PAGE單位規(guī)范合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本單位合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)單位合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評估和防控，對合同簽訂、履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別、分析和應(yīng)對，確保單位利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則合同管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、歸口管理的原則。由單位指定的合同管理部門負(fù)責(zé)合同的審核、簽訂、履行、監(jiān)督等工作，各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判、執(zhí)行等具體事宜。二、合同管理部門及職責(zé)（一）合同管理部門設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)本單位合同的統(tǒng)一管理工作。合同管理部門應(yīng)配備具有專業(yè)法律知識和合同管理經(jīng)驗(yàn)的人員，確保合同管理工作的順利開展。（二）合同管理部門職責(zé)1.制定和完善合同管理制度，明確合同管理流程和要求。2.負(fù)責(zé)合同文本的審核，對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。3.參與合同的談判和簽訂工作，對合同簽訂過程進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保合同簽訂符合法律法規(guī)和單位利益。4.負(fù)責(zé)合同的編號、登記、歸檔等工作，建立合同管理臺賬，及時(shí)掌握合同簽訂、履行情況。5.監(jiān)督合同的履行，定期檢查合同執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。6.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟活動(dòng)，維護(hù)單位合法權(quán)益。7.組織開展合同管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高單位員工的合同法律意識和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，起草人應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容和要求，收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分的市場調(diào)研和分析，確保合同條款具有可行性和操作性。2.合同起草應(yīng)使用規(guī)范的合同文本格式，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。3.合同中涉及的專業(yè)術(shù)語、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求等應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。（二）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。2.合同審核主要包括以下內(nèi)容：合同主體資格審查：審查合同對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等，確保合同對方具有簽訂和履行合同的能力。合同條款審查：審查合同條款是否合法、完整、準(zhǔn)確，是否符合單位利益和風(fēng)險(xiǎn)防范要求。重點(diǎn)審查合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。合同風(fēng)險(xiǎn)審查：對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和分析，提出風(fēng)險(xiǎn)防范措施和建議。合同文本格式審查：審查合同文本格式是否規(guī)范，是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（三）合同審批1.合同審核通過后，應(yīng)提交單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程按照單位內(nèi)部的審批制度執(zhí)行，一般合同由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同或涉及金額較大的合同需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同審核意見和單位實(shí)際情況，對合同進(jìn)行審批。審批通過的合同，由單位領(lǐng)導(dǎo)簽署同意意見；審批不通過的合同，應(yīng)及時(shí)返回合同管理部門，并說明理由，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見進(jìn)行修改后重新提交審核和審批。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用單位統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作。2.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對方當(dāng)事人已在合同上簽字或蓋章，并對合同簽字蓋章的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核實(shí)。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交合同管理部門進(jìn)行編號、登記和歸檔，并將合同原件妥善保管。合同管理部門應(yīng)建立合同管理臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)組織合同交底會(huì)議，向相關(guān)人員傳達(dá)合同內(nèi)容和要求，明確各部門在合同履行過程中的職責(zé)和義務(wù)。2.合同交底會(huì)議應(yīng)包括以下內(nèi)容：合同主要條款介紹：詳細(xì)介紹合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款，確保參會(huì)人員對合同內(nèi)容有清晰的了解。各部門職責(zé)分工：明確各部門在合同履行過程中的職責(zé)和義務(wù)，如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和跟蹤，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)資金收付和核算，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督等。合同履行計(jì)劃：制定合同履行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)階段和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保合同履行工作有序進(jìn)行。風(fēng)險(xiǎn)防范措施：分析合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，并提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施和建議。（二）合同執(zhí)行1.各部門應(yīng)按照合同約定和合同交底會(huì)議要求，認(rèn)真履行合同義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要變更合同條款，應(yīng)及時(shí)與合同對方當(dāng)事人溝通協(xié)商，并按照合同變更程序進(jìn)行處理。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，對合同履行情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括合同執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況等。合同履行臺賬應(yīng)定期更新，并及時(shí)向合同管理部門報(bào)送。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和財(cái)務(wù)管理制度，及時(shí)辦理合同款項(xiàng)的收付手續(xù)，并做好財(cái)務(wù)核算工作。在辦理合同款項(xiàng)收付時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證和手續(xù)，確?？铐?xiàng)收付的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。（三）合同監(jiān)督1.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同執(zhí)行進(jìn)度、款項(xiàng)收付情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況、違約責(zé)任承擔(dān)情況等。2.合同管理部門在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)合同履行存在問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門發(fā)出整改通知，并跟蹤整改情況。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照整改通知要求，及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保合同順利履行。