PAGE投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司投標(biāo)保證金的財(cái)務(wù)管理，規(guī)范投標(biāo)保證金的收取、退還、核算等行為，保障公司資金安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與各類(lèi)項(xiàng)目投標(biāo)活動(dòng)中涉及的投標(biāo)保證金管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保投標(biāo)保證金管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：保障投標(biāo)保證金資金安全，防止資金損失和挪用。3.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確記錄投標(biāo)保證金的收支情況，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。4.及時(shí)性原則：及時(shí)辦理投標(biāo)保證金的收取、退還等手續(xù)，提高資金使用效率。二、投標(biāo)保證金的收取（一）收取依據(jù)公司參與項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)，根據(jù)招標(biāo)文件要求收取投標(biāo)保證金。招標(biāo)文件應(yīng)明確投標(biāo)保證金的金額、繳納方式、繳納時(shí)間等具體要求。（二）收取流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)獲取招標(biāo)文件后，對(duì)其中關(guān)于投標(biāo)保證金的條款進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，填寫(xiě)《投標(biāo)保證金收取申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明項(xiàng)目名稱、招標(biāo)單位、投標(biāo)保證金金額、繳納截止日期等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)收到《投標(biāo)保證金收取申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核投標(biāo)保證金金額是否符合招標(biāo)文件要求、繳納截止日期是否合理等。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并告知業(yè)務(wù)部門(mén)。3.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，通知投標(biāo)人按照招標(biāo)文件規(guī)定的方式和時(shí)間繳納投標(biāo)保證金。投標(biāo)人繳納投標(biāo)保證金后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將繳納憑證復(fù)印件提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)收到投標(biāo)保證金繳納憑證復(fù)印件后，核對(duì)憑證信息與《投標(biāo)保證金收取申請(qǐng)表》是否一致。如一致，按照以下方式進(jìn)行賬務(wù)處理：借：銀行存款貸：其他應(yīng)付款投標(biāo)保證金[項(xiàng)目名稱]（三）收取方式投標(biāo)保證金可采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式繳納。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收投標(biāo)保證金，并確保資金及時(shí)到賬。對(duì)于以銀行轉(zhuǎn)賬方式繳納的投標(biāo)保證金，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)核對(duì)銀行進(jìn)賬信息，確認(rèn)款項(xiàng)來(lái)源和金額。（四）特殊情況處理1.如投標(biāo)人未按照招標(biāo)文件要求按時(shí)足額繳納投標(biāo)保證金，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與投標(biāo)人溝通聯(lián)系，了解原因并督促其盡快繳納。如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)仍未繳納，視為自動(dòng)放棄投標(biāo)資格，公司應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定處理。2.如因特殊原因需要延長(zhǎng)投標(biāo)保證金繳納時(shí)間，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提前向招標(biāo)單位提出申請(qǐng)，經(jīng)招標(biāo)單位同意后，及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的信息，調(diào)整相關(guān)賬務(wù)處理。三、投標(biāo)保證金的退還（一）退還條件1.公司未中標(biāo)項(xiàng)目的投標(biāo)保證金，在中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出后一定期限內(nèi)（按照招標(biāo)文件規(guī)定執(zhí)行），如無(wú)其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)退還投標(biāo)人。2.公司中標(biāo)項(xiàng)目的投標(biāo)保證金，在簽訂合同并按照合同約定履行相關(guān)義務(wù)后，如無(wú)其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)退還投標(biāo)人。3.如因投標(biāo)人自身原因?qū)е峦稑?biāo)保證金不予退還的情況，應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定執(zhí)行，并向投標(biāo)人出具書(shū)面通知說(shuō)明理由。（二）退還流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在滿足投標(biāo)保證金退還條件后，填寫(xiě)《投標(biāo)保證金退還申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明項(xiàng)目名稱、招標(biāo)單位、投標(biāo)人名稱、投標(biāo)保證金金額、退還原因等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)收到《投標(biāo)保證金退還申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核退還條件是否符合規(guī)定、相關(guān)手續(xù)是否齊全等。