PAGE甘肅省檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)甘肅省檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于甘肅省行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則全省檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)；各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺、信息準(zhǔn)確可靠。在檔案形成過程中，各部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行文件材料的收集、整理、歸檔，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.保密性與安全性原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。同時(shí)，要采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體的安全，防止檔案損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。4.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查詢、借閱的效率，為各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施；對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，依法查處檔案違法行為；組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研究和經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)；指導(dǎo)、協(xié)調(diào)本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案工作。2.各單位檔案管理部門負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，制定本單位檔案管理制度和工作流程；集中統(tǒng)一管理本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全；組織開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作；負(fù)責(zé)向同級檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）檔案管理人員1.任職條件檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熱愛檔案事業(yè)，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)；熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案管理的基本技能和方法；具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力和文字處理能力。2.崗位職責(zé)檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作；按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類編號(hào)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，做好檔案利用登記工作；定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序；協(xié)助檔案部門負(fù)責(zé)人開展檔案鑒定、銷毀等工作。檔案部門負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作，制定檔案工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施；組織檔案管理制度的制定、修訂和完善，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求；協(xié)調(diào)本單位各部門之間的檔案工作關(guān)系，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案的收集、整理工作；負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)；組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化進(jìn)程；定期向上級主管部門和檔案行政管理部門匯報(bào)檔案工作情況。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各部門職責(zé)各部門是文件材料形成和積累的責(zé)任主體，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理工作。在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，要及時(shí)將形成的文件材料進(jìn)行分類整理，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料的收集范圍包括但不限于以下各類：行政管理類：上級機(jī)關(guān)的文件、本單位制定的規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、請示與批復(fù)、報(bào)告、通知、通報(bào)、信函等。業(yè)務(wù)工作類：各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、技術(shù)資料、研究報(bào)告、圖紙等。人事管理類：干部任免文件、人員招聘與調(diào)配材料、工資福利檔案、考核獎(jiǎng)懲材料、培訓(xùn)記錄等。財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等?；窘ㄔO(shè)類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。聲像檔案類：照片、錄音、錄像等反映本單位重要活動(dòng)和工作場景的資料。電子文件類：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等。（二）檔案的整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、基本建設(shè)類、聲像檔案類、電子文件類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置二級及以下類目。編號(hào)：對每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查找和利用。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立鑒定小組由檔案部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表等組成鑒定小組。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.明確鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。一般應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、完整性、準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行綜合評估，確定檔案是否具有保存價(jià)值。（二）鑒定程序1.初步審查檔案管理人員對保管期滿的檔案進(jìn)行初步審查，提出存毀意見，填寫檔案鑒定意見書。2.小組審議鑒定小組對檔案管理人員提出的存毀意見進(jìn)行審議，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，形成鑒定結(jié)論。3.審批確定鑒定結(jié)論報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后確定。對確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊。（三）銷毀工作1.銷毀清冊編制檔案銷毀清冊應(yīng)詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的題名、年度、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、密級等信息，一式兩份，一份留存檔案部門備查，一份交單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案部門會(huì)同有關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案信息不被泄露。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.特殊檔案處理對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行特殊處理，不得擅自銷毀。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)各單位應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要，建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房環(huán)境要求檔案庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，定期進(jìn)行消毒處理。（二）檔案裝具1.選用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)選用符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、便于存放和查找檔案。2.標(biāo)識(shí)管理檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于檔案的分類存放和管理。（三）檔案保護(hù)措施1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全。2.修復(fù)與搶救對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。修復(fù)檔案應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則，采用科學(xué)合理的方法進(jìn)行處理。3.數(shù)字化備份為防止檔案實(shí)體損壞或丟失，應(yīng)建立檔案數(shù)字化備份制度。定期對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，異地存放。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)利用檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.確保檔案安全在檔案利用過程中，要采取必要的安全措施，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.方便利用與保密相結(jié)合既要為利用者提供便捷的檔案信息服務(wù)，又要嚴(yán)格履行保密手續(xù)，保護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益。（二）利用方式1.查閱利用者可根據(jù)需要到檔案部門查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.出具證明檔案部門可根據(jù)利用者的需求，為其出具檔案證明。檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容，并加蓋檔案部門印章。（三）利用服務(wù)1.提供檢索工具檔案部門應(yīng)建立完善的檔案檢索工具，如目錄索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便利用者快速查找所需檔案信息。2.開展咨詢服務(wù)檔案管理人員應(yīng)熱情接待利用者，為其提供檔案咨詢服務(wù)，解答有關(guān)檔案利用的問題。3.推進(jìn)信息化服務(wù)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案信息網(wǎng)站或數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用，提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等方面的信息。2.統(tǒng)計(jì)方法檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，按時(shí)報(bào)送上級主管部門和檔案行政管理部門。（二）檔案移交1.移交范圍單位撤銷、合并、分立時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案移交。檔案移交應(yīng)包括本單位全部檔案及相關(guān)資料。2.移交程序編制移交清單：由原單位檔案部門負(fù)責(zé)編制檔案移交清單，