PAGE供應商返款財務制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司供應商返款的財務處理流程，確保返款業(yè)務的準確性、及時性和合規(guī)性，加強公司財務管理，保障公司和供應商的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與供應商之間發(fā)生的各類返款業(yè)務，包括但不限于因質(zhì)量問題、采購數(shù)量調(diào)整、合作協(xié)議變更等原因產(chǎn)生的返款。（三）基本原則1.合法性原則：返款業(yè)務必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準的要求，確保公司和供應商的行為合法合規(guī)。2.準確性原則：財務部門應準確記錄和核算每一筆供應商返款，確保返款金額、時間、方式等信息的真實可靠。3.及時性原則：對于符合返款條件的業(yè)務，應及時辦理返款手續(xù)，提高資金使用效率，維護公司與供應商的良好合作關(guān)系。4.權(quán)責明確原則：明確各部門在供應商返款業(yè)務中的職責和權(quán)限，確保業(yè)務流程順暢，責任落實到人。二、返款業(yè)務流程（一）返款申請1.業(yè)務部門發(fā)起：當出現(xiàn)符合返款條件的情況時，業(yè)務部門應填寫《供應商返款申請表》，詳細說明返款原因、返款金額、涉及的采購訂單號等信息，并附上相關(guān)證明材料，如質(zhì)量檢驗報告、采購合同變更協(xié)議等。2.審核與審批：采購部門審核：采購部門收到申請表后，對返款原因進行核實，確認是否符合采購合同約定及公司相關(guān)規(guī)定。審核通過后，在申請表上簽署意見并提交財務部門。財務部門審核：財務部門對申請表中的金額計算、相關(guān)憑證的完整性進行審核。審核無誤后，提交公司管理層審批。管理層審批：管理層根據(jù)公司政策和實際情況對返款申請進行審批。審批通過后，申請表返回業(yè)務部門。（二）返款通知1.業(yè)務部門通知供應商：業(yè)務部門在收到審批通過的《供應商返款申請表》后，及時與供應商溝通，以書面形式（如郵件、函件等）向供應商發(fā)出返款通知，告知供應商返款原因、金額、預計返款時間等信息。2.供應商確認：供應商收到返款通知后，應在規(guī)定時間內(nèi)進行確認，并將確認回執(zhí)反饋給業(yè)務部門。如供應商對返款事項有異議，應在回執(zhí)中說明原因，雙方協(xié)商解決。（三）返款支付1.財務部門準備支付資料：財務部門根據(jù)審批通過的返款申請和供應商確認回執(zhí)，準備返款支付所需的資料，包括付款申請單、發(fā)票等。2.支付審批：財務部門負責人對付款申請單進行審核，確保支付金額、支付對象、支付方式等信息準確無誤。審核通過后，提交公司管理層進行最終審批。3.支付執(zhí)行：經(jīng)管理層審批同意后，財務部門按照公司資金支付流程進行付款操作。付款方式可根據(jù)公司與供應商的約定及實際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式。4.支付記錄與憑證保存：財務部門在完成支付后，及時記錄返款支付的相關(guān)信息，包括支付日期、支付金額、支付方式、收款方等，并妥善保存相關(guān)憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、支票存根、發(fā)票等，以備后續(xù)查詢和審計。（四）返款跟蹤與反饋1.業(yè)務部門跟蹤：業(yè)務部門負責跟蹤返款支付情況，確保供應商按時收到返款。如發(fā)現(xiàn)支付過程中出現(xiàn)問題或供應商未按時收到款項，應及時與財務部門溝通協(xié)調(diào)解決。2.財務部門反饋：財務部門定期向業(yè)務部門反饋返款業(yè)務的處理進度和結(jié)果，包括已支付的返款明細、未支付的返款情況等。同時，對返款業(yè)務進行統(tǒng)計分析，為公司管理層提供決策支持。三、財務核算與管理（一）會計科目設(shè)置1.設(shè)立專門科目：為準確核算供應商返款業(yè)務，在會計科目中設(shè)置“應付供應商返款”科目，該科目屬于負債類科目，貸方記錄應支付給供應商的返款金額，借方記錄實際支付的返款金額，期末貸方余額反映公司尚未支付的供應商返款金額。2.明細核算：根據(jù)供應商名稱設(shè)置二級明細科目，對每一筆供應商返款進行明細核算，以便清晰反映與各供應商之間的返款往來情況。（二）賬務處理1.返款確認：當公司收到業(yè)務部門提交的審批通過的返款申請時，財務部門根據(jù)返款金額，借記相關(guān)成本費用科目（如采購成本、銷售費用等），貸記本科目（應付供應商返款供應商名稱）。2.支付返款：實際支付供應商返款時，借記本科目（應付供應商返款供應商名稱），貸記“銀行存款”或“庫存現(xiàn)金”等科目。3.期末結(jié)賬：期末，財務部門對“應付供應商返款”科目進行結(jié)賬，核對本科目余額與供應商往來賬目是否一致，確保財務數(shù)據(jù)的準確性。（三）財務報表披露1.資產(chǎn)負債表：在資產(chǎn)負債表中，“應付供應商返款”科目余額列示在流動負債項目下，反映公司期末尚未支付給供應商的返款金額，為報表使用者提供公司債務狀況的相關(guān)信息。