PAGE衛(wèi)生cdc檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本衛(wèi)生CDC（疾病預(yù)防控制中心）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在疾病預(yù)防控制工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本衛(wèi)生CDC各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合檔案室負(fù)責(zé)集中管理本單位的各類檔案。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集、整理工作中形成的各種文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善本單位檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本單位的各類檔案，包括文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和檢索等工作。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并定期向綜合檔案室移交。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，確保檔案不丟失、不損壞。4.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本單位形成的各種文件材料，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、科研成果、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.下級(jí)單位報(bào)送的重要文件、報(bào)表、總結(jié)等。4.與其他單位或部門交換的文件材料。5.反映本單位工作活動(dòng)的照片、錄音、錄像等聲像材料。6.電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，要檢查文件材料的簽署、蓋章等手續(xù)是否完備。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并送交綜合檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法進(jìn)行整理。將文件材料按年度分開(kāi)，再按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分類，然后按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列，最后進(jìn)行編號(hào)、編目、裝盒。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的分類方案。如疾病監(jiān)測(cè)檔案可按監(jiān)測(cè)項(xiàng)目、監(jiān)測(cè)時(shí)間等進(jìn)行分類；疫情防控檔案可按疫情發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、處理情況等進(jìn)行分類。整理時(shí)要確保同一業(yè)務(wù)類型的檔案資料齊全、完整，并按一定順序排列。3.科技檔案整理：按照科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目等進(jìn)行分類。每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)組卷，卷內(nèi)文件材料按項(xiàng)目研究進(jìn)程、文件形成時(shí)間等順序排列，并編制卷內(nèi)目錄。4.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度整理歸檔，財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度和類別分別整理。5.聲像檔案整理：對(duì)照片檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等；對(duì)錄音、錄像檔案應(yīng)標(biāo)注錄制時(shí)間、內(nèi)容摘要等，并進(jìn)行分類編號(hào)。6.電子檔案整理：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。同時(shí)，要建立電子文件的元數(shù)據(jù)管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本單位工作實(shí)際，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.全面分析檔案內(nèi)容，綜合考慮檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、重要程度、利用頻率等因素。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限劃分準(zhǔn)確合理。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如本單位的重要法規(guī)性文件、年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、人事任免文件、重大科研成果、重大疫情防控資料等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如本單位的一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、一般科研項(xiàng)目資料等。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如本單位的臨時(shí)性文件、一般會(huì)議文件、一般性報(bào)表等。（三）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)要安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境。溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案盒應(yīng)選用無(wú)酸紙制作，尺寸符合標(biāo)準(zhǔn)要求，并在盒脊和盒面標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，確保檔案賬實(shí)相符。2.每年對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、裝具設(shè)施等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)檢查情況要做好記錄，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。六、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用合法、合規(guī)、安全。2.本著方便利用、服務(wù)工作的原則，為單位內(nèi)部各部門及社會(huì)有關(guān)方面提供檔案查閱、借閱服務(wù)。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案，要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，限制利用范圍。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)挝粌?nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：外單位因工作需要借閱檔案的，應(yīng)提前向本單位提出申請(qǐng)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱人員要妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。3.出具證明：根據(jù)工作需要，可為有關(guān)單位或個(gè)人出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格審核檔案內(nèi)容，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，并加蓋單位公章。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.對(duì)檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為單位各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于200dpi。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。同時(shí)，要進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文數(shù)據(jù)庫(kù)的關(guān)聯(lián)。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和整理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息。（三）信息化管理系統(tǒng)1.選用功能完善、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.建立用戶權(quán)限管理機(jī)制，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息安全。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，要做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）電子檔案管理1.對(duì)電子文件的形成、辦理過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。2.按照電子文件的分類方案和保管期限要求，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，要建立電子檔案的備份制度，定期將電子檔案?jìng)浞莸讲煌鎯?chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案被非法篡改、刪除或泄露。八、檔案移交與銷毀（一）檔案移交1.本單位撤銷或合并時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門或單位。2.工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將本人保管的檔案材料整理齊全，移交給所在部門或綜合檔案室。3.向其他單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案名稱、