公司采購辦公用品制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國采購法》等相關國家法律法規(guī)，參照行業(yè)企業(yè)內控管理標準，結合集團母公司關于供應鏈風險防控的指導精神，以及公司內部提升采購效率、降低運營成本的客觀需求制定。旨在通過規(guī)范辦公用品采購行為，防控舞弊、浪費、腐敗等專項風險，實現(xiàn)采購管理的合規(guī)化、精細化、標準化，保障公司資產(chǎn)安全與業(yè)務連續(xù)性。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及其全體員工參與辦公用品采購的各類場景，包括但不限于辦公耗材、電子設備、清潔用品、印刷品等的計劃制定、需求提報、供應商選擇、合同簽訂、驗收付款等全流程管理。業(yè)務場景涵蓋日常采購、應急采購、批量采購及集中采購等所有形式。第三條本制度下列術語的含義界定如下：（一）XX專項管理：指圍繞辦公用品采購過程，通過制度設計、流程管控、風險識別、監(jiān)督考核等手段，實現(xiàn)對采購活動的系統(tǒng)性監(jiān)督與治理，確保采購行為的合法合規(guī)與效率優(yōu)化。（二）XX風險：指在辦公用品采購環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的違規(guī)操作、資產(chǎn)流失、舞弊行為、供應鏈中斷等潛在威脅，包括但不限于供應商選擇不當、價格異常波動、驗收標準缺失、庫存積壓等。（三）XX合規(guī)：指辦公用品采購活動嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、公司制度及政策要求，確保采購行為的權責清晰、流程規(guī)范、決策透明、記錄完整。第四條辦公用品采購專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：采購管理須覆蓋所有部門及采購場景，確保無死角、無盲區(qū)。（二）責任到人原則：明確各層級、各崗位在采購環(huán)節(jié)的職責權限，實現(xiàn)責任終身制。（三）風險導向原則：以風險防控為核心，實施分級分類管理，優(yōu)先防范重大風險。（四）持續(xù)改進原則：通過動態(tài)評估、反饋優(yōu)化，不斷完善采購管理體系。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司辦公用品采購專項管理負總責，對采購行為的合規(guī)性、安全性承擔首要責任；分管領導為直接責任人，負責組織制定采購策略、審批重大采購事項、監(jiān)督制度執(zhí)行。第六條設立公司辦公用品采購專項管理領導小組（以下簡稱“領導小組”），由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，財務部、審計部、采購部及法務部等部門負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調采購管理工作，研究決策重大采購事項，審批年度采購計劃，監(jiān)督制度落實，并定期開展專項治理行動。第七條領導小組下設辦公室，掛靠采購部，負責日常管理事務，具體職責包括：制定采購管理制度、組織供應商準入與退出管理、協(xié)調跨部門協(xié)作、編制采購報告等。第八條牽頭部門（采購部）職責：（一）負責辦公用品采購專項管理制度建設，組織制度宣貫與培訓；（二）制定年度采購計劃，審核各部門采購需求，平衡預算與需求；（三）實施供應商管理，建立合格供應商名錄，開展供應商評估與淘汰；（四）規(guī)范采購流程，監(jiān)督采購行為的合規(guī)性，組織采購過程監(jiān)督；（五）分析采購數(shù)據(jù)，識別風險點，提出優(yōu)化建議。第九條專責部門（審計部、法務部）職責：（一）審計部負責采購活動的獨立審計，重點審查采購流程合規(guī)性、價格合理性、合同履行情況等；（二）法務部負責采購合同的法律審核，提供合規(guī)咨詢，處理采購糾紛；（三）聯(lián)合開展專項檢查，對違規(guī)行為提出處理建議。第十條業(yè)務部門/下屬單位職責：（一）根據(jù)業(yè)務需求編制采購申請，明確采購品種、數(shù)量、用途等；（二）參與供應商比選，配合驗收環(huán)節(jié)，確保采購物資質量符合要求；（三）負責本部門庫存管理，定期盤點，防止資產(chǎn)閑置或流失；（四）配合調查違規(guī)線索，如實提供相關材料。