1、Excel高效辦公及案例應(yīng)用,倘塘林業(yè)站 羅榮飛,e-mail:,二八定律,在軟件行業(yè)曾有這樣一個(gè)二八定律，即80%的人只會(huì)使用一個(gè)軟件的20%的功能。在我們看來(lái)Excel遠(yuǎn)不止于此比例,它最多只有5%的功能被人們所常用。為什么另外95%的功能都沒(méi)有被使用上呢？有三個(gè)原因：一是根本不知道還有其他的功能；二是知道還有別的功能不知道怎么去用；三是暫時(shí)用不上。很難說(shuō)清楚這三種情況的比例，但如果屬于前兩種情況那么請(qǐng)好好地繼續(xù)學(xué)習(xí)，先進(jìn)的工作方法一定能帶給你豐厚的回報(bào)。無(wú)數(shù)的人在學(xué)到某些對(duì)他們有幫助的Excel技巧后會(huì)感嘆：“這一下原來(lái)要花上幾天的工作，現(xiàn)在只要幾分鐘了” 如果您屬于第三種情,嗯，您真的

2、認(rèn)為自己屬于第三種情況嗎？,序：2001微軟全球技術(shù)中心的Excel工程師劉志健的一段話,我們把Excel用戶大致分為新手，初級(jí)用戶，中級(jí)用戶，高級(jí)用戶和專家5個(gè)層次。對(duì)于Excel的新手我們建議先從掃盲做起，首先需要買(mǎi)一本Excel的人門(mén)教程或者參加一下正規(guī)的電腦學(xué)校的初級(jí)班，在這個(gè)過(guò)程里面學(xué)習(xí)者需要大致了解到Excel的基本操作方法和常用功能，如輸入數(shù)據(jù)、查找替換，設(shè)置單元格格式、排序、匯總、篩選和保存工作簿。如果學(xué)習(xí)者有其他的應(yīng)用軟件使用經(jīng)驗(yàn)特別是其他Office組件的使用經(jīng)驗(yàn)這個(gè)過(guò)程會(huì)很快。 但是要注意，現(xiàn)在的任務(wù)只是掃盲，不差期望過(guò)高，千萬(wàn)不要以為知道了Excel的全部功能菜單就是精

3、通Excel了。別說(shuō)在每項(xiàng)菜單命令后都隱藏著無(wú)數(shù)的玄機(jī)，光是Excel的精髓-函數(shù),學(xué)習(xí)者還沒(méi)有深入接觸到。當(dāng)然經(jīng)過(guò)這個(gè)階段的學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)者應(yīng)該可以開(kāi)始在工作中運(yùn)用Excel了。比如建立個(gè)簡(jiǎn)單的表格甚至畫(huà)張簡(jiǎn)單的圖表。這就是人們常說(shuō)的初級(jí)用戶水平。,中級(jí)用戶,接下來(lái)要向中級(jí)用戶進(jìn)軍。成為中級(jí)用戶有3個(gè)標(biāo)志。一是理解并熟練使用各個(gè)Excel菜單、命令；二是熟練使用數(shù)據(jù)透視表；三是至少掌握20個(gè)常用函數(shù)以及函數(shù)的嵌套運(yùn)用，必須掌握的函數(shù)有SUM函數(shù)、IF函數(shù)、VLOOKUP函數(shù)、INDEX函數(shù)、MATCH函數(shù)、OFFSET函數(shù)和TEXT函數(shù)等。 當(dāng)然迂有些中級(jí)用戶會(huì)使用簡(jiǎn)單的宏這個(gè)看起來(lái)很了不起的功能

4、，即使如此我們還是認(rèn)為他只是名中級(jí)用戶。我們接觸過(guò)很多按上述的標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定的“中級(jí)用戶”，他們?cè)谧约旱牟块T(mén)甚至公司里已經(jīng)是Excal水平最高的人。高手是寂寞的，所以他們都認(rèn)為Excel也不過(guò)如此了。一個(gè)Excel的中級(jí)用戶應(yīng)該已經(jīng)有能力解決工作中遇到的絕大多數(shù)問(wèn)題，但是這并不意味著Excel無(wú)法提供出更優(yōu)的解決方案。,高級(jí)用戶和專家,成為一個(gè)高級(jí)用戶需要完成兩項(xiàng)知識(shí)的升級(jí)。一是熟練運(yùn)用數(shù)組公式，也就是那種用花括號(hào)包圍起來(lái)的必須用組合鍵才能完成錄入的公式，二是能夠利用VBA編寫(xiě)不是特別復(fù)雜的自定義函數(shù)或過(guò)程。一旦進(jìn)入了這兩個(gè)領(lǐng)域?qū)W習(xí)者會(huì)發(fā)現(xiàn)另一片天空，以前許多看似無(wú)法解決的問(wèn)題現(xiàn)在都變得非常容易。

