PAGE學校財務檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強學校財務檔案管理，確保財務檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門及所屬單位的財務檔案管理。（三）定義財務檔案是指學校在各項財務活動中形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，以及與財務工作相關的其他資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。學校財務檔案管理工作由學校財務部門統(tǒng)一領導，各部門及所屬單位負責本部門財務檔案的收集、整理、保管等工作，并接受學校財務部門的監(jiān)督和指導。2.依法管理原則。嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保財務檔案管理工作合法合規(guī)。3.完整準確原則。保證財務檔案內容的真實、完整、準確，能夠全面反映學校財務活動情況。4.安全保密原則。采取有效措施確保財務檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則。建立科學合理的檔案管理體系，便于財務檔案的查閱、使用和移交。二、財務檔案的分類與歸檔（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據、報銷單、借款單、工資表等各類證明經濟業(yè)務發(fā)生的原始單據。2.記賬憑證：根據審核無誤的原始憑證編制的，記錄經濟業(yè)務的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記全部經濟業(yè)務的賬簿。2.明細賬：按照明細科目分類登記某一類經濟業(yè)務的賬簿，如應收賬款明細賬、固定資產明細賬等。3.日記賬：包括現金日記賬和銀行存款日記賬，按照經濟業(yè)務發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿：如固定資產卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務報告1.月度財務報表：包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。2.季度財務報表：在月度報表基礎上編制的季度綜合財務報表。3.年度財務報告：包括年度資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表及附注等。（四）其他財務資料1.財務預算、決算資料：學校年度財務預算編制及執(zhí)行情況報告、年度財務決算報告等。2.財務審計報告：內部審計報告、外部審計報告等。3.財務制度文件：學校制定的各項財務管理制度、辦法等。4.財務分析報告：對學校財務狀況、經營成果進行分析的報告。5.財務合同：如借款合同、采購合同、租賃合同等涉及財務收支的合同。6.財務審批文件：各類費用報銷、資金支付等的審批單、批示文件。7.銀行對賬單及余額調節(jié)表：每月銀行對賬單及根據銀行對賬單編制的銀行存款余額調節(jié)表。（五）歸檔要求1.財務檔案應按照分類標準進行整理，同一類別的檔案應集中存放。2.會計憑證應按月裝訂成冊，裝訂時應加具封面、封底，注明年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數等內容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.會計賬簿應在年度終了后按時整理歸檔，活頁賬簿應抽出空白頁，并裝訂成冊。4.財務報告應按照年度順序整理歸檔，在每份報告上加蓋單位公章，并由編制人員簽名或蓋章。5.其他財務資料應根據資料性質和時間順序進行分類整理，分別裝訂成冊或裝盒存放，并注明資料名稱、年度、月份等信息。6.歸檔的財務檔案應編制目錄，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨保存，以便查閱。三、財務檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務報告：月度、季度財務報表保管期限為10年；年度財務報告永久保管。4.其他財務資料：財務預算、決算資料保管期限為10年；財務審計報告、財務制度文件、財務分析報告等根據實際情況確定保管期限，但一般不少于5年；財務合同、財務審批文件、銀行對賬單及余額調節(jié)表等保管期限為10年。（二）保管地點學校應設置專門的財務檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設施，確保財務檔案的安全保管。保管庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（三）保管措施1.建立財務檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的名稱、年度、月份、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。2.定期對財務檔案進行檢查和盤點，每年至少一次，檢查檔案的保管狀況，如有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行處理。3.對電子財務檔案應進行備份，并定期進行數據維護和更新，確保電子檔案的安全和完整。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。4.嚴格限制非財務檔案管理人員進入檔案保管庫房，檔案管理人員應妥善保管庫房鑰匙，不得隨意轉借他人。5.對于超過保管期限的財務檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，防止檔案的積壓和浪費。四、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.學校內部人員查閱財務檔案，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.因審計、稅務檢查等外部單位需要查閱學校財務檔案的，應出具單位介紹信，并填寫《財務檔案查閱申請表》，經學校財務部門負責人審核，報學校分管領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應在財務檔案管理人員的陪同下進行查閱，查閱地點應限于檔案保管庫房或指定的查閱場所。2.查閱人員不得擅自將財務檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、拆封、抽換等。如需復印或摘錄檔案內容，應經財務檔案管理人員同意，并進行登記。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《財務檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.學校內部人員因工作需要借閱財務檔案的，應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向財務部門提出申請，并經財務部門負責人批準。3.非財務部門人員原則上不得借閱財務檔案，確因工作需要借閱的，應經學校分管領導批準，并辦理相關借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應持經批準的《財務檔案借閱申請表》到財務檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應根據申請表內容詳細登記借閱檔案的名稱、數量、借閱期限等信息，并由借閱人員簽字確認。2.借閱人員應妥善保管所借閱的財務檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍。如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時向財務部門報告，并承擔相應的責任。3.借閱人員借閱期滿后，應按時歸還所借閱的財務檔案，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并在《財務檔案借閱登記表》上注明歸還時間。五、財務檔案的移交與銷毀（一）移交1.學校因撤銷、合并等原因終止時，應按照國家有關規(guī)定，在終止之日起[X]個工作日內，將財務檔案移交給其業(yè)務主管部門或檔案管理部門。2.學校所屬單位因隸屬關系改變等原因需要移交財務檔案的，應按照學校規(guī)定的程序進行移交，并辦理相關手續(xù)。3.移交財務檔案時，應編制《財務檔案移交清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數量、保管期限等信息，并由交接雙方簽字確認。交接雙方應按照移交清冊所列內容進行逐項核對，確保檔案移交的準確無誤。（二）銷毀1.對于超過保管期限且確無保存價值的財務檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由學校財務部門會同檔案管理部門等相關人員共同進行，對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。2.經鑒定可以銷毀的財務檔案，應編制《財務檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、年度、月份、保管期限、銷毀原因等信息，并報學校分管領導批準。3.銷毀財務檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應認真核對銷毀檔案的內容