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并告知業(yè)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)，按照以下方式進(jìn)行賬務(wù)處理：借：其他應(yīng)付款投標(biāo)保證金[項(xiàng)目名稱]貸：銀行存款同時(shí)，根據(jù)退還的方式，準(zhǔn)備相應(yīng)的付款手續(xù)。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式退還，應(yīng)填寫(xiě)轉(zhuǎn)賬支票或網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬指令，確保收款人信息準(zhǔn)確無(wú)誤；如采用支票方式退還，應(yīng)開(kāi)具支票并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章和法人章。4.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)將付款手續(xù)提交給公司法定代表人或授權(quán)簽字人審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照審批意見(jiàn)辦理投標(biāo)保證金退還手續(xù)。5.財(cái)務(wù)部門(mén)在辦理完投標(biāo)保證金退還手續(xù)后，及時(shí)將退還情況告知業(yè)務(wù)部門(mén)，并做好相關(guān)記錄。（三）特殊情況處理1.如投標(biāo)人要求以非原繳納方式退還投標(biāo)保證金，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)溝通協(xié)商，在確保資金安全和符合財(cái)務(wù)規(guī)定的前提下，可按照投標(biāo)人要求辦理。2.如因銀行等原因?qū)е峦稑?biāo)保證金退還失敗，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)銀行聯(lián)系，查明原因并采取措施解決問(wèn)題。如需要重新辦理退還手續(xù)，應(yīng)按照規(guī)定流程進(jìn)行操作。四、投標(biāo)保證金的核算與管理（一）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的會(huì)計(jì)科目對(duì)投標(biāo)保證金進(jìn)行核算，確保投標(biāo)保證金的收支情況清晰、準(zhǔn)確。2.每月末，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)投標(biāo)保證金的收支情況進(jìn)行核對(duì)和結(jié)賬，編制《投標(biāo)保證金收支明細(xì)表》，詳細(xì)反映各項(xiàng)投標(biāo)保證金的收取、退還時(shí)間、金額、項(xiàng)目名稱等信息，并與總賬、明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。3.年度終了，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)投標(biāo)保證金進(jìn)行全面清查，核實(shí)各項(xiàng)投標(biāo)保證金的收支情況和余額，編制年度投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)報(bào)告，為公司決策提供依據(jù)。（二）資金管理1.投標(biāo)保證金應(yīng)存入公司指定的銀行賬戶，實(shí)行專戶管理。嚴(yán)禁將投標(biāo)保證金與公司其他資金混存，確保資金安全。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)投標(biāo)保證金賬戶進(jìn)行檢查，核對(duì)賬戶余額與銀行對(duì)賬單是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.如因業(yè)務(wù)需要，需將投標(biāo)保證金賬戶資金進(jìn)行臨時(shí)調(diào)配，應(yīng)按照公司資金管理制度規(guī)定履行審批手續(xù)，并確保調(diào)配后賬戶余額符合規(guī)定要求。（三）檔案管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立健全投標(biāo)保證金檔案管理制度，對(duì)投標(biāo)保證金的相關(guān)資料進(jìn)行妥善保管。檔案資料應(yīng)包括招標(biāo)文件、投標(biāo)保證金收取申請(qǐng)表、繳納憑證復(fù)印件、退還申請(qǐng)表、付款手續(xù)等。2.投標(biāo)保證金檔案應(yīng)按照項(xiàng)目名稱、時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，并注明檔案編號(hào)、保管期限等信息。3.投標(biāo)保證金檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)投標(biāo)保證金的收取、退還、核算等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否符合本制度規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)投標(biāo)保證金管理情況進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，不斷完善管理制度和操作流程。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供投標(biāo)保證金管理的有關(guān)資料和情況。2.如因違反法律法規(guī)或本制度規(guī)定，導(dǎo)致公司受到處罰或損失的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因業(yè)務(wù)部門(mén)未按照本制度規(guī)定審核招標(biāo)文件、未及時(shí)通知投標(biāo)人繳納或退還投標(biāo)保證金等原因，導(dǎo)致公司遭受損失或產(chǎn)生不良影響的，由業(yè)務(wù)部門(mén)承擔(dān)主要責(zé)任。2.因財(cái)務(wù)部門(mén)未按照本制度規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理、資金管理不善等原因，導(dǎo)致公司遭受損失或產(chǎn)生不良影響的，由財(cái)務(wù)部門(mén)承擔(dān)主要責(zé)任。3.因其他部門(mén)或人員未履行職責(zé)，影響投標(biāo)保證金管理工作正常開(kāi)展的，由相關(guān)部門(mén)或人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）追究方式1.對(duì)于因工作失誤或違規(guī)行為導(dǎo)致公司遭受損失的，公司將責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，并按照公司績(jī)效考核制度扣減相應(yīng)績(jī)效分?jǐn)?shù)和獎(jiǎng)金。2