2.其他報表：根據(jù)公司內(nèi)部管理需要，在相關(guān)財務報表附注中對供應商返款業(yè)務進行詳細披露，包括返款政策、返款金額的變動情況、主要供應商的返款明細等，以便管理層和其他利益相關(guān)者了解公司供應商返款業(yè)務的全貌。（四）財務監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督：財務部門定期對供應商返款業(yè)務進行自查，檢查返款流程是否合規(guī)、賬務處理是否準確、支付記錄是否完整等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時進行整改，并向公司管理層報告。2.審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對供應商返款業(yè)務進行審計，審查返款業(yè)務的真實性、合法性和效益性。審計結(jié)果作為公司內(nèi)部考核和管理決策的重要依據(jù)。四、風險管理（一）返款風險識別1.供應商信用風險：供應商可能因自身經(jīng)營不善、財務狀況惡化等原因無法按時履行返款義務，導致公司遭受經(jīng)濟損失。2.合同風險：采購合同條款不明確、約定不清，可能導致返款爭議和糾紛，影響公司利益。3.操作風險：返款業(yè)務流程中的環(huán)節(jié)操作不當，如信息傳遞錯誤、支付失誤等，可能引發(fā)財務風險。（二）風險評估1.建立風險評估指標體系：制定供應商信用評級指標、合同風險評估指標、操作風險評估指標等，對各類返款風險進行量化評估。2.定期評估：定期（如每季度）對供應商返款業(yè)務的風險狀況進行評估，根據(jù)評估結(jié)果確定風險等級，為風險應對措施的制定提供依據(jù)。（三）風險應對措施1.供應商信用管理：信用調(diào)查：在與供應商合作前，對供應商進行全面的信用調(diào)查，了解其經(jīng)營狀況、財務狀況、信用記錄等信息，評估供應商的信用風險。信用評級與分類管理：根據(jù)信用調(diào)查結(jié)果，對供應商進行信用評級，分為不同等級進行分類管理。對于信用等級較低的供應商，加強返款監(jiān)控和風險防范措施。建立風險預警機制：設(shè)定供應商信用風險預警指標，如逾期賬款比例、財務指標異常等。當供應商出現(xiàn)風險預警信號時，及時采取措施，如暫停返款支付、與供應商協(xié)商解決方案等。2.合同管理：合同條款審核：在簽訂采購合同前，由法務部門和財務部門對合同條款進行嚴格審核，確保返款條款明確、具體、合法合規(guī)，避免因合同漏洞引發(fā)返款爭議。合同執(zhí)行監(jiān)督：在合同執(zhí)行過程中，業(yè)務部門和財務部門密切配合，監(jiān)督供應商履行合同義務情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中的問題，確保返款業(yè)務按照合同約定進行。3.操作流程優(yōu)化：完善業(yè)務流程：對返款業(yè)務流程進行梳理和優(yōu)化，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和責任分工，減少操作失誤和風險。加強培訓與溝通：對涉及返款業(yè)務的相關(guān)人員進行培訓，提高其業(yè)務水平和風險意識。同時，加強各部門之間的溝通協(xié)作，確保信息傳遞及時、準確，避免因信息不暢導致的風險。五、信息管理（一）返款信息收集1.業(yè)務部門收集：業(yè)務部門負責收集與供應商返款業(yè)務相關(guān)的各類信息，包括采購合同、質(zhì)量檢驗報告、返款申請及審批文件、供應商確認回執(zhí)、支付記錄等，并及時整理歸檔。2.信息錄入系統(tǒng)：業(yè)務部門將收集到的返款信息錄入公司財務管理信息系統(tǒng)，確保信息的準確性和及時性。錄入內(nèi)容應包括返款業(yè)務的基本信息、處理進度、相關(guān)附件等，以便財務部門和其他相關(guān)部門查詢和使用。（二）信息共享與查詢1.信息共享平臺：建立公司內(nèi)部的供應商返款信息共享平臺，實現(xiàn)業(yè)務部門、財務部門、采購部門等相關(guān)部門之間的信息實時共享。各部門可通過該平臺查詢返款業(yè)務的詳細信息，了解業(yè)務進展情況，提高工作效率和協(xié)同性。2.權(quán)限管理：對信息共享平臺設(shè)置不同的訪問權(quán)限，根據(jù)各部門的職責和工作需要，授予相應的查詢、修改、刪除等權(quán)限，確保信息安全和保密。（三）信息存檔與保管1.紙質(zhì)檔案存檔：業(yè)務部門和財務部門按照檔案管理規(guī)定，將與供應商返款業(yè)務相關(guān)的紙質(zhì)文件進行分類整理、裝訂成冊，并定期移交公司檔案管理部門存檔保管。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。2.電子檔案管理：對錄入財務管理信息系統(tǒng)的返款電子信息進行備份和存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案的保管期限與紙質(zhì)檔案一致，并定期進行數(shù)據(jù)維護和