1、A3資料的制作技巧,中國豐田學(xué)院 事務(wù)長 堤內(nèi) 真一 2006年4月19日,1,2,豐田式A3資料的優(yōu)點(diǎn),A3資料有哪些優(yōu)點(diǎn)？,3,豐田式A3資料的優(yōu)點(diǎn),A3資料有哪些優(yōu)點(diǎn)？,4,豐田式A3資料的優(yōu)點(diǎn),A3資料有哪些優(yōu)點(diǎn)？,5,總體方案圖,步驟 2. 制作A3資料,確認(rèn)內(nèi)容 和格式,開始編寫 A3資料,確定格式,制定問題解決 步驟綱要,明確目標(biāo),步驟 1. 設(shè)定場景,完成A3資料,6,明確資料的目的,制作什么樣的資料要依其目的而定。 首先要考慮“面向誰”“如何使用”“何種用途”，最后明確傳達(dá)“什么內(nèi)容” 。,公司外部,公司內(nèi)部,其他部門,本部門,經(jīng)管會、部長或室長,面向誰,資料的內(nèi)容,傳達(dá) 什

2、么,分發(fā),開會,自己進(jìn)行說明,上司進(jìn)行說明,經(jīng)管會、部長或室長,如何 使用,說明,自己進(jìn)行說明,上司進(jìn)行說明,經(jīng)管會、部長或室長,用途 如何,報(bào)告,聯(lián)系,商談,裁決,詳細(xì)內(nèi)容見下頁,7,明確資料的目的,1. 考慮是 “面向誰”的A3資料 因?yàn)锳3資料是說明過傳達(dá)信息的工具， 看資料的人不同，其內(nèi)容也要相應(yīng)變化。 你應(yīng)當(dāng)把握或推測客戶對你所闡述的內(nèi)容的需求、 狀態(tài)、興趣以及理解能力。 心理距離/專業(yè)性/ 立場 (頭銜、部門等),8,明確資料的目的,2. 考慮如何使用A3資料 1) 考慮資料使用的場合:場景決定內(nèi)容。 僅僅闡述內(nèi)容 = A3資料應(yīng)表述清晰，無需任何解釋。 討論 = 從與會者那里容易

3、地得到補(bǔ)充信息 2) 考慮資料使用人:使用者（說明人） 也決定了內(nèi)容。 A3文件應(yīng)當(dāng)具有易于使用的特征。,9,明確資料的目的,3. 考慮A3資料用于何種用途 即使主題相同，資料用途不同，內(nèi)容也會不同 報(bào)告: - 事實(shí)、對策、及時報(bào)告 提交資料，請求審批: - 基于問題解決步驟的、 符合邏輯的解釋 - 需要決策的內(nèi)容,10,明確資料的目的,4. 考慮A3資料要傳達(dá)什么內(nèi)容 1) 考慮應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn) 在明確前3項(xiàng)之后，開始確定需強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)。 必須很好地考慮應(yīng)該強(qiáng)調(diào)問題解決8個步驟中的 哪些步驟。 2) 最后，確定A3資料的標(biāo)題,11,撰寫資料綱要,情景的基干內(nèi)容,以簡潔的方式整理每個步驟的關(guān)鍵要點(diǎn)

4、和補(bǔ)充數(shù)據(jù)。 = 每個步驟最多3項(xiàng)要點(diǎn),撰寫容易理解的說明綱要是關(guān)鍵。 簡明易懂。遵循問題解決的步驟。,步驟 8: 鞏固成功的流程,步驟 7: 評估結(jié)果和過程,步驟 6: 貫徹實(shí)施對策,步驟 5: 制定對策,步驟4: 根本原因分析,步驟 3: 設(shè)定目標(biāo),步驟 2: 分解問題,步驟 1: 明確問題,12,撰寫資料綱要,確定綱要的主體 每個問題解決法步驟的簡單訊息（最多三個） 確定問題解決法步驟是否符合邏輯 。 場景的核心內(nèi)容長度應(yīng)為一分鐘。,確定對綱要主體進(jìn)行補(bǔ)充的內(nèi)容 補(bǔ)充數(shù)據(jù)是否充分？ 基于事實(shí)的內(nèi)容是否通過“現(xiàn)地現(xiàn)物”法？ 是否具有清晰的“因果關(guān)系”？,檢查綱要整體 反復(fù)思考 面向誰、如何

5、使用、何種用途 是否遵循了問題解決的步驟和流程,13,確定版面設(shè)計(jì),1. 根據(jù)綱要，確定版面設(shè)計(jì) 1) 排列好各個文本框 為每個步驟設(shè)置文本框，根據(jù)綱要排列文本框。 確定流程，如：“左= 右”，“上=下”， “逆時針旋轉(zhuǎn)”。 2) 確定文本框的大小，兼顧版面的保持平衡。 要特別注意重點(diǎn)內(nèi)容文本框的大小。 3) 設(shè)置適當(dāng)?shù)目瞻滋?，沿垂直線/水平線對齊。 2. 確定各文本框的標(biāo)題,14,確定版面設(shè)計(jì),步驟 1,步驟 2,步驟 3,步驟 4,步驟 5,步驟 7 結(jié)果和評估,步驟 8 下一步行動,最終報(bào)告,行動方案 計(jì)劃,15,撰寫資料內(nèi)容,題目,簡潔的語言,使用圖表,使用大寫/粗體或運(yùn)用 文本框，取