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，合同管理部門應(yīng)及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出相應(yīng)的解決方案和建議。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)匯報(bào)情況，及時(shí)做出決策，采取有效措施加以解決。五、合同變更與解除管理（一）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化或合同雙方協(xié)商一致，需要變更合同條款的，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：業(yè)務(wù)部門提出變更申請：業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同履行情況和實(shí)際需要，填寫合同變更申請表，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容和要求。合同管理部門審核：合同管理部門收到合同變更申請表后，應(yīng)按照合同審核程序?qū)ψ兏鼉?nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查變更條款的合法性、合理性和對單位利益的影響。修改合同文本：經(jīng)合同管理部門審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改，并重新提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同審批：合同文本修改后，應(yīng)按照合同審批程序提交單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過的合同變更申請，由單位領(lǐng)導(dǎo)簽署同意意見；審批不通過的合同變更申請，應(yīng)及時(shí)返回業(yè)務(wù)部門，并說明理由，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見進(jìn)行修改后重新提交審核和審批。簽訂變更協(xié)議：合同變更申請經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同對方當(dāng)事人簽訂合同變更協(xié)議，并按照合同簽訂程序進(jìn)行操作。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更協(xié)議副本提交合同管理部門進(jìn)行編號、登記和歸檔，并對合同履行臺賬進(jìn)行更新。合同管理部門應(yīng)建立合同變更管理臺賬，對合同變更情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）合同解除1.合同履行過程中，如因不可抗力、合同目的無法實(shí)現(xiàn)、合同雙方協(xié)商一致等原因，需要解除合同的，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：業(yè)務(wù)部門提出解除申請：業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同履行情況和實(shí)際需要，填寫合同解除申請表，詳細(xì)說明解除的原因、時(shí)間和要求。合同管理部門審核：合同管理部門收到合同解除申請表后，應(yīng)按照合同審核程序?qū)獬蜻M(jìn)行審核，重點(diǎn)審查解除合同是否符合法律法規(guī)和單位利益。通知合同對方當(dāng)事人：經(jīng)合同管理部門審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知合同對方當(dāng)事人解除合同的決定，并要求對方在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)是否同意解除合同。協(xié)商解除事宜：如合同對方當(dāng)事人同意解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方協(xié)商解除合同的具體事宜，包括合同解除的時(shí)間、方式、款項(xiàng)結(jié)算、違約責(zé)任承擔(dān)等。協(xié)商達(dá)成一致意見后，應(yīng)簽訂合同解除協(xié)議，并按照合同簽訂程序進(jìn)行操作。合同解除協(xié)議應(yīng)作為解除合同的依據(jù)，與原合同具有同等法律效力。辦理相關(guān)手續(xù)：合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如退還合同標(biāo)的物、結(jié)算款項(xiàng)、清理債權(quán)債務(wù)等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同解除協(xié)議和財(cái)務(wù)管理制度，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，并做好財(cái)務(wù)核算工作。合同管理部門應(yīng)建立合同解除管理臺賬，對合同解除情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.因不可抗力或合同目的無法實(shí)現(xiàn)等法定原因解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，并按照法律法規(guī)的要求履行通知、證明等義務(wù)。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照法律法規(guī)的規(guī)定和合同約定，妥善處理善后事宜，避免給單位造成損失。六、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同簽訂前的風(fēng)險(xiǎn)評估和審查，確保合同條款合法、完整、準(zhǔn)確，避免因合同條款漏洞或歧義引發(fā)糾紛。2.嚴(yán)格按照合同約定和履行程序履行合同義務(wù)，加強(qiáng)合同履行過程中的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。3.加強(qiáng)與合同對方當(dāng)事人的溝通和協(xié)調(diào)，及時(shí)了解對方的需求和意見，保持良好的合作關(guān)系，避免因溝通不暢或誤解引發(fā)糾紛。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)和資料。合同管理部門應(yīng)立即介入糾紛處理工作，組織相關(guān)人員進(jìn)行分析和研究，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況和性質(zhì)，選擇合適的解決方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等。在選擇糾紛解決方式時(shí)，應(yīng)充分考慮單位利益、糾紛解決成本、解決時(shí)間等因素，確保糾紛得到妥善解決。3.如選擇協(xié)商解決糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行友好協(xié)商，爭取達(dá)成一致意見，解決糾紛。協(xié)商過程中，應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)和記錄，以備后續(xù)可能的需要。4.如協(xié)商不成，可選擇調(diào)解解決糾紛。調(diào)解可由合同管理部門組織，也可委托第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行。調(diào)解過程中，應(yīng)遵循自愿、合法、公正的原則，充分聽取雙方意見，促使雙方達(dá)成調(diào)解協(xié)議。5.如調(diào)解不成，可選擇仲裁或訴訟解決糾紛。選擇仲裁解決糾紛的，應(yīng)按照合同約定或雙方達(dá)成的仲裁協(xié)議，向約定的仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁。選擇訴訟解決糾紛的，應(yīng)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，應(yīng)積極配合，提供充分的證據(jù)和資料，維護(hù)單位合法權(quán)益。6.合同糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將糾紛處理結(jié)果向合同管理部門報(bào)告，并將相關(guān)資料整理歸檔。合同管理部門應(yīng)建立合同糾紛管理臺賬，對合同糾紛的發(fā)生、處理情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交合同管理部門進(jìn)行編號、登記和歸檔。合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、合同交底會(huì)議記錄、合同履行臺賬、合同糾紛處理記錄等相關(guān)資料。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查找和管理。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編號、編目等處理，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和單位實(shí)際情況確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長期保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。3.嚴(yán)格限制合同檔案的查閱和借閱，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱或借閱合同檔案。因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱或借閱申請表，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還合同檔案，并不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀合同檔案。（四）檔案銷