辦公用品申請(qǐng)及領(lǐng)用管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司辦公用品的采購(gòu)、保管、領(lǐng)用及核算流程，加強(qiáng)成本控制，提高辦公效率，確保各項(xiàng)辦公活動(dòng)有序開(kāi)展，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工的辦公用品管理活動(dòng)。凡公司內(nèi)部涉及辦公用品的申請(qǐng)、審批、采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、分發(fā)、盤(pán)點(diǎn)及報(bào)廢等環(huán)節(jié)，均須遵守本制度規(guī)定。第三條定義本制度所稱辦公用品，是指為滿足日常辦公需要而購(gòu)置的各類(lèi)消耗品、低值易耗品及辦公設(shè)備配件等，具體范圍包括但不限于書(shū)寫(xiě)工具、紙張、文件夾、辦公文具、電腦耗材、清潔用品等。第四條管理原則辦公用品管理遵循"統(tǒng)一采購(gòu)、按需申領(lǐng)、嚴(yán)控成本、高效便捷、杜絕浪費(fèi)"的原則，旨在實(shí)現(xiàn)資源合理配置，降低行政運(yùn)營(yíng)成本，提升整體管理水平。第二章管理職責(zé)第五條行政部職責(zé)行政部作為辦公用品的歸口管理部門(mén)，主要職責(zé)包括：1.制定和完善辦公用品管理制度及相關(guān)流程；2.統(tǒng)籌辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商選擇與評(píng)估；3.負(fù)責(zé)辦公用品的集中采購(gòu)、質(zhì)量驗(yàn)收、登記入庫(kù)及庫(kù)存管理；4.監(jiān)督各部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用、使用情況，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)與核算；5.推廣節(jié)能環(huán)保型辦公用品，倡導(dǎo)節(jié)約使用。第六條各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)作為辦公用品的使用單位，應(yīng)履行以下職責(zé)：1.指定專人（可由部門(mén)內(nèi)勤或負(fù)責(zé)人兼任）負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的需求統(tǒng)計(jì)、申請(qǐng)?zhí)釄?bào)及領(lǐng)用分發(fā)工作；2.教育本部門(mén)員工樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)和私用現(xiàn)象；3.配合行政部進(jìn)行辦公用品的盤(pán)點(diǎn)與核查工作。第七條財(cái)務(wù)部職責(zé)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)資金的審核與支付，監(jiān)督采購(gòu)費(fèi)用的合規(guī)性，并協(xié)助行政部進(jìn)行成本核算與分析。第三章辦公用品的申請(qǐng)與審批第八條常規(guī)申請(qǐng)各部門(mén)應(yīng)于每月固定日期前（具體日期由行政部另行通知），根據(jù)實(shí)際工作需要，由部門(mén)指定人員填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部。行政部匯總各部門(mén)需求，結(jié)合庫(kù)存情況，編制月度采購(gòu)計(jì)劃。第九條臨時(shí)申請(qǐng)因臨時(shí)或緊急工作需要，超出月度常規(guī)申請(qǐng)范圍的辦公用品，可進(jìn)行臨時(shí)申請(qǐng)。申請(qǐng)人須填寫(xiě)《辦公用品臨時(shí)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及緊急程度，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)行政部審批。行政部根據(jù)實(shí)際情況，統(tǒng)籌安排采購(gòu)或從庫(kù)存中調(diào)劑。第十條審批權(quán)限1.各部門(mén)月度常規(guī)領(lǐng)用申請(qǐng)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，行政部負(fù)責(zé)人復(fù)核。2.單項(xiàng)或單次金額較大的臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.行政部應(yīng)建立清晰的審批流程指引，確保申請(qǐng)與審批環(huán)節(jié)規(guī)范有序。第四章辦公用品的采購(gòu)與入庫(kù)第十一條采購(gòu)原則辦公用品采購(gòu)應(yīng)遵循"質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、經(jīng)濟(jì)適用、貨比三家"的原則，優(yōu)先選擇性價(jià)比高、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。對(duì)于長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，可考慮簽訂框架協(xié)議，以獲取更優(yōu)采購(gòu)條件。第十二條采購(gòu)實(shí)施行政部根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃或臨時(shí)申請(qǐng)，安排專人負(fù)責(zé)采購(gòu)。大額或批量采購(gòu)可采用詢價(jià)、比價(jià)等方式，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)透明。采購(gòu)人員須嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)制度及采購(gòu)紀(jì)律。