PAGE印章管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、部門章等各類印章的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)印章的管理，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。3.審批授權(quán)原則：嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批程序，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用印章。4.登記備案原則：對印章的刻制、啟用、變更、停用、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要填寫《印章刻制申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到公安機關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。2.在申請刻制印章時，應(yīng)明確印章的名稱、規(guī)格、材質(zhì)、用途等信息，并提供準(zhǔn)確的印章樣式。3.新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員對印章的質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗收，確保印章符合要求。（二）印章啟用1.印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可啟用。2.印章啟用時，應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的使用范圍和審批程序，同時將印章啟用信息報公安機關(guān)備案。3.新印章啟用后，原印章同時廢止，行政部門應(yīng)及時將廢止印章進(jìn)行封存，并按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。三、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署，以及其他需要代表公司行使權(quán)力的事項。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項，如簽署個人文件、辦理銀行開戶等。3.合同專用章：用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟業(yè)務(wù)文件。4.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)收支、結(jié)算、票據(jù)等相關(guān)業(yè)務(wù)。5.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報表等的簽署，以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他事項。（二）使用流程1.填寫《印章使用申請表》：使用部門或個人應(yīng)根據(jù)印章使用事項，詳細(xì)填寫《印章使用申請表》，注明申請日期、申請部門、申請人、印章名稱、使用事項、使用份數(shù)、使用時間等信息。2.審批：《印章使用申請表》應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請事項的真實性、合法性和必要性，確保印章使用符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。3.用印：經(jīng)審批同意后，印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行用印，用印時應(yīng)在印章使用登記表上進(jìn)行登記，注明用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、申請人等信息。4.蓋章：用印時應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋在文件的空白處。蓋章后，印章管理人員應(yīng)將印章妥善保管，防止印章被盜用或濫用。（三）特殊情況處理1.緊急用?。喝缬鼍o急情況需要立即使用印章，且無法按照正常審批流程進(jìn)行審批時，使用部門或個人應(yīng)電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可先予用印，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。2.異地用?。阂驑I(yè)務(wù)需要在異地使用印章時，應(yīng)提前與印章管理人員溝通協(xié)調(diào)，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，印章管理人員可通過郵寄、專人送達(dá)等方式將印章送至異地使用部門或個人，但應(yīng)確保印章在運輸過程中的安全。3.代用?。涸瓌t上不允許代用印，如因特殊原因需要代用印時，代用印人應(yīng)填寫《代用印申請表》，注明代用印原因、代用印人姓名、被代用印人姓名、代用印時間等信息，并經(jīng)被代用印人書面授權(quán)和公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可代用印。代用印人應(yīng)對代用印事項負(fù)責(zé)。四、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理制度，確保印章的安全保管。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域。如因工作需要攜帶印章外出時，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并采取必要的安全措施，確保印章安全。3.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接日期、交接雙方姓名等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.印章交接時，交接雙方應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保印章交接清楚、準(zhǔn)確。交接完成后，原印章保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新的印章保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉印章管理流程。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，需要停用印章時，印章保管部門應(yīng)填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可停用。2.印章停用后，印章保管人員應(yīng)及時將印章封存，并在公司內(nèi)部發(fā)布停用通知，告知相關(guān)部門和人員。（二）銷毀1.對于停用的印章，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀日期等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，銷毀人員和監(jiān)督人應(yīng)簽字確認(rèn)。3.印章銷毀后，印章保管部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料存檔保管，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對公司印章管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對印章的使用、保管等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.因違反印章管理制度給公司造成經(jīng)濟損失