PAGE街道商會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道商會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在商會(huì)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合街道商會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道商會(huì)及所屬各部門、各會(huì)員單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則街道商會(huì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由商會(huì)辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映商會(huì)各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，歸檔的文件材料必須是原件，不得擅自涂改、偽造。3.完整性原則全面收集商會(huì)在工作中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為商會(huì)的決策、管理和各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）商會(huì)辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善街道商會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)商會(huì)各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化。3.建立健全檔案管理臺(tái)賬，及時(shí)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，做到賬目清晰、賬物相符。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保存。5.按照規(guī)定的期限和要求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀的合法性和規(guī)范性。6.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策、會(huì)員單位服務(wù)、社會(huì)各界查詢等提供檔案資料。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高商會(huì)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和移交工作，確保文件材料的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和與商會(huì)辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作，督促本部門人員及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案部門。3.配合商會(huì)辦公室做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和協(xié)助。（三）會(huì)員單位職責(zé)1.按照商會(huì)要求，及時(shí)將本單位在參與商會(huì)活動(dòng)、履行會(huì)員義務(wù)等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料移交商會(huì)檔案部門。2.遵守商會(huì)檔案管理制度，配合商會(huì)做好檔案管理相關(guān)工作，維護(hù)檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商會(huì)組織建設(shè)方面包括商會(huì)章程、會(huì)員名冊(cè)、理事會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)員代表大會(huì)文件、商會(huì)換屆選舉文件等。2.商會(huì)活動(dòng)方面各類會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)方案、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片、活動(dòng)視頻等。3.會(huì)員服務(wù)方面會(huì)員入會(huì)申請(qǐng)表、會(huì)員服務(wù)協(xié)議、會(huì)員投訴處理記錄、會(huì)員培訓(xùn)資料、會(huì)員表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件等。4.對(duì)外聯(lián)絡(luò)方面與政府部門、其他商會(huì)、社會(huì)組織等的往來(lái)函件、合作協(xié)議、交流活動(dòng)資料等。5.財(cái)務(wù)管理方面財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.其他方面反映商會(huì)工作特色和發(fā)展歷程的資料、具有參考價(jià)值的調(diào)研報(bào)告、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等。（二）收集要求1.各部門和會(huì)員單位應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交商會(huì)辦公室。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。3.電子文件應(yīng)同時(shí)歸檔，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，可分為綜合類、組織建設(shè)類、活動(dòng)類、會(huì)員服務(wù)類、對(duì)外聯(lián)絡(luò)類、財(cái)務(wù)類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固，便于保存和利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管凡是反映商會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)商會(huì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是反映商會(huì)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。3.保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素綜合確定，并在檔案整理過(guò)程中明確標(biāo)注。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備檔案密集架、檔案柜等保管設(shè)備，按照檔案類別和編號(hào)順序排列存放，確保檔案存放有序，便于查找。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保電子檔案的安全可靠。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。2.配備必要的消防、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，查閱相關(guān)檔案資料，了解商會(huì)歷史和工作情況。2.為會(huì)員單位提供服務(wù)，如查詢會(huì)員檔案、活動(dòng)資料等，滿足會(huì)員的信息需求。3.接受政府部門、社會(huì)組織、企事業(yè)單位等的查詢，提供相關(guān)檔案資料，服務(wù)社會(huì)公眾。4.開(kāi)展商會(huì)歷史研究、文化傳承等工作，利用檔案資料進(jìn)行分析研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，推動(dòng)商會(huì)持續(xù)發(fā)展。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)商會(huì)辦公室審批。2.商會(huì)辦公室根據(jù)審批情況，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。3.如需復(fù)印、復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)商會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。復(fù)印件應(yīng)加蓋商會(huì)檔案部門印章，與原件具有同等效力。4.涉及重要機(jī)密檔案的查閱，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，并嚴(yán)格控制查閱范圍和使用方式。（三）利用登記對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從商會(huì)工作的實(shí)際需要出發(fā)，結(jié)合檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、價(jià)值等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由商會(huì)辦公室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，了解檔案在商會(huì)工作中的地位和作用，確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法從檔案的利用效益出發(fā)，評(píng)估檔案對(duì)商會(huì)工作、會(huì)員服務(wù)、社會(huì)發(fā)展等方面的作用，判斷其是否具有繼續(xù)保存的必要。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀過(guò)程中應(yīng)留存相關(guān)影像資料，以備查考。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告商會(huì)辦公室備案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的街道商會(huì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索和高效化利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案信息錄入將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過(guò)程信息化。4.安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控等功能，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.配備必要的計(jì)算機(jī)