6、得強(qiáng)調(diào)效果,文本和書寫格式保持一致，各文本框的邊線 保持垂直和水平對齊。,使用簡潔的語言，并采用圖表，制作直觀的文件。 有效地修飾。 “一目了然” 地突出重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容。 基本內(nèi)容的風(fēng)格和格式應(yīng)保持一致。,16,校對內(nèi)容和格式,題目,采用問題解決流程制定的綱要是否流暢？ 是否存在步驟和過程缺失的現(xiàn)象？ 關(guān)鍵信息是否清楚明確？,整體綱要的流程,充分的確認(rèn),17,1)垂直條狀圖,用于比較絕對值的大小,2)線形圖,用于查看浮動情況,補(bǔ)充信息: 使用圖表參考,18,3) 餅狀圖,用于比較各項(xiàng)所占的份額,4) 水平條狀圖,用于比較各項(xiàng)所占的份額,補(bǔ)充信息: 使用圖表參考,19,5) 復(fù)雜的圖表,強(qiáng)調(diào)重要

7、數(shù)據(jù),6) 散布圖,用于確定不同數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián),補(bǔ)充信息: 使用圖表參考,20,根據(jù)目標(biāo)選擇合適的圖表 設(shè)置簡明易懂的題目 明確單位 采取措施保證外觀清晰,1200,（單位）,950,900,1000,反彈?,0,0,200,400,600,800,1000,1200,（單位）,無變化,增長,恢復(fù)到1981年的水平,1月,3月,5月,1月,3月,5月,不同的比例尺造成不同的印象 =,過渡期造成不同的印象,補(bǔ)充信息: 使用圖表參考,21,A3資料=你現(xiàn)在的能力,問題解決能力,資料制作技巧,不斷的實(shí)踐,完美的A3資料,激情,22,A3資料填寫練習(xí)（80min）,1、閱讀第一天TBP案例內(nèi)容及補(bǔ)充信

8、息 (減少交通費(fèi)報(bào)銷單遲交現(xiàn)象) （10min） 2、小組內(nèi)進(jìn)行討論、分工， 每小組用電腦完成一張最終A3資料 （70min） 3、討論結(jié)束后，事務(wù)局將收集電子版,23,減少交通費(fèi)報(bào)銷單遲交現(xiàn)象,1. 明確問題,2. 分解問題,3. 目標(biāo)設(shè)定,4. 真因分析,5. 制定對策,6. 評價(jià)和未來的計(jì)劃,(1) 評價(jià)九月份的銷售規(guī)劃部國內(nèi)出差開支報(bào)銷單未出現(xiàn)延遲提 交的現(xiàn)象。其結(jié)果是整個公司的交通費(fèi)開支報(bào)銷單延遲 提交的比率得以降低 數(shù)據(jù)4 (2) 未來的計(jì)劃 將新的報(bào)銷單格式應(yīng)用于其它部門 將此流程運(yùn)用于海外出差費(fèi)用開支的報(bào)銷,計(jì)劃,計(jì)劃,改善,改善,實(shí)施,A3 紙示例,計(jì)劃,改善,實(shí)施,實(shí)施措施

9、,報(bào)銷單晚交率的變化,Copyright 2005 豐田學(xué)院，豐田汽車公司， 2005年（僅限內(nèi)部使用）,24,發(fā)表(10min),請各組選出一名代表 抽選兩組進(jìn)行發(fā)表 (每組5min * 2),25,解說,26,強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)部分,將分解問題的過程用語言描述，并突出要點(diǎn)內(nèi)容,將數(shù)據(jù)可視化 -使用圖表,回顧過程時， 使用相關(guān)數(shù)據(jù),27,A3資料評價(jià)練習(xí),28,1A3資料評價(jià)要點(diǎn),（1）內(nèi)容上,內(nèi)容是否按問題解決的流程展開？,各個步驟的說明方法是否貼切？,是否根據(jù)客觀事實(shí)，使用了各種數(shù)據(jù)和圖表， 以體現(xiàn)得更清晰易懂？,Point1,Point2,Point3,29,（2）美觀度,Point1,Point2,Point3,Point4,上下、左右的余白是否均衡？,該強(qiáng)調(diào)的地方是否有明確標(biāo)注？（粗體字、 粗線、上顏色等）,是否統(tǒng)一了文體和書寫格式？,是否具備基本提交資料的要素（提交對象、日期、 提交人、以上等等）,1A3資料評價(jià)要點(diǎn),30,Case study 1 （20min）,1、仔細(xì)閱讀A3案例1的資料， 就內(nèi)容上（不好的地方）， 小組內(nèi)進(jìn)行討論。 （15min） 2、請將討論的結(jié)果匯總在白板上（5min）,31,發(fā)表(5m