PAGE辭職公務(wù)員檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范辭職公務(wù)員檔案管理工作，確保檔案的真實性、完整性和保密性，維護(hù)辭職公務(wù)員的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織接收、管理辭職公務(wù)員檔案的各項工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容真實反映辭職公務(wù)員的工作經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等實際情況。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范有序原則：建立科學(xué)合理的檔案管理流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、檔案接收（一）接收主體本公司/組織指定專門的部門或人員負(fù)責(zé)接收辭職公務(wù)員檔案。（二）接收流程1.辭職公務(wù)員應(yīng)按照規(guī)定將檔案整理齊全，包括個人履歷、考核材料、獎懲記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)資料，并填寫檔案交接清單。2.接收部門或人員對檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料是否齊全、完整，填寫是否規(guī)范，手續(xù)是否完備。3.如發(fā)現(xiàn)檔案材料存在問題，應(yīng)及時與辭職公務(wù)員溝通，要求其補充或更正相關(guān)材料。4.審核無誤后，辦理檔案交接手續(xù)，雙方在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。（三）檔案內(nèi)容要求1.檔案材料應(yīng)真實、有效，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。2.各類材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，字跡清晰，內(nèi)容完整。3.檔案材料應(yīng)分類整理，順序排列合理，便于查閱和管理。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.履歷類：包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等材料。2.考核類：歷年考核登記表、考核結(jié)果等材料。3.獎懲類：獎勵證書、處分決定等材料。4.培訓(xùn)類：參加各類培訓(xùn)的證明材料。5.其他類：如工資變動、職稱評定等相關(guān)材料。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行分類，同一類材料集中放置。2.對每份材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.制作檔案目錄，詳細(xì)列出檔案中各類材料的名稱、編號、日期等信息，目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容一一對應(yīng)。（三）裝訂要求1.檔案材料應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案夾或檔案盒進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。2.裝訂時應(yīng)注意材料的順序，避免顛倒或遺漏。3.對于紙張較大或較多的材料，可進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小與檔案夾或檔案盒相適應(yīng)。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案保管室，保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案柜、貨架等存儲設(shè)備，檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.辭職公務(wù)員檔案應(yīng)長期保管，確保檔案信息的完整性和可追溯性。2.對于已過保管期限或無保存價值的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（三）安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限。2.設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室。3.定期對檔案保管室進(jìn)行安全檢查，確保消防、防盜等設(shè)施正常運行。4.對檔案進(jìn)行定期盤點，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案查閱（一）查閱主體1.本公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱辭職公務(wù)員檔案的人員，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供有效證明材料。（二）查閱流程1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。4.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得涂改、損壞檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）查閱限制1.涉及國家機(jī)密、個人隱私等敏感信息的檔案材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案借閱（一）借閱主體本公司/組織內(nèi)部因工作需要借閱辭職公務(wù)員檔案的人員，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限、歸還日期等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（三）借閱限制1.檔案一般不得外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外借檔案時，應(yīng)與借閱單位簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案安全歸還。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞主體本公司/組織根據(jù)辭職公務(wù)員的工作變動或其他需要，負(fù)責(zé)將其檔案轉(zhuǎn)遞至相關(guān)單位。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.檔案管理部門根據(jù)轉(zhuǎn)遞要求，填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位、轉(zhuǎn)遞日期等信息。2.檔案轉(zhuǎn)遞通知單經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，加蓋公司/組織公章。3.檔案管理部門按照規(guī)定的方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，轉(zhuǎn)遞方式可采用機(jī)要交通、專人送取等。4.接收單位收到檔案后，應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字蓋章，并及時反饋給本公司/組織檔案管理部門。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案安全、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞。2.轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋公章。3.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)做好跟蹤記錄，確保檔案按時、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立辭職公務(wù)員檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.信息錄入：將檔案中的各項信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檢索查詢：通過信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化安全保障1.建立信息化安全管理制度，加強對信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善辭職公務(wù)員檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整和安全。3.按照規(guī)定為查閱、借閱檔案的人員提供服務(wù)，做好檔案查閱、借閱記錄。4.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時更新檔案信息。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檔案管理部門應(yīng)定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作。2.對監(jiān)督檢查中提出的問題，應(yīng)認(rèn)真整改，并及時反饋整改情況。十一、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因檔案管理人員失職、瀆職等原因，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等問題發(fā)生的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.因查閱、借閱人員違反檔案管理制度，擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案等行為，應(yīng)追究相