PAGE印章發(fā)放制度規(guī)范要求一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司印章的發(fā)放流程，確保印章的安全使用和有效管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有印章的發(fā)放管理，包括但不限于公章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章、部門章等各類具有法律效力或代表公司特定職能的印章。3.基本原則合法性原則：印章的發(fā)放和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保行為合法合規(guī)。安全性原則：建立健全印章安全保管和使用機(jī)制，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生，保障公司利益不受損害。規(guī)范性原則：明確印章發(fā)放的流程、審批權(quán)限、使用范圍等，確保印章管理工作規(guī)范有序。責(zé)任性原則：明確印章保管和使用人員的責(zé)任，對(duì)因印章管理不善導(dǎo)致的問題追究相關(guān)人員責(zé)任。二、印章種類及用途1.公章代表公司對(duì)外行使權(quán)力的正式印章，具有最高法律效力。用于公司各類重要文件、合同、協(xié)議、報(bào)表等的簽署，以及對(duì)外報(bào)送的各類公文、函件等。具體使用范圍包括但不限于公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等證照的年檢、變更；公司對(duì)外投資、融資、擔(dān)保等重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的文件簽署；公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議；公司向政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)、合作伙伴等報(bào)送的正式文件等。2.合同章專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等具有明確權(quán)利義務(wù)關(guān)系的文件。確保合同簽訂過程的嚴(yán)肅性和合法性，明確雙方的責(zé)任和權(quán)益。合同章的使用必須嚴(yán)格按照合同審批流程進(jìn)行，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.財(cái)務(wù)章用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。如財(cái)務(wù)報(bào)表蓋章、支票背書、發(fā)票開具、銀行賬戶業(yè)務(wù)辦理等。財(cái)務(wù)章的使用應(yīng)遵循財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)審批流程，確保財(cái)務(wù)資金的安全和準(zhǔn)確記錄。4.法人章代表公司法定代表人行使權(quán)力的印章，主要用于特定的法律文件簽署或銀行預(yù)留印鑒等。法人章的使用需經(jīng)法定代表人授權(quán)，并嚴(yán)格按照授權(quán)范圍和審批程序進(jìn)行，確保法人行為的合法性和有效性。5.部門章各部門根據(jù)工作需要設(shè)立的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的蓋章確認(rèn)。部門章的使用范圍僅限于本部門業(yè)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)，不得對(duì)外用于簽訂合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。部門章的使用應(yīng)遵循部門內(nèi)部管理規(guī)定，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。三、印章發(fā)放流程1.申請(qǐng)各部門或個(gè)人因工作需要申請(qǐng)印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)印章的種類、用途、預(yù)計(jì)使用范圍、使用頻率等信息?！队≌律暾?qǐng)表》需由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門章（如有），確保申請(qǐng)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.審批申請(qǐng)表提交至公司行政部門，行政部門對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審查申請(qǐng)印章的必要性、使用范圍是否符合公司規(guī)定等。經(jīng)行政部門初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和管理要求，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行全面評(píng)估，做出審批決定。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或重大事項(xiàng)的印章申請(qǐng)，需經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長最終審批?？偨?jīng)理或董事長在審批過程中，應(yīng)綜合考慮公司戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)控制等因素，確保印章發(fā)放符合公司整體利益。3.制作與發(fā)放經(jīng)審批同意后，行政部門根據(jù)印章制作要求，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行印章制作。制作單位應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司提供的樣式、規(guī)格進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量和安全性。印章制作完成后，行政部門對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章的外觀、尺寸、文字、圖案等是否符合要求，印章的材質(zhì)是否堅(jiān)固耐用，印章的防偽性能是否達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)等。驗(yàn)收合格后，行政部門將印章登記造冊(cè)，并填寫《印章發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、編號(hào)、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、發(fā)放日期等信息。領(lǐng)取人在《印章發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)后，行政部門將印章發(fā)放給領(lǐng)取人，并告知印章保管和使用的相關(guān)規(guī)定及注意事項(xiàng)。