PAGE會議室保密規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司會議室的保密管理，確保公司機密信息的安全，防止因會議室使用不當導致信息泄露，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室的使用及相關保密管理活動。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關保密標準，確保公司在會議室保密管理方面的行為合法合規(guī)。2.預防為主原則：強化對會議室使用過程中各個環(huán)節(jié)的保密措施，從源頭上預防機密信息的泄露風險。3.全面覆蓋原則：涵蓋會議室使用前、使用中、使用后的各個階段，對涉及的人員、設備、資料等進行全面的保密管理。4.責任明確原則：明確各部門及相關人員在會議室保密管理中的職責，做到責任到人。二、會議室使用前保密管理（一）會議室預約1.預約流程使用部門或個人需提前通過公司指定的會議室預約系統(tǒng)進行預約，填寫會議主題、參會人員、預計時長等信息。預約時應明確是否涉及公司機密信息，如涉及，需在預約系統(tǒng)中勾選相應標識，并注明保密級別。2.信息審核行政部門負責對會議室預約信息進行審核，確保預約信息完整、準確。對于涉及機密信息的會議預約，行政部門應及時通知保密管理部門進行重點關注。（二）會議室準備1.清潔與檢查在會議開始前，會議室管理員應確保會議室清潔衛(wèi)生，桌椅擺放整齊，設備正常運行。對會議室的電腦、投影儀、音響等設備進行全面檢查，確保無故障隱患。2.資料準備根據(jù)會議需求，準備必要的會議資料，如文件、資料、演示文稿等。對于涉及機密信息的資料，應嚴格按照保密規(guī)定進行保管和傳遞，確保在會議開始前不被無關人員接觸。資料準備過程中，應避免在非保密區(qū)域長時間放置機密資料，如需提前放置在會議室，應確保會議室處于無人狀態(tài)，并鎖好門窗。（三）參會人員管理1.人員通知會議組織者應嚴格按照預約信息通知參會人員，明確會議時間、地點及相關要求。提醒參會人員遵守會議室保密規(guī)定，不得將會議相關信息泄露給無關人員。2.身份核實會議室入口處應安排專人對參會人員進行身份核實，確保參會人員為預約名單中的人員。對于非本公司人員參加會議的情況，應提前進行身份審查，并要求其簽署保密承諾書。三、會議室使用中保密管理（一）會議期間1.人員行為規(guī)范參會人員應嚴格遵守會議紀律，不得在會議期間隨意走動、交談與會議無關的內(nèi)容。禁止在會議室內(nèi)使用手機、平板電腦等電子設備進行與會議無關的操作，如玩游戲、瀏覽無關網(wǎng)頁等。如需使用電子設備記錄會議內(nèi)容，應事先獲得會議組織者同意，并確保設備已采取必要的保密措施，如設置密碼等。涉及機密信息的會議，參會人員應將文件資料妥善保管在自己座位附近，不得隨意放置在會議桌上或其他易被他人獲取的地方。會議期間如需離開會議室，應將機密文件資料隨身攜帶或交由會議組織者指定人員保管。2.設備使用管理會議使用的電腦、投影儀、音響等設備，應由專人負責操作，避免無關人員擅自操作。在使用電子設備展示機密信息時，應采取必要的遮擋措施，防止信息被無關人員窺視。如投影儀在會議室后方墻壁展示，應確保前方人員無法直接看到展示內(nèi)容。會議結束后，應及時關閉電子設備及相關軟件，清除臨時存儲在設備中的會議資料和信息。如使用U盤等移動存儲設備傳輸資料，應在使用后及時刪除設備中的相關文件，并對設備進行格式化處理。（二）會議資料管理1.資料發(fā)放與回收對于會議發(fā)放的機密資料，應嚴格控制發(fā)放范圍，確保只有參會人員能夠獲取。發(fā)放時應進行登記，記錄發(fā)放時間、資料名稱、發(fā)放對象等信息。會議結束后，應及時回收發(fā)放的機密資料，核對資料數(shù)量，確保無遺漏。對于需要留存的資料，應按照公司保密規(guī)定進行妥善保管。2.資料討論與記錄在涉及機密信息的會議討論中，應明確討論范圍和保密要求，避免無關信息的混入。如需對會議內(nèi)容進行記錄，應指定專人負責，記錄人員應具備一定的保密意識和業(yè)務能力。記錄過程中應確保記錄內(nèi)容準確、完整，記錄完成后應將記錄資料妥善保管，未經(jīng)許可不得外傳。（三）會議環(huán)境管理1.門窗管理會議期間應關閉會議室門窗，防止外部人員窺視會議室內(nèi)情況。如會議室有窗戶，應拉上窗簾，避免光線直射導致會議資料內(nèi)容被外部人員看清。2.周邊人員管理注意會議室周邊環(huán)境，防止無關人員在附近逗留、偷聽會議內(nèi)容。對于可能存在安全隱患的區(qū)域，如會議室靠近走廊或人員流動頻繁的區(qū)域，應采取必要的隔音措施，如安裝隔音材料或設置屏風等，減少聲音傳播。四、會議室使用后保密管理（一）資料整理與歸檔1.