錄、設備檢修計劃及記錄等。4.煤礦人力資源資料，包括員工檔案、考勤記錄、培訓記錄、績效考核資料等。5.煤礦財務管理資料，包括財務報表、會計憑證、審計報告、預算計劃等。6.煤礦物資管理資料，包括物資采購計劃、物資出入庫記錄、物資盤點記錄等。7.煤礦基本建設資料，包括項目立項批復、可行性研究報告、初步設計、施工圖設計、工程竣工驗收資料等。8.煤礦科研資料，包括科研項目立項報告、科研成果報告、科研實驗記錄等。9.煤礦對外往來資料，包括合同協(xié)議、函件、會議紀要等。10.其他與煤礦生產、經(jīng)營、管理有關的資料。（二）收集要求1.各部門、各單位應按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門、本單位在各項活動中形成的資料檔案，并定期移交至檔案管理部門。2.資料檔案應內容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于重要資料檔案，應收集原件；對于無法收集原件的，可收集復印件，并注明原件保存處。（三）整理方法1.分類按照資料檔案的形成領域、性質、時間等因素進行分類，一般可分為綜合管理類、生產技術類、安全管理類、設備管理類、人力資源類、財務管理類、物資管理類、基本建設類、科研類、對外往來類等。2.編號為便于資料檔案的管理和查詢，對每一類資料檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目編制資料檔案目錄，目錄應包括資料檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂對紙張較多的資料檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于翻閱和保管。四、資料檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式，對于重要資料檔案應同時保存紙質和電子兩種版本。2.紙質檔案應按照分類、編號順序存放于檔案密集架上，便于查找和管理。3.電子檔案應存儲于專用的存儲設備中，并進行備份，備份存儲設備應異地存放。4.建立資料檔案保管臺賬，詳細記錄資料檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.資料檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的資料檔案主要包括煤礦的重要文件、合同協(xié)議、財務報表、地質報告、開采設計等。3.長期保管的資料檔案保管期限一般為10年至50年，主要包括煤礦的生產技術資料、安全管理資料、設備管理資料等。4.短期保管的資料檔案保管期限一般為1年至10年，主要包括煤礦的一般性文件、報表、記錄等。（四）定期檢查1.檔案管理部門應定期對資料檔案進行檢查核對，確保資料檔案的安全保管。2.檢查內容包括資料檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.每年應對資料檔案進行一次全面清查，編制清查報告，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題進行分析總結，并提出改進措施。五、資料檔案的利用（一）利用范圍1.本煤礦內部各部門、各單位因工作需要查閱、借閱資料檔案。2.上級主管部門、政府有關部門因工作需要查閱、借閱資料檔案。3.與本煤礦有業(yè)務往來的單位因合作需要查閱、借閱資料檔案。（二）利用程序1.查閱內部人員查閱資料檔案，應填寫《資料檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱資料檔案，應提前與檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)煤礦分管領導批準后，方可查閱。查閱資料檔案時，檔案管理人員應在場提供協(xié)助，并做好查閱記錄。2.借閱內部人員借閱資料檔案，應填寫《資料檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。外部單位借閱資料檔案，應按照查閱程序辦理審批手續(xù)，并簽訂《資料檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時間、保密責任等事項。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱資料檔案時，應愛護資料檔案，不得在資料檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。2.如需復印資料檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。3.查閱、借閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將資料檔案泄露給無關人員。4.查閱、借閱結束后，應及時將資料檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對資料檔案的完整性和準確性。六、資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立資料檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責資料檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合煤礦實際情況，制定資料檔案鑒定標準。2.鑒定標準應明確資料檔案的保管期限、價值評估等內容，為鑒定工作提供依據(jù)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的資料檔案進行清理，提出鑒定意見。2.資料檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，必要時可組織相關人員進行實地核查。3.根據(jù)鑒定小組的審核意見，對已失去保存價值的資料檔案編制《資料檔案銷毀清單》。（四）銷毀程序1.《資料檔案銷毀清單》經(jīng)煤礦分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。2.