PAGE供貨商與財(cái)務(wù)制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司與供貨商之間的財(cái)務(wù)往來，確保公司采購活動(dòng)的合法性、規(guī)范性和經(jīng)濟(jì)性，保障公司及供貨商的合法權(quán)益，維護(hù)良好的商業(yè)合作關(guān)系，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康穩(wěn)定發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及與供貨商交易的采購業(yè)務(wù)，包括原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等各類采購活動(dòng)。3.基本原則合法性原則：公司與供貨商的交易必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保交易行為合法合規(guī)。誠信原則：雙方應(yīng)秉持誠實(shí)守信的態(tài)度開展合作，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，不得隱瞞重要信息或欺詐對(duì)方。規(guī)范性原則：建立健全的財(cái)務(wù)流程和管理制度，規(guī)范采購業(yè)務(wù)中的財(cái)務(wù)操作，確保財(cái)務(wù)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。效益原則：在保證采購質(zhì)量和服務(wù)的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。二、供貨商選擇與評(píng)估1.供貨商選擇標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)信譽(yù)：供貨商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)，具有良好的商業(yè)信譽(yù)，無不良信用記錄。產(chǎn)品質(zhì)量：提供的產(chǎn)品或服務(wù)應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求，具備穩(wěn)定的質(zhì)量保證體系。價(jià)格合理：在同類產(chǎn)品或服務(wù)中，價(jià)格具有競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)應(yīng)考慮成本效益因素。供應(yīng)能力：具備足夠的生產(chǎn)能力或服務(wù)提供能力，能夠按時(shí)、按量滿足公司的采購需求。售后服務(wù)：提供完善的售后服務(wù)，包括產(chǎn)品維修、退換貨、技術(shù)支持等。2.供貨商評(píng)估流程初步篩選：采購部門根據(jù)公司采購需求，收集潛在供貨商信息，進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的供貨商名單。實(shí)地考察：對(duì)初步篩選的供貨商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、供應(yīng)能力等情況，形成考察報(bào)告。綜合評(píng)估：采購部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)供貨商進(jìn)行綜合評(píng)估，從資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、供應(yīng)能力、售后服務(wù)等方面進(jìn)行打分，確定最終合格的供貨商名單。定期復(fù)審：定期對(duì)供貨商進(jìn)行復(fù)審，根據(jù)其經(jīng)營狀況、合作表現(xiàn)等因素，調(diào)整供貨商名單，確保合作供貨商的質(zhì)量。三、采購合同管理1.合同簽訂流程合同起草：采購部門根據(jù)采購業(yè)務(wù)需求，起草采購合同文本，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。合同審核：采購合同文本起草完成后，提交給財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同中的付款條款、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容，確保公司資金安全和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控；法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性等法律條款，避免合同糾紛。合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供貨商簽訂。簽訂后的合同原件應(yīng)及時(shí)交公司檔案室存檔，并復(fù)印一份交財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)。2.合同變更管理變更申請(qǐng)：在合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，應(yīng)由采購部門提出變更申請(qǐng)，說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)公司的影響。變更審核：變更申請(qǐng)?zhí)峤缓螅瑯有杞?jīng)財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核變更后的付款條款、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容，評(píng)估對(duì)公司資金流的影響；法務(wù)部門重點(diǎn)審核變更的合法性、合規(guī)性等法律條款，確保變更后的合同符合法律法規(guī)要求。變更簽訂：經(jīng)審核通過的合同變更申請(qǐng)，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供貨商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時(shí)交公司檔案室存檔，并復(fù)印一份交財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)。3.合同執(zhí)行監(jiān)督采購部門：負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供貨商溝通協(xié)調(diào)，確保供貨商按時(shí)、按量、按質(zhì)履行合同義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供貨商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，追究其違約責(zé)任。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)監(jiān)督采購合同的付款執(zhí)行情況，按照合同約定的付款方式和時(shí)間及時(shí)付款。同時(shí)，對(duì)合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和分析，為公司決策提供支持。其他部門：根據(jù)各自職責(zé)，配合采購部門和財(cái)務(wù)部門做好合同執(zhí)行監(jiān)督工作，確保公司采購業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。四、采購付款管理1.付款方式預(yù)付款：根據(jù)合同約定，在采購合同簽訂后，公司可向供貨商支付一定比例的預(yù)付款。預(yù)付款比例應(yīng)根據(jù)供貨商的信譽(yù)、合作歷史、采購產(chǎn)品或服務(wù)的性質(zhì)等因素綜合確定，一般不超過合同總金額的[X]%。貨到付款：在供貨商將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)并經(jīng)檢驗(yàn)合格后，公司按照合同約定支付貨款。分期付款：對(duì)于金額較大、交貨期較長的采購合同，可根據(jù)合同約定分階段支付貨款。分期付款的次數(shù)、比例和時(shí)間應(yīng)在合同中明確約定。質(zhì)保金：在采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)保期屆滿后，如無質(zhì)量問題，公司將質(zhì)保金支付給供貨商。質(zhì)保金比例一般為合同總金額的[X]%[X]%。2.付款審批流程申請(qǐng)付款：采購部門根據(jù)合同執(zhí)行情況，填寫付款申請(qǐng)單，注明供貨商名稱、合同編號(hào)、付款金額、付款方式、付款理由等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等證明文件。部門審核：付款申請(qǐng)單提交后，由采購部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人、倉庫管理人員等相關(guān)人員進(jìn)行審核。采購部門負(fù)責(zé)人審核采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性和合理性；質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人審核產(chǎn)品質(zhì)量是否符合合同要求；倉庫管理人員審核貨物是否已實(shí)際入庫。