PAGE供應(yīng)商財(cái)務(wù)制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司與供應(yīng)商之間的財(cái)務(wù)往來(lái)，確保交易的合法性、準(zhǔn)確性和透明度，維護(hù)公司及供應(yīng)商的合法權(quán)益，促進(jìn)雙方長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。2.適用范圍本制度適用于公司與所有供應(yīng)商之間的財(cái)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于采購(gòu)合同簽訂、貨款支付、發(fā)票管理、對(duì)賬結(jié)算等環(huán)節(jié)。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保財(cái)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)。準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，保證交易信息真實(shí)可靠。及時(shí)性原則：各項(xiàng)財(cái)務(wù)操作及時(shí)進(jìn)行，避免延誤影響合作。公正性原則：在與供應(yīng)商的財(cái)務(wù)往來(lái)中秉持公正、公平的態(tài)度，維護(hù)雙方利益平衡。二、供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)要求：具備合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證照，經(jīng)營(yíng)范圍符合公司采購(gòu)需求。信譽(yù)狀況：通過(guò)信用評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)等渠道了解供應(yīng)商的信譽(yù)記錄，無(wú)不良信用記錄。財(cái)務(wù)狀況：評(píng)估供應(yīng)商的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性，包括資產(chǎn)負(fù)債情況、現(xiàn)金流狀況等，確保其具備履行合同的財(cái)務(wù)能力。產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)水平：考察供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量、性能以及售后服務(wù)能力，滿足公司業(yè)務(wù)需求。2.供應(yīng)商評(píng)估流程初步調(diào)查：采購(gòu)部門收集供應(yīng)商基本信息，填寫(xiě)供應(yīng)商調(diào)查表，對(duì)其進(jìn)行初步了解。實(shí)地考察：必要時(shí)，組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、管理水平等。綜合評(píng)估：采購(gòu)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量等部門根據(jù)各自職責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，給出評(píng)估意見(jiàn)。審批確定：評(píng)估結(jié)果報(bào)公司管理層審批，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。三、采購(gòu)合同管理1.合同簽訂流程合同起草：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求起草采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等條款。審核會(huì)簽：采購(gòu)合同提交財(cái)務(wù)部門審核，重點(diǎn)審核付款條款、發(fā)票開(kāi)具要求等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)會(huì)簽法務(wù)、質(zhì)量等部門，確保合同合法合規(guī)、條款完整。簽訂蓋章：經(jīng)審核通過(guò)的合同，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章生效。2.合同變更管理變更申請(qǐng)：如因業(yè)務(wù)需要變更采購(gòu)合同，由采購(gòu)部門提出變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更原因及內(nèi)容。審核審批：變更申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門審核，報(bào)公司管理層審批。合同修訂：根據(jù)審批意見(jiàn)修訂采購(gòu)合同，并重新簽訂或補(bǔ)充協(xié)議。3.合同執(zhí)行跟蹤進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決問(wèn)題，確保按時(shí)交貨。付款提醒：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定付款時(shí)間，提前向采購(gòu)部門發(fā)出付款提醒，確保按時(shí)付款。驗(yàn)收結(jié)算：貨物驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。四、貨款支付管理1.付款審批流程申請(qǐng)?zhí)峤唬翰少?gòu)部門根據(jù)合同執(zhí)行情況，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，附上發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)單及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票真實(shí)性、合規(guī)性，合同執(zhí)行情況等，確保付款依據(jù)充分。領(lǐng)導(dǎo)審批：審核通過(guò)的付款申請(qǐng)單報(bào)公司管理層審批，根據(jù)公司資金狀況安排付款。2.付款方式選擇銀行轉(zhuǎn)賬：原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付貨款，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。支票支付：特殊情況下可使用支票支付，但需嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定執(zhí)行，確保支票開(kāi)具、交付、使用過(guò)程的安全。電子支付：積極推廣電子支付方式，提高付款效率，降低支付成本。3.逾期付款管理原因分析：如因特殊原因?qū)е掠馄诟犊?，采?gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，說(shuō)明原因并爭(zhēng)取諒解。利息支付：根據(jù)合同約定，對(duì)逾期付款部分按照一定比例支付利息給供應(yīng)商，具體利率標(biāo)準(zhǔn)在合同中明確。信用影響：逾期付款可能影響公司與供應(yīng)商的合作關(guān)系及公司信用評(píng)級(jí)，應(yīng)盡量避免。五、發(fā)票管理1.發(fā)票開(kāi)具要求合規(guī)開(kāi)具：供應(yīng)商應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及公司要求，及時(shí)、準(zhǔn)確開(kāi)具發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與合同約定一致。發(fā)票類型：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和稅務(wù)規(guī)定，開(kāi)具相應(yīng)類型的發(fā)票，如增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等。