PAGE合同檔案及糾紛管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司合同檔案管理，加強合同糾紛預防與處理，維護公司合法權益，保障公司正常運營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務活動中簽訂的各類合同及相關檔案資料，以及由此引發(fā)的合同糾紛處理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內(nèi)部規(guī)定，確保合同簽訂、履行、檔案管理及糾紛處理全過程合法合規(guī)。2.全面管理原則涵蓋合同從起草、審批、簽訂、履行到終止的各個環(huán)節(jié)，對合同檔案進行全面、系統(tǒng)的管理。3.預防為主原則注重合同風險防范，加強合同簽訂前的審核與評估，提前預防合同糾紛的發(fā)生。4.及時處理原則對于發(fā)生的合同糾紛，應及時采取有效措施進行處理，避免損失擴大。二、合同檔案管理（一）合同簽訂前的檔案準備1.合同文本起草業(yè)務部門負責根據(jù)業(yè)務需求起草合同文本，確保合同條款明確、具體、合法，具備可操作性。合同文本應包括但不限于合同雙方基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。2.合同審核資料收集業(yè)務部門在提交合同審核前，應收集與合同相關的背景資料、市場信息、對方主體資格證明等資料，一并提交給審核部門。審核資料應真實、完整、有效，能夠支持合同的簽訂與履行。（二）合同審核與審批1.審核流程合同文本及相關資料提交后，按照公司內(nèi)部審核流程進行流轉。審核部門應從法律合規(guī)、商務條款、財務風險等方面進行全面審核，并提出審核意見。審核意見應明確指出合同存在的問題及修改建議，確保合同質(zhì)量。2.審批權限根據(jù)合同金額、性質(zhì)等因素，設定不同的審批權限。重大合同或涉及重要事項的合同，應提交公司高層領導審批。審批通過的合同，方可簽訂。（三）合同簽訂與編號1.簽訂要求合同簽訂應嚴格按照審核通過的文本進行，確保合同雙方簽字（蓋章）齊全、手續(xù)完備。合同簽訂過程中，應注意留存雙方授權代表的身份證明、授權委托書等相關文件。2.合同編號合同簽訂后，由專人負責為合同進行編號。合同編號應具有唯一性，便于合同檔案的管理與查詢。編號規(guī)則應明確、統(tǒng)一，并在公司內(nèi)部進行公示。（四）合同履行過程中的檔案管理1.履行記錄業(yè)務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同履行過程中的各項信息，包括合同執(zhí)行情況、款項收付、交付記錄、質(zhì)量驗收等。履行記錄應及時、準確、完整，為合同檔案的整理與分析提供依據(jù)。2.變更與補充合同履行過程中如需變更或補充合同條款，應按照原合同審核與審批流程進行操作。變更或補充后的合同文本應與原合同一并歸檔管理，確保合同檔案的完整性。（五）合同終止后的檔案管理1.終止清算合同終止后，業(yè)務部門應及時進行清算，清理合同履行過程中的遺留問題，確保雙方權利義務得到妥善處理。清算結果應形成書面報告，提交給檔案管理部門。2.檔案歸檔檔案管理部門應在合同終止后[X]個工作日內(nèi)，將合同檔案進行整理歸檔。歸檔內(nèi)容包括合同文本、審核審批文件、履行記錄、變更補充協(xié)議、清算報告等相關資料。合同檔案應按照類別、時間順序進行排列，編制目錄，便于查閱。（六）合同檔案的保管與查閱1.保管要求合同檔案應妥善保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結合的方式進行存儲。電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.查閱權限嚴格限制合同檔案的查閱權限，未經(jīng)授權人員不得查閱合同檔案。因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)相關部門負責人審批后，方可查閱。查閱過程中，應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自復制、涂改、損毀合同檔案。三、合同糾紛管理（一）糾紛預防1.風險評估業(yè)務部門在合同簽訂前，應對合同相對方的主體資格、經(jīng)營狀況、信用情況等進行全面調(diào)查與評估，識別合同履行過程中可能存在的風險，并制定相應的風險防范措施。2.合同條款審查加強合同條款審查，確保合同條款明確、具體、合法，避免因合同條款模糊或存在歧義而引發(fā)糾紛。對于涉及重大利益或風險較高的合同，可聘請專業(yè)律師進行審查。3.培訓與宣傳定期組織公司員工進行合同管理及風險防范培訓，提高員工的法律意識和業(yè)務水平。通過內(nèi)部宣傳、案例分析等方式，加強員工對合同糾紛預防的重視，營造良好的合同管理氛圍。（二）糾紛發(fā)現(xiàn)與報告1.日常監(jiān)控業(yè)務部門在合同履行過程中，應密切關注合同相對方的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)可能存在的糾紛隱患。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時與對方溝通協(xié)商，并向公司相關部門報告。2.報告流程合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應在[X]個工作日內(nèi)填寫糾紛報告表，詳細說明糾紛發(fā)生的原因、經(jīng)過、涉及金額、目前狀況等信息，并提交給公司法務部門。法務部門接到報告后，應及時進行分析評估，并制定糾紛處理方案。（三）糾紛處理1.協(xié)商解決對于合同糾紛，應首先嘗試通過協(xié)商方式解決。業(yè)務部門與法務部門應共同參與協(xié)商過程，積極與對方溝通，尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商過程中，應注意保留相關證據(jù)，如協(xié)商記錄、函件往來等。2.第三方調(diào)解如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或雙方自愿選擇第三方調(diào)解機構進行調(diào)解。調(diào)解機構應具備專業(yè)資質(zhì)和良好信譽，能夠公正、公平地處理糾紛。調(diào)解過程中，應遵循調(diào)解程序，尊重調(diào)解結果。3.仲裁或訴訟如調(diào)解仍無法解決糾紛，可根據(jù)合同約定或相關法律法規(guī)，選擇仲裁或訴訟方式解決。在仲裁或訴訟過程中，公司應積極配合，提供充分的證據(jù)支持，維護公司合法權益。法務部門應負責組織相關人員參與仲裁或訴訟活動，確保程序合法、結果公正。（四）糾紛處理結果跟蹤與反饋1.執(zhí)行監(jiān)督糾紛處理結果生效后，業(yè)務部門應負責跟蹤執(zhí)行情況，確保對方按照處理結果履行義務。如發(fā)現(xiàn)對方未履行或未完全履行義務，應及時向法務部門報告，并采取相應的措施。2.總結反饋糾紛處理完畢后，法務部門應及時對糾紛處理過程進行總結分析，形成書面報告。報告內(nèi)容應包括糾紛發(fā)生的原因、處理過程、結果及經(jīng)驗教訓等信息。同時，應將糾紛處理結果及相關情況反饋給公司各部門，為今后的合同管理工作提供參考。四、責任追究（一）責任認定在合同簽訂、履行、檔案管理及糾紛處理過程中，如因工作人員故意或重大過失導致公司利益受損或違反本制度規(guī)定的，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。責任認定應根據(jù)事實和證據(jù)，客觀、公正地進行。（二）追究方式1.批評教育對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，可給予批評教育，責令其改正錯誤。2.經(jīng)濟處罰根據(jù)違規(guī)行為造成的損失大小，對相關人員給予相應的經(jīng)濟處罰，如扣發(fā)獎金、工資等。3.行政處分對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，可給予行政處分，如警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。4.法律責任如因違規(guī)行為導致公司遭受重大損失或觸犯法