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)單及相關(guān)證明文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、發(fā)票是否合規(guī)等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通核實(shí)，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)采購部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門審核通過的付款申請(qǐng)單，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況、采購業(yè)務(wù)的重要性等因素進(jìn)行審批決策。付款執(zhí)行：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意的付款申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間及時(shí)辦理付款手續(xù)。五、發(fā)票管理1.發(fā)票取得供貨商應(yīng)提供合法有效的發(fā)票：供貨商在收取貨款時(shí)，應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，向公司開具合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同約定的產(chǎn)品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等一致。及時(shí)取得發(fā)票：采購部門應(yīng)督促供貨商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)開具發(fā)票，并及時(shí)將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。2.發(fā)票審核票面信息審核：財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票的票面信息是否完整、準(zhǔn)確，包括發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購買方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、銷售方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)等內(nèi)容。發(fā)票真?zhèn)螌徍耍和ㄟ^國家稅務(wù)總局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等方式對(duì)發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行審核，確保取得的發(fā)票為真實(shí)有效的發(fā)票。發(fā)票合規(guī)性審核：審核發(fā)票是否符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，如發(fā)票的開具是否規(guī)范、發(fā)票的印章是否齊全等。3.發(fā)票處理合規(guī)發(fā)票：對(duì)于審核通過的合規(guī)發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，按照發(fā)票金額確認(rèn)采購成本或費(fèi)用，并進(jìn)行相應(yīng)的稅務(wù)抵扣。不合規(guī)發(fā)票：對(duì)于審核發(fā)現(xiàn)的不合規(guī)發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，要求供貨商重新開具合規(guī)發(fā)票。如供貨商無法重新開具合規(guī)發(fā)票，公司應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行稅務(wù)處理，并追究供貨商的違約責(zé)任。六、財(cái)務(wù)核算與監(jiān)督1.財(cái)務(wù)核算采購業(yè)務(wù)核算：財(cái)務(wù)部門按照國家財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)核算。根據(jù)采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，確認(rèn)采購成本或費(fèi)用，記錄應(yīng)付賬款等負(fù)債科目，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。定期對(duì)賬：財(cái)務(wù)部門定期與供貨商進(jìn)行對(duì)賬，核對(duì)雙方的往來賬目，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，應(yīng)及時(shí)與供貨商溝通核實(shí)，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購合同的簽訂、執(zhí)行情況，付款審批流程的合規(guī)性，發(fā)票管理的規(guī)范性等內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。外部審計(jì)監(jiān)督：公司接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)監(jiān)督，配合審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)檢查。對(duì)于審計(jì)機(jī)構(gòu)提出的問題和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，積極整改，不斷完善公司的采購財(cái)務(wù)管理制度。七、風(fēng)險(xiǎn)管理1.供貨商違約風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：分析供貨商可能出現(xiàn)的違約情況，如無法按時(shí)交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、提供虛假發(fā)票等。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：評(píng)估供貨商違約對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)狀況等方面的影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：與供貨商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確違約責(zé)任；建立供貨商信用檔案，加強(qiáng)對(duì)供貨商的信用管理；定期對(duì)供貨商進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)并采取措施防范。2.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)付款風(fēng)險(xiǎn)：如供貨商未按時(shí)交貨或產(chǎn)品質(zhì)量不合格，公司可能面臨提前付款或拒絕付款的風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)對(duì)措施包括加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)督，嚴(yán)格按照合同約定付款；建立預(yù)付款、質(zhì)保金等風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，降低付款風(fēng)險(xiǎn)。資金流風(fēng)險(xiǎn)：不合理的付款安排可能導(dǎo)致公司資金流緊張。應(yīng)對(duì)措施包括優(yōu)化付款計(jì)劃，合理安排資金，確保公司資金鏈的穩(wěn)定。稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：發(fā)票管理不善可能導(dǎo)致公司面臨稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)對(duì)措施包括加強(qiáng)發(fā)票審核，確保取得合法有效的發(fā)票；規(guī)范發(fā)票開具和使用，避免稅務(wù)違規(guī)行為。八、信息溝通與協(xié)調(diào)1.內(nèi)部溝通采購部門與財(cái)務(wù)部門：采購部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供采購合同、付款申請(qǐng)等相關(guān)信息，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與采購部門溝通采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)狀況和資金安排情況，共同做好采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)管理工作。采購部門與其他部門：采購部門應(yīng)與質(zhì)量部門、倉庫管理人員等其他部門密切配合，及時(shí)溝通采購業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，確保采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量和及時(shí)入庫。2.與供貨商溝通合同溝通：在采購合同簽訂前，與供