第十一條基層執(zhí)行崗（采購專員、需求部門經(jīng)辦人）職責：（一）嚴格執(zhí)行采購流程，不得擅自變更審批權限或繞過審批環(huán)節(jié)；（二）簽署采購文件時須確認信息準確性，拒絕簽署不合規(guī)文件；（三）發(fā)現(xiàn)采購行為異常或潛在風險時，須及時上報至專責部門或領導小組；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，對本人經(jīng)手采購行為的合規(guī)性負責。第三章專項管理重點內容與要求第十二條供應商盡職調查：采購前須對供應商資質、信譽、財務狀況、行業(yè)口碑等進行全面核查，建立《合格供應商名錄》，原則上采用名錄內供應商。涉及金額超過XX萬元的采購項目，須進行公開招標或邀請招標。第十三條招標采購規(guī)范：遵循公開、公平、公正原則，明確招標文件要素，包括技術參數(shù)、商務條款、評審標準等，確保評審過程獨立透明。第十四條采購價格控制：采用市場詢價、比價、招標等多種方式確定采購價格，建立價格基準庫，對異常價格波動進行預警。第十五條合同簽訂要求：采購合同須包含物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、驗收標準、違約責任等核心條款，由法務部審核后方可簽署。第十六條驗收管理：采購物資到貨后，需求部門須在XX日內完成驗收，出具驗收報告，并協(xié)同財務部辦理付款手續(xù)。驗收不合格的，須及時退回供應商并要求整改。第十七條庫存管理：建立辦公用品庫存臺賬，定期盤點，超過XX個月未使用的物資須進行評估，經(jīng)領導小組批準后方可處置。第十八條采購行為禁止：嚴禁以下行為：（一）向近親屬或特定關系人定向采購；（二）以虛假需求套取采購資金；（三）擅自降低采購標準以獲取回扣；（四）將集中采購項目化整為零規(guī)避監(jiān)管。第十九條專項風險防控重點：（一）供應商管理風險：警惕“圍標”“串標”行為，定期評估供應商履約能力；（二）價格風險：防范價格虛高、陰陽合同等舞弊行為，建立價格異常舉報機制；（三）庫存風險：防止物資積壓導致浪費，通過動態(tài)調撥降低庫存成本；（四）驗收風險：確保驗收標準客觀，避免因標準缺失導致資產(chǎn)流失。第四章專項管理運行機制第二十條制度動態(tài)更新：采購部每年第一季度結合法規(guī)變化、業(yè)務調整編制制度修訂草案，經(jīng)領導小組審議通過后發(fā)布。涉及重大制度調整的，須開展全員培訓。第二十一條風險識別預警：每季度開展采購風險排查，對發(fā)現(xiàn)的問題建立臺賬，按風險等級劃分，重大風險即時上報領導小組。第二十二條合規(guī)審查機制：將采購審查嵌入以下關鍵節(jié)點：（一）采購申請?zhí)釄髸r，由采購部審核需求合理性；（二）招標文件發(fā)布前，由法務部進行法律合規(guī)性審查；（三）合同簽訂后，由審計部開展履約抽查；（四）付款審批時，須核對驗收單據(jù)，未經(jīng)合規(guī)審查的不得付款。第二十三條風險應對機制：（一）一般風險：由業(yè)務部門自行整改，專責部門跟蹤確認；（二）重大風險：啟動應急預案，領導小組組織專項處置，必要時通報上級單位；（三）緊急情況須先采取補救措施，同時上報風險評估結果。第二十四條責任追究機制：（一）違規(guī)情形：包括但不限于未按流程操作、泄露采購信息、收受回扣等；（二）處罰標準：根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，給予通報批評、績效扣減、行政處分，涉嫌犯罪的移交司法機關；（三）聯(lián)動考核：采購行為合規(guī)情況納入部門年度評優(yōu)，連續(xù)XX次考核不合格的取消采購權限。第二十五條評估改進機制：每年第四季度組織專項管理有效性評估，通過問卷調查、數(shù)據(jù)分析、案例復盤等方式，形成評估報告，提出改進方案。第五章專項管理保障措施第二十六條組織保障：各級領導須定期聽取采購管理匯報，重大事項親自部署，確保制度執(zhí)行力度。第二十七條考核激勵機制：將采購合規(guī)情況納入部門年度考核指標，優(yōu)秀案例予以獎勵，連續(xù)XX次考核排名末位的部門負責人須約談。第二十八條培訓宣傳機制：（一）管理層：每年開展合規(guī)履職培訓，重點講解制度紅線與責任；（二）業(yè)務部門：開展操作規(guī)范培訓，確保需求提報符合要求；（三）基層員工：每月進行制度宣導，發(fā)放《采購行為指引手冊》。第二十九條信息化支撐：依托ERP系統(tǒng)實現(xiàn)采購流程線上化，通過數(shù)據(jù)接口自動校驗采購需求、價格、合同等要素，關鍵節(jié)點設置預警提醒。第三十條文化建設：編制《辦公用品采購合規(guī)手冊》，發(fā)布典型案例，設立舉報郵箱/熱線，營造“人人講合規(guī)”的氛圍。第三十一條報告制度：（一）風險事件報告：重大風險須在XX小時內上報領導小組，形成書面報告；（二）年度管理報告：每年12月