PAGE糧食儲備檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司糧食儲備檔案管理，確保糧食儲備業(yè)務(wù)活動的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和可追溯，有效防范糧食儲備風(fēng)險，保障糧食安全，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司從事糧食儲備業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案管理，包括糧食收購、儲存、輪換、銷售等環(huán)節(jié)的文件、記錄、報表、憑證等資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映糧食儲備業(yè)務(wù)實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋糧食儲備全過程的各類文件資料，確保檔案資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰、規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止丟失、損壞、泄露。5.可追溯性原則：便于對糧食儲備業(yè)務(wù)進(jìn)行全程追溯和查詢。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善糧食儲備檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司糧食儲備檔案，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等工作。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門糧食儲備業(yè)務(wù)文件資料的形成、積累和初步整理，并定期移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.各崗位人員在業(yè)務(wù)活動中及時形成、妥善保管各自工作范圍內(nèi)的檔案資料，并按規(guī)定要求移交。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案信息安全。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.糧食收購環(huán)節(jié)收購計(jì)劃、合同、協(xié)議。檢驗(yàn)報告、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件。收購憑證、付款記錄。產(chǎn)地證明、運(yùn)輸記錄。2.糧食儲存環(huán)節(jié)入庫驗(yàn)收記錄，包括數(shù)量、質(zhì)量、水分、雜質(zhì)等檢測數(shù)據(jù)。倉房檢查記錄，如溫度、濕度、蟲害、鼠害等情況。熏蒸記錄，包括熏蒸時間、藥劑種類、用量、操作人員等。糧情檢測報告，定期和不定期的檢測數(shù)據(jù)。通風(fēng)記錄，通風(fēng)時間、通風(fēng)量等。3.糧食輪換環(huán)節(jié)輪換計(jì)劃、方案。出庫檢驗(yàn)報告、質(zhì)量情況。入庫驗(yàn)收記錄，同儲存環(huán)節(jié)要求。輪換交易合同、協(xié)議。輪換差價核算資料。4.糧食銷售環(huán)節(jié)銷售計(jì)劃、合同、協(xié)議。出庫檢驗(yàn)報告、質(zhì)量證明。銷售憑證、收款記錄。運(yùn)輸記錄、客戶反饋。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保文件資料及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照糧食儲備業(yè)務(wù)流程分為收購、儲存、輪換、銷售四類。每類再根據(jù)文件資料的性質(zhì)、用途等進(jìn)一步細(xì)分，如儲存類可分為入庫驗(yàn)收、倉房管理、糧情檢測等小類。2.編號為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號等信息，便于查找和管理。例如，“SC2023001”，其中“SC”表示儲存類，“2023”為年份，“001”為該年份此類檔案的順序號。3.裝訂對紙張檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，保持頁面整齊。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件內(nèi)容的查閱。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應(yīng)打印清晰，一式多份，同時建立電子目錄，便于檢索。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在每季度末將本季度形成的檔案資料整理后移交檔案管理部門。2.對于重大業(yè)務(wù)活動或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在移交清單上簽字。3.檔案管理部門按照整理要求對歸檔檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目，然后上架保管。（三）保管期限1.永久保管涉及糧食儲備政策、法規(guī)、重大決策等具有長期保存價值的文件。糧食儲備業(yè)務(wù)活動中的重要合同、協(xié)議、產(chǎn)權(quán)文件等。2.定期保管一般業(yè)務(wù)文件資料保管期限為10年至30年不等，具體根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定。如糧食收購憑證、入庫驗(yàn)收記錄等保管期限為30年，糧情檢測月報保管期限為10年。（四）保管要求1.庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等功能。庫房應(yīng)安裝溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲鼠藥劑投放裝置等。2.檔案裝具使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架存放檔案，并定期檢查維護(hù)，確保其安全性和穩(wěn)定性。3.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，并定期備份。制定電子檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。4.檔案盤點(diǎn)每年定期對檔案進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、編號、保管期限等信息，確保賬實(shí)相符。對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，并記錄盤點(diǎn)結(jié)果。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要敏感信息的檔案，查閱申請需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定人員陪同下查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取查閱檔案清單。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進(jìn)行涂改、損毀等行為。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門核對無誤后，在查閱登記清單上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員需求，提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等資料。2.對于需要利用檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)、研究等工作的，檔案管理部門可協(xié)助查閱人員進(jìn)行相關(guān)操作，但查閱人員不得擅自對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。3.公司內(nèi)部因工作需要可根據(jù)檔案內(nèi)容編制相關(guān)信息簡報、報告等資料，為決策提供參考依據(jù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家、財務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)審查其內(nèi)容是否涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息。3.參考檔案的利用頻率、重要程度等因素，綜合判斷檔案的價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