1、會議室管理制度一、制定目的：為節(jié)約公司資源，提高各部門會議效率，確保會議室的正常使用，人事行政部現(xiàn)面向公司內(nèi)部實施會議室使用管理制度，具體事項如下。二、適用范圍：本制度適用于公司會議室的管理和使用。三、權責：1. 人事行政部：全面負責會議室日常管理。會議室使用接收、審核及相關協(xié)調(diào)工作；會議室物資準備；會后會議室整理。2. 各部門：負責會議室的申請并遵循本規(guī)定規(guī)范使用會議室。會議室的及時申請；會議中會議室所有器材設備的保管與維護；會議結束后，使用部門應將使用物品歸位，關好會議室門窗、照明、空調(diào)，切斷會議設備電源等。四、會議室管理：1. 為了避免會議時間發(fā)生沖突，各部門使用會議室需提前通知人事行政

2、部，填寫會議室使用申請單，以便統(tǒng)一安排。填寫會議室使用申請單時，需說明會議相關情況。比如明確使用時間、參會人員等，如有需要人事行政部協(xié)辦的事項需提前注明，以便人事行政部根據(jù)情況做好相關協(xié)調(diào)安排。2. 會議室使用需遵循領導優(yōu)先，先申請先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則；各部門之間可本著重要，緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知人事行政部立即開啟會議室先行使用，事后補辦有關登記。3. 沒有按規(guī)定申請的部門或個人，在沒有沖突的情況下，補充相應手續(xù)后可使用，但如有沖突，必須禮讓先申請使用會議室的部門或個人，特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。4. 如需使用會議室設

3、備，應提前說明，以便提前準備，確保會議順利進行。5. 臨時客人接待，如需使用會議室，須及時通知人事行政部。五、會議室的使用1. 申請：各部門使用會議室，請指定專人，填寫會議室使用申請表（附表1），人事行政部在會議室使用登記表及時做好記錄（附表2），遇有沖突時，應及時與相關會議室使用者聯(lián)系并相互協(xié)調(diào)。2. 申請時間：因會議等級不同，需準備會議物資，請按照以下標準執(zhí)行：物資準備申請時限無需物資準備30分鐘前申請需提供純凈水擺放1小時前申請需準備水果、音響、電腦、投影設備服務1個工作日前申請需提供與會人員席卡等制作類物資3個工作日前申請3. 人事行政部須于會議召開前20分鐘，打開會議室門，并準備好會

4、議設施及所需物品。4. 部門及個人需在所預約的時間到達會議室，并開始使用，超過10分鐘仍未到達會議室的，人事行政部有權對會議室的使用另作安排。5. 為了提高會議效率，部門及個人應按所預約時間之內(nèi)使用，若后續(xù)時間無其他安排，可超時使用，若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。6. 已安排的會議，應準時召開和完成，以免影響其他會議的召開。7. 公司重要會議、重要賓客接待和總經(jīng)理主持的會議，由人事行政部供應茶水，其他會議，請自備茶水。8. 使用會議室過程中，要注意保持清潔。 9. 使用會議室期間，使用部門自覺將會議室告示牌調(diào)整為“會議中”；會議結束后，使用部門

5、負責將會議室恢復原狀，確保各種電器斷電，并將會議室告示牌調(diào)整為“空閑”。如發(fā)現(xiàn)設備故障和公物損壞應及時告知人事行政部，以便及時修理。 10. 會議結束后，人事行政部應及時整理會議室的衛(wèi)生，確保不影響下次會議室的使用。六、會議紀律： 1. 要嚴格遵守會議的開始時間，提前3分鐘到達會議現(xiàn)場。不得無故缺席、遲到、早退，如需請假需經(jīng)會議召集人批準。 2. 所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或振動模式。會議期間，所有參會人員不得玩手機、接聽電話；如必須接聽電話，需到會議室外接聽。七、注意事項：1. 會議室使用人員需愛護設備和物品，人為損壞要按價賠償；2. 話筒、投影儀等設備有專人進行調(diào)試，未經(jīng)允許，不得隨意變動。如出現(xiàn)故障，影響會議進行，可通知人事行政部。八、相關表單：附表1：會議室使用申請表附表2：會議使用登記表附表1：會議室使用申請表申請部門申請時間 年 月 日經(jīng)辦人參會人員會議主題會議時間 年 月 日 星期開始時間結束時間物資需求話筒投影儀電腦席卡純凈水水果其他：人事行政部審核備注附表2：會議室使用登記表序