發(fā)票信息：發(fā)票應(yīng)包含公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)等準(zhǔn)確信息。2.發(fā)票審核與認(rèn)證審核要點(diǎn)：財(cái)務(wù)部門收到供應(yīng)商發(fā)票后，重點(diǎn)審核發(fā)票真?zhèn)?、發(fā)票內(nèi)容完整性、合規(guī)性等，確保發(fā)票符合報(bào)銷要求。認(rèn)證抵扣：對(duì)于增值稅專用發(fā)票，及時(shí)進(jìn)行認(rèn)證抵扣，避免逾期影響公司稅務(wù)處理。異常處理：如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其重新開(kāi)具或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。3.發(fā)票保管與歸檔妥善保管：財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保管發(fā)票，按照發(fā)票號(hào)碼順序進(jìn)行整理存放，確保發(fā)票安全、完整。歸檔要求：定期將發(fā)票進(jìn)行歸檔，建立發(fā)票檔案，便于查詢和核對(duì)。發(fā)票檔案應(yīng)包括發(fā)票記賬聯(lián)、抵扣聯(lián)、發(fā)票清單等相關(guān)資料。六、對(duì)賬與結(jié)算管理1.定期對(duì)賬對(duì)賬周期：每月末，財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，核對(duì)當(dāng)月采購(gòu)金額、付款金額、發(fā)票開(kāi)具情況等。對(duì)賬方式：可采用郵件、傳真、紙質(zhì)對(duì)賬單等方式進(jìn)行對(duì)賬，雙方核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)。差異處理：如發(fā)現(xiàn)對(duì)賬差異，雙方應(yīng)及時(shí)溝通查找原因，并進(jìn)行調(diào)整，確保賬目一致。2.結(jié)算流程結(jié)算申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)對(duì)賬結(jié)果，填寫(xiě)結(jié)算申請(qǐng)單，提交財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門審核結(jié)算申請(qǐng)單及相關(guān)對(duì)賬資料，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無(wú)誤?？铐?xiàng)支付：審核通過(guò)后，按照合同約定的付款方式進(jìn)行款項(xiàng)支付，并進(jìn)行賬務(wù)處理。3.往來(lái)賬款清理定期清查：定期對(duì)與供應(yīng)商的往來(lái)賬款進(jìn)行清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決長(zhǎng)期掛賬、異常賬款等問(wèn)題。原因分析：對(duì)于往來(lái)賬款差異較大或存在問(wèn)題的情況，分析原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，如與供應(yīng)商協(xié)商解決、追究責(zé)任等。報(bào)告制度：定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)往來(lái)賬款清理情況，確保公司資金安全和財(cái)務(wù)狀況清晰。七、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理1.供應(yīng)商信用風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：定期對(duì)供應(yīng)商信用狀況進(jìn)行評(píng)估，關(guān)注其經(jīng)營(yíng)變化、財(cái)務(wù)狀況等信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信用風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：建立供應(yīng)商信用風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，當(dāng)供應(yīng)商信用狀況出現(xiàn)惡化跡象時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)措施防范風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)對(duì)措施：如調(diào)整付款方式、減少采購(gòu)量、暫停合作等，降低因供應(yīng)商信用問(wèn)題導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.合同風(fēng)險(xiǎn)條款審查：加強(qiáng)采購(gòu)合同財(cái)務(wù)條款審查，確保合同中關(guān)于付款、發(fā)票、違約責(zé)任等條款明確、合理，避免潛在合同風(fēng)險(xiǎn)。合同執(zhí)行監(jiān)督：跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中的問(wèn)題，防止因合同糾紛導(dǎo)致財(cái)務(wù)損失。法律支持：對(duì)于重大合同或存在風(fēng)險(xiǎn)的合同，尋求法務(wù)部門的專業(yè)支持，保障公司合法權(quán)益。3.資金風(fēng)險(xiǎn)資金預(yù)算：合理編制資金預(yù)算，統(tǒng)籌安排資金，確保有足夠資金支付供應(yīng)商貨款，避免因資金短缺導(dǎo)致逾期付款。資金流動(dòng)性管理：加強(qiáng)資金流動(dòng)性管理，優(yōu)化資金結(jié)構(gòu)，提高資金使用效率，降低資金成本。應(yīng)急資金安排：制定應(yīng)急資金預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)資金需求，確保公司財(cái)務(wù)穩(wěn)定。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督定期審計(jì)：內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)供應(yīng)商財(cái)務(wù)制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)合同簽訂、貨款支付、發(fā)票管理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。問(wèn)題整改：對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。結(jié)果報(bào)告：審計(jì)結(jié)束后，出具審計(jì)報(bào)告，向公司管理層匯報(bào)審計(jì)結(jié)果及相關(guān)建議，為公司決策提供依據(jù)。2.財(cái)務(wù)自查日常自查：財(cái)務(wù)部門定期開(kāi)展財(cái)務(wù)自查工作，對(duì)與供應(yīng)商的財(cái)務(wù)往來(lái)進(jìn)行全面梳理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。專項(xiàng)檢查：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求或監(jiān)管要求，開(kāi)展專項(xiàng)財(cái)務(wù)檢查，重點(diǎn)檢查特定供應(yīng)商或特定財(cái)務(wù)事項(xiàng)，確保財(cái)務(wù)工作規(guī)范有序。自查報(bào)告：財(cái)