四、印章保管要求1.專人保管各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，熟悉印章管理規(guī)定和使用流程。公章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章等重要印章原則上應(yīng)由公司行政部門、財(cái)務(wù)部門或法務(wù)部門的正式員工保管，不得委托臨時(shí)人員或外部人員代管。部門章由各部門指定專人保管，保管人員名單應(yīng)報(bào)行政部門備案。2.保管場(chǎng)所印章應(yīng)存放在安全可靠的保管場(chǎng)所，如保險(xiǎn)柜、專用印章箱等。保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能，確保印章安全存放。對(duì)于重要印章，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，分別掌管保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼，確保印章在任何情況下都能得到妥善保管。3.保管記錄保管人員應(yīng)建立印章保管記錄，詳細(xì)記錄印章的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。記錄應(yīng)包括日期、使用部門、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人、領(lǐng)取人、歸還時(shí)間等信息，確保印章使用情況可追溯。印章保管記錄應(yīng)定期整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和審計(jì)。五、印章使用要求1.審批制度印章使用前，必須填寫《印章使用申請(qǐng)表》，明確使用事項(xiàng)、使用部門、使用人、使用時(shí)間等信息，并按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)的印章使用，由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要業(yè)務(wù)、重大金額、法律文件等事項(xiàng)的印章使用，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事長審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)事項(xiàng)，確保印章使用符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求，對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)。2.使用范圍印章必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用，不得超出授權(quán)范圍擅自使用印章。嚴(yán)禁將印章用于任何違法違規(guī)、損害公司利益的行為。使用部門應(yīng)在印章使用申請(qǐng)表中明確注明使用范圍，并確保實(shí)際使用情況與申請(qǐng)內(nèi)容一致。對(duì)于超出使用范圍的申請(qǐng)，審批人應(yīng)予以拒絕。3.使用登記印章使用時(shí)，保管人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄印章使用的日期、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)事項(xiàng)、批準(zhǔn)人、使用人、歸還時(shí)間等信息。使用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保印章使用過程可查可控。登記記錄應(yīng)與印章保管記錄相互核對(duì)，確保數(shù)據(jù)一致。4.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印對(duì)于重要文件、合同、協(xié)議等需要加蓋印章的，原則上應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。監(jiān)印人員應(yīng)全程監(jiān)督印章加蓋過程，確保印章加蓋位置準(zhǔn)確、清晰，與文件內(nèi)容相符。如遇特殊情況需要在公司外部加蓋印章的，應(yīng)提前評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，并采取必要的防范措施，如由專人攜帶印章前往蓋章地點(diǎn)，并全程監(jiān)督蓋章過程等。六、印章停用、銷毀規(guī)定1.停用情形因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，導(dǎo)致印章不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。印章停用前，保管人員應(yīng)清理印章使用記錄，確保所有未完成的使用事項(xiàng)已妥善處理。2.停用申請(qǐng)與審批印章保管部門或使用部門應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章停用原因、停用時(shí)間等信息，并報(bào)行政部門審核。行政部門審核通過后，將申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章正式停用。3.銷毀程序?qū)τ谕Ｓ玫挠≌?，原則上應(yīng)進(jìn)行銷毀處理，以防止印章被非法使用。印章銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，注明印章名稱、編號(hào)、停用原因、銷毀方式等信息，并報(bào)行政部門審核。行政部門審核通過后，組織相關(guān)人員對(duì)印章進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并拍照或錄像留存記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間地點(diǎn)、參與人員、印章名稱編號(hào)、銷毀方式等信息，與《印章銷毀申請(qǐng)表》一并歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)印章發(fā)放、保管、使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查印章管理制度的執(zhí)行情況、審批流程的合規(guī)性、使用登記記錄的完整性等。審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.定期檢查行政部門定期對(duì)印章保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管場(chǎng)所的安全性、保管記錄的完整性、使用登記的準(zhǔn)確性等。檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.違規(guī)處理對(duì)于違反印章發(fā)放制度規(guī)范要求的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、