PAGE合作社檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本合作社檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本合作社及所屬各部門在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合作社檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映合作社各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理合作社在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及合作社機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)合作社檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)各部門檔案管理工作。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢利用。4.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進(jìn)行清查核對，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全與完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合作社設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如申請書、章程、決議、批復(fù)等。2.生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類文件，包括生產(chǎn)計劃、技術(shù)資料、產(chǎn)品質(zhì)量記錄、銷售合同等。3.財務(wù)管理方面的檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人力資源管理檔案，如員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。5.行政管理檔案，如會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。6.對外合作與交流中形成的文件，如合作協(xié)議談判記錄、往來信函等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、字跡清晰，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對重要的、具有長期保存價值的檔案材料，應(yīng)一式多份，分別保管。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、財務(wù)管理類、人力資源管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大活動、重要項目形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門接收檔案后，按照檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步整理和保管。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：反映合作社主要職能活動和歷史面貌的，對合作社發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對合作社工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對合作社工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和合作社實際情況進(jìn)行綜合判斷。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護。4.建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的安全與完整。2.優(yōu)先滿足合作社內(nèi)部工作需要，為生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供支持。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。2.借閱：對于需要借出檔案的情況，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并限定借閱期限。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需要，可提供檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）借閱手續(xù)1.利用者填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。3.檔案管理部門審核批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金（如有需要）。4.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，并按時歸還。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對檔案進(jìn)行全面審查。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案銷毀清單報合作社負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案管理效率和利用水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，確保掃描圖像清晰、完整。2.對電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、加密存儲等處理，保證電子檔案的質(zhì)量和安全。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯，提高檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理：對檔案借閱情況進(jìn)行實時跟蹤和管理，確保檔案借閱的規(guī)范有序。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.合作社設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組由合作社負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作是否符合要求。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三