5、那么哪種人可以被稱為Excel專家呢，這很難用指標(biāo)來(lái)評(píng)價(jià)。如果把Excel的功能細(xì)分來(lái)看，精通全部的人想必寥寥無(wú)幾。Excel是應(yīng)用性非常強(qiáng)的軟件，這意味著一個(gè)沒(méi)有任何工作經(jīng)驗(yàn)的普通學(xué)生是很難成為Excel專家的，從某種意義上來(lái)說(shuō)Excel專家也必定是某個(gè)或多個(gè)行業(yè)的專家，他們都擁有豐富的行業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，高超的Excel技術(shù)配合行業(yè)經(jīng)驗(yàn)來(lái)共同應(yīng)用才有可能把Excel發(fā)揮到極致。同樣的Excel功能，不同人去運(yùn)用，效果將是完全不同的。 能夠在某個(gè)領(lǐng)域不斷開(kāi)發(fā)出新的Excel用法，這種人可以被稱作是專家。,Excel值得學(xué)習(xí)的原因,普及性,標(biāo)準(zhǔn)性,兼容性,人們常說(shuō)興趣是最好的老師，壓力是前進(jìn)的動(dòng)力

6、。要想獲得一個(gè)積極的心態(tài)最好能對(duì)學(xué)習(xí)對(duì)象保持濃厚的興趣。如果暫時(shí)實(shí)在是提不起興趣，那么請(qǐng)重視來(lái)自工作或生活中的壓力把它們轉(zhuǎn)化為學(xué)習(xí)的動(dòng)力。 下面羅列了些Excel的優(yōu)點(diǎn)希望對(duì)提高學(xué)習(xí)積極性有所幫助。 (1) Excel是個(gè)人電腦普及以來(lái)用遍最廣泛的辦公軟件之一，也是Microsoft .Windows平臺(tái)下最成功的應(yīng)用軟件之一,說(shuō)它是普通的軟件可能已經(jīng)不足以形容它的威力。事實(shí)上在很多公司Excel已經(jīng)完全成為了一種生產(chǎn)工具，在各個(gè)部門(mén)的核心工作中發(fā)揮著重要的作用無(wú)。論用戶身處哪個(gè)行業(yè)所，在公司還沒(méi)有實(shí)施信息系統(tǒng)，只要需要和數(shù)據(jù)打交道Excel幾乎是不二的選擇。 Excel之所以有這樣的普及性是

7、因?yàn)樗辉O(shè)計(jì)成個(gè)數(shù)據(jù)計(jì)算與分析的平臺(tái)集成了最優(yōu)秀的數(shù)據(jù)計(jì)算與分析功能，用戶完全可以按照自己的思路來(lái)創(chuàng)建電子表格，并在Excel的幫助下出色地完成工作任務(wù) 如果脂熟練使用Excel 就能做到一招鮮吃遍天下，無(wú)論在哪個(gè)行業(yè)，哪家公司高超的Excel水平都在職場(chǎng)上助您成功。,(2)在電子表格軟件領(lǐng)域Excel唯一的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手就是自己，基于這樣的絕對(duì)優(yōu)勢(shì)地位，Excel已經(jīng)成為事實(shí)上的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，因此您大可不必花時(shí)間去關(guān)注別的電于表格軟件，即使需要，以Excel的功底去學(xué)習(xí)其他同類軟件學(xué)習(xí)成本會(huì)非常低。如此學(xué)習(xí)Excel的綜合優(yōu)勢(shì)就非常明顯了。 (3) Excel一向具有良好的向下兼容特性，特別是自97版

8、本進(jìn)入成熟期以來(lái)，歷經(jīng)9年時(shí)間，3個(gè)版本的升級(jí)每一次升級(jí)都能帶來(lái)新的功能，但都幾乎可以不費(fèi)力地掌握這些新功能并同時(shí)沿用原有的功能，而且這4個(gè)版本的功能有99%的部分都是通用的，文件格式也可以完全通用。 所以無(wú)論你現(xiàn)在正在使用哪個(gè)版本的excel，都不必?fù)?dān)心現(xiàn)有的知識(shí)會(huì)很快被淘汰掉。從這個(gè)角度上講把時(shí)間投資在學(xué)習(xí)Excel上是相當(dāng)保值的。,Excel Home excel精英培訓(xùn)網(wǎng) ,學(xué)習(xí)輔助網(wǎng)站,強(qiáng)大的Excel功能,高效的Excel功能,提高數(shù)據(jù)錄入效率 常用公式與函數(shù) 數(shù)據(jù)處理與分析 1、排序、篩選 2、分類匯總、數(shù)據(jù)透視表 3、郵件合并 宏與VBA,1. Excel2003的簡(jiǎn)介,2.

