PAGE財(cái)務(wù)制度歸檔管理規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)制度的歸檔管理，確保財(cái)務(wù)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱和使用，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)制度歸檔管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保財(cái)務(wù)制度歸檔管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：財(cái)務(wù)制度歸檔資料應(yīng)真實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動情況，確保資料的完整性。3.分類規(guī)范原則：按照財(cái)務(wù)制度的類別、時間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，規(guī)范歸檔流程。4.安全保密原則：加強(qiáng)財(cái)務(wù)制度歸檔資料的安全保護(hù)，防止資料泄露和損壞。二、歸檔范圍（一）財(cái)務(wù)管理制度1.公司財(cái)務(wù)管理制度、辦法、細(xì)則等。2.財(cái)務(wù)預(yù)算管理制度、流程及相關(guān)資料。3.資金管理制度，包括資金審批、資金使用、資金安全等方面的規(guī)定。（二）會計(jì)核算制度1.會計(jì)核算辦法、準(zhǔn)則及相關(guān)補(bǔ)充規(guī)定。2.財(cái)務(wù)報(bào)表編制制度、流程及報(bào)表樣表。3.會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等相關(guān)資料。（三）財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度1.內(nèi)部控制手冊、流程文檔。2.風(fēng)險評估報(bào)告、控制活動記錄。3.內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、整改記錄等。（四）稅務(wù)管理制度1.稅務(wù)籌劃方案及相關(guān)資料。2.納稅申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告。3.稅收政策文件、法規(guī)解讀等。（五）財(cái)務(wù)檔案管理制度1.財(cái)務(wù)檔案管理辦法、流程。2.檔案借閱登記、銷毀記錄等。（六）其他財(cái)務(wù)制度1.財(cái)務(wù)信息化管理制度、流程。2.財(cái)務(wù)人員崗位職責(zé)說明書。3.與財(cái)務(wù)制度相關(guān)的會議紀(jì)要、決策文件等。三、歸檔要求（一）資料收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)制度相關(guān)資料的收集工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確。2.財(cái)務(wù)制度文件應(yīng)包括正式發(fā)布的紙質(zhì)文件、電子文件及相關(guān)的修訂記錄。3.對于涉及財(cái)務(wù)活動的合同、協(xié)議、審批文件等，應(yīng)一并收集歸檔。（二）資料整理1.收集到的財(cái)務(wù)制度資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照本規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行劃分。2.對每份資料進(jìn)行編號、編目，確保資料的唯一性和可識別性。3.資料應(yīng)保持整潔、完整，對于破損、缺失的資料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。（三）資料裝訂1.會計(jì)憑證應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行裝訂，確保憑證的牢固、整齊。2.財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿等資料應(yīng)進(jìn)行成冊裝訂，加裝封面和封底。3.裝訂后的資料應(yīng)在封面注明資料名稱、年度、月份、編號等信息。（四）資料存儲1.財(cái)務(wù)制度歸檔資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式存儲。2.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別、年度等順序排列，便于查閱。3.電子資料應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立科學(xué)的文件夾結(jié)構(gòu)，進(jìn)行分類存儲。同時，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、歸檔流程（一）資料提交1.各部門在財(cái)務(wù)制度文件發(fā)布或執(zhí)行完畢后，應(yīng)及時將相關(guān)資料提交至財(cái)務(wù)部門。2.提交的資料應(yīng)包括文件原件、電子文檔及相關(guān)說明。（二）初步審核1.財(cái)務(wù)部門收到提交的資料后，由專人進(jìn)行初步審核。2.審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，對于不符合要求的資料，應(yīng)及時通知提交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）分類整理1.經(jīng)初步審核合格的資料，由財(cái)務(wù)部門按照本規(guī)定的歸檔要求進(jìn)行分類整理。2.整理過程中，應(yīng)確保資料的順序正確、編號清晰。（四）裝訂存儲1.整理好的資料進(jìn)行裝訂成冊，并按照規(guī)定的存儲方式進(jìn)行存儲。2.在存儲過程中，應(yīng)建立詳細(xì)的檔案目錄，記錄資料的名稱、編號、存儲位置等信息。（五）歸檔登記1.對歸檔的財(cái)務(wù)制度資料進(jìn)行詳細(xì)登記，包括資料名稱、編號、歸檔日期來源部門等。2.歸檔登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式，便于查詢和管理。五、查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)制度歸檔資料的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)制度查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)接待查閱，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將資料帶出。4.查閱過程中，應(yīng)保持資料的整潔、完整，不得在資料上涂改、標(biāo)記。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)制度歸檔資料的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)制度借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露資料內(nèi)容。六、保管期限（一）會計(jì)憑證1.原始憑證、記賬憑證的保管期限為30年。2.涉及外事和對私改造的會計(jì)憑證，永久保管。（二）會計(jì)賬簿1.總賬、明細(xì)賬、日記賬的保管期限為30年。2.固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為10年。2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久保管。（四）其他財(cái)務(wù)制度資料1.一般財(cái)務(wù)制度文件的保管期限為10年。2.重要財(cái)務(wù)制度文件、涉及公司重大財(cái)務(wù)決策的資料永久保管。七、銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)制度歸檔資料達(dá)到保管期限，且確無繼續(xù)保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司改制、重組等原因，需要銷毀部分財(cái)務(wù)制度資料的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請，填寫《財(cái)務(wù)制度銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織相關(guān)人員進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的資料應(yīng)在檔案目錄中進(jìn)行標(biāo)注，注明已銷毀。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)制度歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門的歸檔管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）檢查內(nèi)容1.歸檔資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。2.歸檔流程的執(zhí)行情況。3.查閱與借閱規(guī)定的落實(shí)情況。4.保管期限的執(zhí)行情況。5.銷毀程序的合規(guī)性。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