PAGE公司單據傳遞財務制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司單據傳遞流程，確保財務信息的及時、準確、完整，加強財務管理與內部控制，保障公司財務工作的正常運轉，維護公司的經濟利益。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經濟業(yè)務活動中涉及的各類單據傳遞。3.基本原則準確性原則：單據填寫必須真實、準確、完整，確保財務數據的可靠性。及時性原則：各部門應及時傳遞單據，不得積壓，以保證財務核算的及時性。完整性原則：所有涉及經濟業(yè)務的單據應齊全，不得遺漏關鍵信息。合規(guī)性原則：單據傳遞必須符合國家法律法規(guī)及公司相關財務制度的要求。二、單據分類及定義1.原始憑證發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、普通發(fā)票等，是公司購買貨物、接受服務等支出的重要憑證。收據：用于收取款項的憑證，如收到客戶的預付款、押金等。報銷單：員工因公務支出需要報銷時填寫的單據，詳細記錄支出的內容、金額等。出入庫單：記錄公司物資出入庫情況的單據，包括入庫單、出庫單。其他原始憑證：如合同、協(xié)議、審批文件等，作為經濟業(yè)務發(fā)生的輔助證明。2.記賬憑證由財務部門根據審核無誤的原始憑證編制，是登記賬簿的直接依據，記錄經濟業(yè)務的會計分錄和摘要等信息。三、單據傳遞流程1.業(yè)務發(fā)生部門業(yè)務人員在經濟業(yè)務發(fā)生時，應及時取得或填制相應的原始憑證。對原始憑證的真實性、準確性、完整性負責，并按照公司規(guī)定的格式和內容進行填寫。將原始憑證進行初步整理，確保單據清晰、齊全，附上必要的說明和審批文件。在規(guī)定的時間內將原始憑證傳遞至相關審核部門或人員。2.審核部門部門負責人審核收到業(yè)務部門傳遞的原始憑證后，部門負責人應首先對業(yè)務的真實性、合理性進行審核。檢查原始憑證是否符合公司業(yè)務流程和相關規(guī)定，審批手續(xù)是否齊全。對審核通過的原始憑證簽字確認，并在規(guī)定時間內傳遞至下一個環(huán)節(jié)。財務審核財務人員收到經部門負責人審核的原始憑證后，進行財務審核。重點審核原始憑證的合法性、合規(guī)性，包括發(fā)票的真?zhèn)?、報銷標準的執(zhí)行等。對金額計算、會計科目使用等進行準確性審核。如發(fā)現問題，及時與業(yè)務部門溝通，要求其補充或更正相關信息。審核無誤后簽字確認，并傳遞至財務負責人。財務負責人審批財務負責人對經過財務審核的原始憑證進行最終審批。從整體財務狀況和公司管理要求出發(fā)，對重大支出、異常業(yè)務等進行重點把關。審批通過后簽字確認，原始憑證進入賬務處理環(huán)節(jié)。3.賬務處理部門財務記賬人員根據審核通過的原始憑證編制記賬憑證。按照會計核算的規(guī)范要求，準確填寫記賬憑證的各項內容，包括日期、摘要、會計科目、金額等。將記賬憑證與原始憑證進行核對，確保兩者相符，并進行妥善裝訂和保管。4.其他相關環(huán)節(jié)（如檔案管理等）記賬憑證定期傳遞至檔案管理部門。檔案管理人員按照檔案管理規(guī)定對記賬憑證及相關原始憑證進行整理、歸檔、保管，確保檔案的安全和完整。四、單據傳遞時間要求1.業(yè)務發(fā)生后[X]個工作日內，業(yè)務部門應完成原始憑證的整理并傳遞至部門負責人審核。2.部門負責人應在收到原始憑證后的[X]個工作日內完成審核并傳遞至財務部門。3.財務人員應在收到原始憑證后的[X]個工作日內完成財務審核，如有問題及時反饋給業(yè)務部門。4.財務負責人應在收到財務審核后的原始憑證后的[X]個工作日內完成審批。5.賬務處理部門應在原始憑證審核通過后的[X]個工作日內完成記賬憑證的編制。6.檔案管理部門應在記賬憑證編制完成后的[X]個工作日內完成歸檔工作。五、單據傳遞方式1.紙質傳遞對于重要的原始憑證，如發(fā)票、合同等，應采用紙質傳遞方式。業(yè)務部門將原始憑證整理后，填寫《單據傳遞清單》，注明單據名稱、數量、金額、傳遞日期等信息，連同原始憑證一并交至下一環(huán)節(jié)。接收部門在收到紙質單據時，應在《單據傳遞清單》上簽字確認，以明確責任。2.電子傳遞對于一些便于電子化處理的單據，如報銷單等，可以采用電子傳遞方式。業(yè)務部門通過公司指定的財務管理軟件或辦公自動化系統(tǒng)上傳原始憑證及相關信息，生成電子單據。審核部門和財務部門通過系統(tǒng)接收電子單據，并進行在線審核和審批。審核通過后，系統(tǒng)自動記錄相關信息，作為賬務處理的依據。3.特殊情況處理如遇緊急業(yè)務或特殊情況，無法按照正常傳遞時間和方式進行單據傳遞時，業(yè)務部門應及時與財務部門溝通，并說明原因。經財務部門同意后，可采用特殊的傳遞方式或延長傳遞時間，但事后應及時補辦相關手續(xù)，確保單據傳遞的完整性和準確性。六、單據審核要點1.原始憑證審核要點真實性：檢查原始憑證所反映的經濟業(yè)務是否真實發(fā)生，是否存在虛構交易等情況。合法性：審核原始憑證是否符合國家法律法規(guī)和公司相關制度的規(guī)定，如發(fā)票是否合規(guī)、報銷是否符合標準等。完整性：查看原始憑證的內容是否完整，包括日期、發(fā)票號碼、摘要、金額、印章等，是否有遺漏或涂改。準確性：核對原始憑證上的金額計算是否正確，會計科目使用是否恰當。2.記賬憑證審核要點與原始憑證相符性：檢查記賬憑證所記錄的內容是否與原始憑證一致，摘要是否準確反映經濟業(yè)務。會計分錄準確性：審核會計科目使用是否正確，借貸方金額是否平衡，記賬憑證的編制是否符合會計核算規(guī)范。手續(xù)完整性：查看記賬憑證是否有制單人、審核人、記賬人、財務負責人等相關人員的簽字，手續(xù)是否齊全。七、單據保管1.保管期限原始憑證和記賬憑證的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會計憑證保管期限為[X]年。涉及稅務、審計等重要事項的單據，應按照相關要求延長保管期限。2.保管要求檔案管理部門應設立專門的檔案保管場所，確保單據存放安全，防止丟失、損壞、霉變等情況發(fā)生。對紙質單據應進行分類整理、裝訂成冊，并按照時間順序和類別進行編號，便于查找和管理。對于電子單據，應進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并建立電子檔案索引，方便查詢和調用。嚴格限制無關人員接觸單據檔案，如需查閱或借閱，應按照檔案借閱規(guī)定辦理相關手續(xù)，并進行登記。八、監(jiān)督與檢查1.公司財務部門負責對單據傳遞流程及相關制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查。2.檢查內容包括單據傳遞的及時性、準確性、完整性，審核要點的執(zhí)行情況，以及單據保管的合規(guī)性等。3.對于發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。4.對違反單據傳遞財務制度的行為，將按