第十三條驗(yàn)收與入庫(kù)辦公用品到貨后，行政部庫(kù)管人員（或指定專人）應(yīng)對(duì)照采購(gòu)訂單及實(shí)物，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量及外包裝情況，確認(rèn)無(wú)誤后，在送貨單上簽字驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物品，應(yīng)及時(shí)登記《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》，辦理入庫(kù)手續(xù)，明確存放位置，確保賬物相符。對(duì)不合格或不符合要求的物品，應(yīng)拒絕接收并及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨。第五章辦公用品的領(lǐng)用與分發(fā)第十四條領(lǐng)用方式辦公用品領(lǐng)用采取"定時(shí)定點(diǎn)、按需領(lǐng)用"的方式。行政部可設(shè)定每周固定的領(lǐng)用時(shí)間窗口，各部門(mén)指定人員憑經(jīng)審批的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到庫(kù)房領(lǐng)取。第十五條領(lǐng)用規(guī)范1.領(lǐng)用人應(yīng)核對(duì)領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后在《辦公用品領(lǐng)用登記冊(cè)》上簽字。2.個(gè)人常用辦公用品（如筆、筆記本等）實(shí)行以舊換新制度，鼓勵(lì)節(jié)約使用。3.部門(mén)共用或大件辦公用品，領(lǐng)用時(shí)需注明用途，由部門(mén)負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌分配。4.嚴(yán)禁領(lǐng)用與工作無(wú)關(guān)的辦公用品，禁止多領(lǐng)、冒領(lǐng)。第十六條分發(fā)管理對(duì)于一些通用型、消耗量大的辦公用品，行政部可根據(jù)實(shí)際情況，定期向各部門(mén)分發(fā)一定基數(shù)的備用量，由部門(mén)指定人員負(fù)責(zé)保管和二次分發(fā)，并做好部門(mén)內(nèi)部領(lǐng)用登記。第六章辦公用品的庫(kù)存管理第十七條臺(tái)賬管理行政部應(yīng)建立健全辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品的入庫(kù)、出庫(kù)、結(jié)存等信息，做到日清月結(jié)，確保賬實(shí)相符。臺(tái)賬應(yīng)包含物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、單價(jià)、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫(kù)日期、領(lǐng)用部門(mén)及領(lǐng)用人等關(guān)鍵信息。第十八條庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部每月應(yīng)對(duì)辦公用品進(jìn)行一次常規(guī)盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)需認(rèn)真核對(duì)實(shí)物與臺(tái)賬記錄，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧情況要查明原因，及時(shí)處理，并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。通過(guò)盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài)，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，避免積壓或短缺。第十九條存放要求辦公用品庫(kù)房應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)，物品擺放有序，分類(lèi)清晰，便于存取和盤(pán)點(diǎn)。對(duì)于易碎、貴重或有特殊存放要求的物品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。第七章辦公用品的使用與節(jié)約第二十條使用規(guī)范員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公用品，按照物品的正常用途合理使用，避免人為損壞或浪費(fèi)。提倡雙面使用紙張，減少一次性用品的消耗，鼓勵(lì)使用可重復(fù)利用的辦公物品。第二十一條節(jié)約倡導(dǎo)各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的節(jié)約意識(shí)教育，行政部可通過(guò)張貼提示、宣傳報(bào)道等方式，營(yíng)造"節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥"的辦公氛圍。對(duì)在節(jié)約辦公用品方面表現(xiàn)突出的部門(mén)或個(gè)人，公司可給予適當(dāng)表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。第八章監(jiān)督與責(zé)任第二十二條監(jiān)督檢查行政部負(fù)責(zé)對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督與檢查，定期或不定期抽查各部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用、使用及管理情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。第二十三條責(zé)任追究對(duì)于違反本制度規(guī)定，造成辦公用品浪費(fèi)、損壞、丟失或利用職務(wù)之便謀取私利的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰或行政處分。第九章附則第二十