資料收集會議結束后，會議組織者應及時收集會議期間產(chǎn)生的各類資料，包括文件、記錄、演示文稿等。對收集到的資料進行初步整理，檢查資料是否齊全、完整，如有缺失應及時與相關人員核實補充。2.資料歸檔根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，將整理后的會議資料進行分類歸檔。對于涉及機密信息的資料，應按照公司保密級別要求，存放在專門的保密檔案柜或存儲設備中，并進行加密存儲。歸檔過程中應做好記錄，注明資料名稱、歸檔時間、保管期限等信息。（二）設備清理與維護1.設備清理對會議使用的電腦、投影儀、音響等設備進行清理，刪除臨時文件、緩存數(shù)據(jù)等無用信息。檢查設備是否存在異常情況，如發(fā)現(xiàn)設備故障或數(shù)據(jù)異常，應及時通知相關技術人員進行處理。2.設備維護按照設備維護計劃，定期對會議室設備進行維護保養(yǎng)，確保設備性能良好。在設備維護過程中，如涉及對設備存儲數(shù)據(jù)的操作，應采取必要的保密措施，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）會議室檢查與關閉1.檢查內(nèi)容會議室管理員在會議結束后應對會議室進行全面檢查，包括門窗是否關閉、設備是否關閉并妥善保管、資料是否整理歸檔等。檢查會議室是否存在遺留的機密信息或文件資料，如有發(fā)現(xiàn)應及時清理并按照保密規(guī)定處理。2.關閉要求確認會議室檢查無誤后，關閉會議室門窗，切斷電源，確保會議室處于安全狀態(tài)。將會議室鑰匙交回行政部門保管，行政部門應做好鑰匙使用記錄。五、保密培訓與教育（一）培訓對象1.所有參與會議室使用的人員，包括會議組織者、參會人員、會議室管理員、設備操作人員等。（二）培訓內(nèi)容1.公司保密制度及相關法律法規(guī)知識，重點講解會議室保密管理的要求和規(guī)定。2.會議室使用過程中的保密操作規(guī)范，如資料保管、設備使用、人員行為等方面的注意事項。3.典型的會議室保密案例分析，通過實際案例加深員工對保密重要性的認識。（三）培訓方式1.定期組織集中培訓，邀請公司保密管理部門或外部專家進行授課。2.利用內(nèi)部網(wǎng)絡平臺、電子郵件等方式發(fā)布保密培訓資料，供員工自主學習。3.在會議室顯著位置張貼保密提示標語，提醒員工遵守保密規(guī)定。六、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司保密管理部門負責對會議室保密規(guī)范制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.會議室預約信息的審核情況，包括預約流程是否規(guī)范、信息是否準確完整等。2.會議室使用前的準備工作是否符合保密要求，如資料準備、設備檢查、人員通知等。3.會議室使用過程中的保密措施落實情況，如人員行為規(guī)范、資料管理、設備使用、環(huán)境管理等。4.會議室使用后的資料整理歸檔、設備清理維護、會議室關閉等工作是否到位。5.員工對會議室保密規(guī)范制度的知曉程度和執(zhí)行情況。（三）檢查頻率1.保密管理部門定期對會議室保密情況進行檢查，每月至少進行一次全面檢查。2.根據(jù)實際情況，對涉及重要機密信息的會議進行專項檢查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密管理部門應及時記錄，并向相關責任部門或人員發(fā)出整改通知。2.責任部門或人員應在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，并將整改情況反饋給保密管理部門。3.對違反會議室保密規(guī)范制度的行為，公司將按照相關規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將追究法律責任。七、保密責任與獎懲（一）保密責任1.公司各部門負責人為本部門會議室保密管理的第一責任人，負責組織本部門員工學習和遵守會議室保密規(guī)范制度，并對本部門的保密工作進行監(jiān)督檢查。2.所有參與會議室使用的人員應嚴格遵守本制度規(guī)定，對會議期間接觸到的公司機密信息承擔保密責任。如因個人原因導致機密信息泄露，應依法承擔相應的法律責任。（二）獎勵措施1.對于在會議室保密管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予物質(zhì)獎勵等。2.對及時發(fā)現(xiàn)并有效阻止會議室保密信息泄露事件發(fā)生的人員，公司將視情況給予特別獎勵。（三）懲罰措施1.對于違反會議室保密規(guī)范制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。