PAGE檔案借閱分級審批制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本檔案借閱分級審批制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感程度，實行分級審批制度，確保借閱流程的規(guī)范與嚴謹。4.高效服務原則：在確保檔案安全的前提下，為公司各項工作提供及時、有效的檔案支持服務。二、檔案分級（一）一級檔案1.定義：涉及公司核心商業(yè)機密、重大決策文件、重要財務數(shù)據(jù)以及法律法規(guī)明確規(guī)定需嚴格保密的檔案。2.范圍：如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度預算報告、重大投資項目文件、財務審計報告、涉及商業(yè)秘密的合同協(xié)議等。（二）二級檔案1.定義：對公司運營有重要影響，但保密性要求略低于一級檔案的文件資料。2.范圍：包括公司年度經(jīng)營計劃、重要業(yè)務合同、項目進展報告、人力資源關鍵信息等。（三）三級檔案1.定義：一般性的業(yè)務檔案和行政文件，對公司日常工作有一定參考價值，但保密性要求相對較低。2.范圍：如部門工作總結、一般性業(yè)務往來信函、會議紀要等。三、借閱流程（一）借閱申請1.申請人填寫申請表：申請人需詳細填寫《檔案借閱申請表》，包括借閱日期、歸還日期、檔案名稱、檔案級別、借閱用途等信息。2.部門負責人審批：申請表經(jīng)申請人所在部門負責人審核，確認借閱用途合理且符合工作需要后簽字批準。（二）分級審批1.一級檔案借閱審批初審：申請人將經(jīng)部門負責人批準的申請表提交至檔案管理部門，檔案管理部門對申請進行初步審核，確認申請信息完整、借閱用途符合規(guī)定后，提交至公司高層領導審批。終審：公司高層領導根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對一級檔案借閱申請進行最終審批。審批通過后，檔案管理部門方可辦理借閱手續(xù)。2.二級檔案借閱審批初審：檔案管理部門對二級檔案借閱申請進行初審，重點審核申請信息及借閱用途的合理性。初審通過后，提交至公司中層管理人員審批。終審：公司中層管理人員對二級檔案借閱申請進行審批，審批通過后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.三級檔案借閱審批初審：檔案管理部門對三級檔案借閱申請進行初審，確認申請信息無誤后，由檔案管理部門負責人直接審批。終審：檔案管理部門負責人審批通過后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記1.檔案管理部門登記：經(jīng)審批通過后，檔案管理部門對借閱情況進行詳細登記，包括借閱人姓名、部門、檔案名稱、檔案級別、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱憑證發(fā)放：檔案管理部門向借閱人發(fā)放《檔案借閱憑證》，借閱人憑此憑證到檔案庫房借閱檔案。（四）檔案借閱1.借閱人憑憑證借閱：借閱人持《檔案借閱憑證》到檔案庫房，在檔案管理人員的陪同下查閱、借閱檔案。2.檔案管理人員監(jiān)督：檔案管理人員應對借閱過程進行全程監(jiān)督，確保借閱人按照規(guī)定查閱、使用檔案，不得擅自涂改、損毀、轉借檔案。（五）歸還檔案1.按時歸還：借閱人應在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案，如需延期歸還，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.檔案管理人員驗收：借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人的責任。3.注銷借閱登記：檔案管理人員確認檔案歸還無誤后，在借閱登記冊上注銷借閱記錄，并收回《檔案借閱憑證》。四、借閱權限（一）不同級別人員借閱權限1.公司高層領導：可借閱一級、二級、三級檔案，具有最高的借閱權限。2.公司中層管理人員：可借閱二級、三級檔案。3.普通員工：可借閱三級檔案。（二）特殊情況借閱權限調(diào)整1.因工作需要：如涉及跨部門項目合作、重要業(yè)務調(diào)研等，普通員工如需借閱二級檔案，經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門負責人批準后，可臨時借閱。2.經(jīng)授權：公司高層領導可根據(jù)工作需要，授權其他人員借閱特定檔案，但需在授權范圍內(nèi)明確借閱權限和審批流程。五、保密要求（一）借閱人保密責任1.簽署保密協(xié)議：借閱人在借閱檔案前，需簽署《檔案保密協(xié)議》，承諾對所借閱檔案的內(nèi)容嚴格保密，不得向任何無關人員透露。2.遵守保密規(guī)定：借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得擅自復制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。在借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、被盜等情況，應立即向檔案管理部門報告。（二）檔案管理部門保密措施1.檔案庫房安全管理：檔案管理部門應加強檔案庫房的安全管理，設置必要的安全防護設施，如門禁系統(tǒng)消防安全設備等，確保檔案庫房的安全。2.檔案管理人員培訓：定期對檔案管理人員進行保密培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平，確保檔案管理工作的安全與保密。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.檔案管理部門自查：檔案管理部門定期對檔案借閱情況進行自查，檢查借閱流程是否規(guī)范、借閱登記是否完整、檔案歸還是否及時等。2.公司內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進行審計，重點檢查檔案借閱分級審批制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）違規(guī)處理1.警告與批評：對于違反檔案借閱分級審批制度的行為，如未按規(guī)定申請借閱、擅自擴大借閱范圍、未按時歸還檔案等，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予警告或批評。2.經(jīng)濟處罰：對于因違規(guī)行為導致檔案信息泄露、檔案損壞或丟失的，公司將根據(jù)損失情況對責任人給予相應的經(jīng)濟處罰。3.法律責任追究：對于違反法律法規(guī)的行為，公司將依法追究責任人的法律責任。