PAGE物業(yè)檔案室上墻制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)檔案室管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)公司各部門及相關檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案室對公司各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：歸檔的檔案資料必須真實反映物業(yè)工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集物業(yè)工作中形成的各類文件、資料，保證檔案的齊全。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查詢、借閱效率，滿足公司內部對檔案利用的需求。二、檔案管理職責（一）物業(yè)檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善物業(yè)檔案管理制度。2.負責接收、整理、保管公司各類檔案資料，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門文件資料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交物業(yè)檔案室。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和規(guī)范整理。3.配合物業(yè)檔案室做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)項目規(guī)劃、設計、施工等前期資料。2.物業(yè)承接查驗資料，包括物業(yè)共用部位、共用設施設備的查驗記錄等。3.物業(yè)服務合同、協(xié)議等文件。4.業(yè)主檔案，包括業(yè)主基本信息、房屋資料、繳費記錄等。5.物業(yè)維修、養(yǎng)護、管理記錄，如維修工單、巡查記錄、設備運行記錄等。6.安全管理資料，如出入登記、巡邏記錄、應急預案等。7.環(huán)境衛(wèi)生管理資料，如清潔記錄、消殺記錄等。8.社區(qū)文化活動資料，如活動方案、照片、總結等。9.其他與物業(yè)工作相關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門工作中形成的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件資料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件，應確保其存儲格式通用、內容完整，并定期進行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，可分為綜合管理類、物業(yè)運營類、客戶服務類、工程管理類、安全管理類、環(huán)境管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于快速查找檔案。四、檔案的保管（一）保管場所1.物業(yè)檔案室應具備專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好。2.檔案保管場所應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放在檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據丟失。3.對重要的檔案資料，可采用光盤、磁帶等多種存儲介質進行備份，確保數(shù)據的安全性和可恢復性。（三）保管期限1.物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括物業(yè)項目規(guī)劃、設計、施工等前期資料，物業(yè)服務合同、協(xié)議等重要文件，以及涉及公司重大權益和歷史沿革的檔案等。3.長期保管的檔案期限一般為10年至50年，主要包括物業(yè)維修、養(yǎng)護、管理記錄，安全管理資料，環(huán)境衛(wèi)生管理資料等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，主要包括一般性的文件資料、臨時性的工作記錄等。（四）檔案清查1.物業(yè)檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，確保檔案的完整和安全。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如對損壞的檔案進行修復、對丟失的檔案進行查找等。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關部門的檔案資料。2.因物業(yè)管理糾紛、法律訴訟等特殊情況，經公司領導批準，可查閱、借閱相關檔案資料。3.外部單位因工作需要，如需查閱、借閱公司檔案資料，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內部查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經部門負責人簽字同意后，到物業(yè)檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應提前向公司提交書面申請，說明查閱或借閱的目的、范圍、時間等，經公司領導批準后，由物業(yè)檔案室安排專人陪同查閱或借閱，并辦理相關登記手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需復印或摘錄檔案內容，應經物業(yè)檔案室同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱、借閱的檔案應按時歸還，如需延期使用，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記1.物業(yè)檔案室應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細登記。2.登記內容包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。3.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由物業(yè)檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成，負責對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清單》，詳細列出檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀清單》經檔案鑒定小組組長審核簽字后，報公司領導批準。（四）銷毀實施1.經批準銷毀的檔案，由物業(yè)檔案室指定專人負責銷毀。2.銷毀檔案時，應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀日期、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。4.銷毀記錄應與《檔案銷毀清單》一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立物業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案利用服務水平。（二）數(shù)據錄入與維護1.對已整理好的檔案資料，應及時進行電子化錄入，確保檔案信息的準確完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據進行維護，更新檔案信息，保證數(shù)據的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和數(shù)據泄露。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據的安全性和可恢復性。3.安裝殺毒軟件和防火墻