PAGE工程項(xiàng)目采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程項(xiàng)目采購管理，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序，保障工程項(xiàng)目順利實(shí)施，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目采購活動(dòng)，包括但不限于工程設(shè)備、材料、構(gòu)配件的采購，以及與工程項(xiàng)目相關(guān)的服務(wù)采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購全過程的監(jiān)督和管理，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司成立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃、采購預(yù)算和采購合同。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為采購活動(dòng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。采購部門的職責(zé)包括：1.制定采購管理制度和工作流程。2.編制采購計(jì)劃和采購預(yù)算。3.組織采購招標(biāo)、詢價(jià)、談判等采購活動(dòng)。4.選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同。5.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。6.建立供應(yīng)商檔案，評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效。（三）其他相關(guān)部門1.工程部門：負(fù)責(zé)提出工程項(xiàng)目采購需求，參與采購技術(shù)規(guī)格的制定，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商技術(shù)能力評(píng)估，跟蹤采購物資的到貨驗(yàn)收和使用情況。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，參與供應(yīng)商質(zhì)量能力評(píng)估，對(duì)采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。三、采購流程（一）采購需求提出1.工程部門根據(jù)工程項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際需求，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時(shí)間等信息。2.《采購需求申請(qǐng)表》經(jīng)工程部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計(jì)劃編制1.采購部門收到《采購需求申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司庫存情況和采購周期，編制《采購計(jì)劃》。2.《采購計(jì)劃》應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購方式、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.《采購計(jì)劃》報(bào)采購決策委員會(huì)審批后，作為采購活動(dòng)的依據(jù)。（三）采購預(yù)算編制1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)《采購計(jì)劃》，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情，編制采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購物資的預(yù)算金額、資金來源等內(nèi)容，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.采購預(yù)算報(bào)采購決策委員會(huì)審批后，作為采購資金控制的依據(jù)。（四）采購方式選擇1.根據(jù)采購物資的特點(diǎn)、金額大小、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購、單一來源采購等。2.招標(biāo)采購適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購項(xiàng)目；詢價(jià)采購適用于金額較小、技術(shù)簡(jiǎn)單、市場(chǎng)供應(yīng)充足的采購項(xiàng)目；競(jìng)爭(zhēng)性談判采購適用于招標(biāo)失敗或因技術(shù)復(fù)雜等原因無法進(jìn)行招標(biāo)的采購項(xiàng)目；單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購或因特殊原因需要從特定供應(yīng)商處采購的采購項(xiàng)目。3.采購方式的選擇應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。（五）采購文件編制1.根據(jù)采購方式，編制相應(yīng)的采購文件。采購文件主要包括招標(biāo)文件、詢價(jià)文件、談判文件、單一來源采購申請(qǐng)等。2.采購文件應(yīng)明確采購物資的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等要求，以及供應(yīng)商的資格條件、報(bào)價(jià)要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.采購文件經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，發(fā)布給潛在供應(yīng)商。（六）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購文件的要求，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。3.組織對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況。4.根據(jù)考察或評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂采購合同。5.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購業(yè)績(jī)、合作情況等內(nèi)容，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。（七）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式及違約責(zé)任等條款。3.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法律顧問審核簽字后，報(bào)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章。4.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。（八）采購合同執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.工程部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購物資進(jìn)行到貨驗(yàn)收，檢查物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合合同要求。3.財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。4.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決，并向采購決策委員會(huì)報(bào)告。（九）采購驗(yàn)收與結(jié)算1.采購物資到貨后，工程部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門應(yīng)按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《采購驗(yàn)收單》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。2.《采購驗(yàn)收單》作為采購物資結(jié)算的依據(jù)之一。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《采購驗(yàn)收單》、采購合同等相關(guān)文件，辦理采購結(jié)算手續(xù)。3.采購結(jié)算完成后，采購部門應(yīng)及時(shí)整理采購文件和相關(guān)資料，進(jìn)行歸檔保存。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、法律糾紛等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和排序，確定重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。例如，對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可在采購合同中明確違約責(zé)任條款，要求供應(yīng)商提供履約保證金或擔(dān)保；對(duì)于質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量控制和到貨驗(yàn)收；對(duì)于價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式鎖定價(jià)格；對(duì)于法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核和法律咨詢，確保采購合同合法合規(guī)。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)信號(hào)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與改進(jìn)1.采購部門定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，檢查風(fēng)險(xiǎn)是否得到有效控制。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，不斷完善采購風(fēng)險(xiǎn)管理體系。五、采購信息管理（一）信息收集與整理1.采購部門負(fù)責(zé)收集與采購活動(dòng)相關(guān)的各類信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等。2.對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和分析，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，為采購信息應(yīng)及時(shí)更新，確保其準(zhǔn)確性和時(shí)效性。（二）信息共享與利用1.建立采購信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購部門與工程部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門之間的信息共享。2.各部門根據(jù)工作需要，及時(shí)查閱和利用采購信息數(shù)據(jù)庫中的信息，為采購決策、項(xiàng)目實(shí)施等提供支持。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)采購信息安全管理，采取必要的技術(shù)措施和管理措施，防止采購信息泄露、篡改或丟失。例如，對(duì)采購信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密處理，設(shè)置用戶權(quán)限，定期備份數(shù)據(jù)等。2.對(duì)涉及采購信息安全的人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，提高其信息安全意識(shí)和防范能力。六、采購績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)設(shè)定1.設(shè)定采購績(jī)效評(píng)估指標(biāo)，包括采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理等方面。2.采購成本指標(biāo)可包括采購價(jià)格、采購費(fèi)用率等；采購質(zhì)量指標(biāo)可包括物資合格率、退貨率等；采購效率指標(biāo)可包括采購周期、訂單處理及時(shí)率等；供應(yīng)商管理指標(biāo)可包括供應(yīng)商滿意度得分、供應(yīng)商投訴率等。（二）評(píng)估方法與周期1.采用定量與定性相結(jié)合的評(píng)估方法，對(duì)采購績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。例如，通過數(shù)據(jù)分析計(jì)算采購成本、采購質(zhì)量等定量指標(biāo)，通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)訪談等來評(píng)估供應(yīng)商管理等定性指標(biāo)。2.采購績(jī)效評(píng)估周期為每季度一次，采購部門應(yīng)在每季度末提交采購績(jī)效評(píng)估報(bào)告。（三