9、Excel的工作界面,3. Excel的基本操作,4. Excel的安裝,Excel 入門(mén)知識(shí),1.1 Excel 2003簡(jiǎn)介,電子表格是一種計(jì)算機(jī)的應(yīng)用軟件。它可以在計(jì)算機(jī)中給用戶提供一個(gè)巨大的表格，使用戶可以像平時(shí)一樣方便地填寫(xiě)表格中的內(nèi)容。它又可以很方便地提供給用戶在表格中，編輯、計(jì)算、對(duì)記錄排序、以及數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析等功能。例如對(duì)表格的插入行、列，對(duì)表格的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、求平均值，對(duì)表格數(shù)據(jù)的復(fù)制、移動(dòng)、刪除等。本章主要討論中文Excel 2003各方面的應(yīng)用與技巧。,1.1.1 Excel的功能與特點(diǎn) 采用電子表格管理數(shù)據(jù) 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能 方便操作的圖形界面,1.1.2 Exc

10、el2003窗口組成與操作,1標(biāo)題欄 顯示當(dāng)前工作簿文件的名字。,2菜單欄 在每組下拉菜單中包括了一組相關(guān)操作或命令，可以根據(jù)需要選取菜單中的選項(xiàng)，完成相關(guān)的操作。包括：文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口和幫助共菜單。,3工具欄 工具欄是一些圖標(biāo)按鈕，每一個(gè)按鈕都代表了一個(gè)命令，這些命令都等價(jià)于菜單中相關(guān)的命令。窗口中顯示兩個(gè)工具欄：格式工具欄、常用工具欄。,幫助,顯示比例,繪圖,圖表向?qū)?降序,升序,自動(dòng)求和,插入超級(jí)鏈接,恢復(fù),撤消,新建,打開(kāi),保存,權(quán)限,電子郵件,打印,打印預(yù)覽,拼寫(xiě)檢查,信息檢索,格式刷,復(fù)制,粘貼,剪切,字體顏色,填充顏色,邊框,增加縮進(jìn)量,減少縮進(jìn)量,

11、減少小數(shù)位數(shù),增加小數(shù)位數(shù),千位分隔式樣,百分比,貨幣式樣,合并及居中,右對(duì)齊,字體,居中,左對(duì)齊,下劃線,粗體,斜體,字號(hào),格式工具欄,4數(shù)據(jù)編輯欄 數(shù)據(jù)編輯欄是用來(lái)輸入或編輯單元格或圖表的值的區(qū)域。顯示活動(dòng)窗口中的內(nèi)容。當(dāng)在活動(dòng)單元格中鍵入數(shù)據(jù)、公式或函數(shù)時(shí)，輸入的內(nèi)容會(huì)同時(shí)顯示在單元格和編輯區(qū)中，既可以在單元格中修改數(shù)據(jù)，也可在編輯欄中修改數(shù)據(jù)。,5編輯欄 編輯欄最左邊的是名稱框，最右邊的是編輯欄。當(dāng)用戶向活動(dòng)單元格輸入或編輯內(nèi)容時(shí)，編輯欄中將出現(xiàn)三個(gè)按鈕。,編輯欄,確認(rèn)按鈕,函數(shù)向?qū)О粹o,取消按鈕,名稱框,6狀態(tài)欄 狀態(tài)欄即屏幕底端有關(guān)執(zhí)行過(guò)程中的選定命令或操作的信息。當(dāng)選定命令時(shí)，狀

12、態(tài)欄左邊便會(huì)出現(xiàn)該命令的簡(jiǎn)單描述。狀態(tài)欄左邊也可以指示操作過(guò)程，如打開(kāi)或保存文件，復(fù)制單元格或記錄宏表等。,7滾動(dòng)條 使用滾動(dòng)條可以在長(zhǎng)工作表中來(lái)回移動(dòng)。,8工作表標(biāo)簽 標(biāo)簽欄位于狀態(tài)欄上面，顯示當(dāng)前工作簿中所有工作表的名稱，如圖所示。,當(dāng)前工作表標(biāo)簽,標(biāo)簽隊(duì)列列表,標(biāo)簽隊(duì)列切換按鈕,圖6-6 工作表標(biāo)簽,9任務(wù)欄 每次啟動(dòng)Excel 2003時(shí)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)新建任務(wù)欄，用戶可以很方便地新建工作 簿, 打開(kāi)已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任務(wù)欄在使用時(shí)特別方便。,1.2 操作Excel工作表,1.2.1工作簿與工作表 1.工作簿 工作簿（Book）是Excel中存儲(chǔ)電子表格的一種基本文件，其后

13、綴名為.xls，一個(gè)工作簿可以看成是由若干個(gè)二維表格疊合而成的一組三維表格。 一個(gè)工作簿由多張工作表（Sheet）組成。每個(gè)工作簿最多可以包含255張工作表。,2.工作表 工作表就類似帳簿中的帳頁(yè)。工作表是Excel的基本工作單位，位于工作簿的中央?yún)^(qū)域，包含按行和列排列的單元格，是工作簿的一部分，也稱為電子表格，它是Excel用來(lái)存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的最主要的文檔，可以顯示和分析數(shù)據(jù)，能容納的數(shù)據(jù)有字符、數(shù)字、公式、圖表等?？梢酝瑫r(shí)在多張工作表上輸入并編輯數(shù)據(jù)，并且可以對(duì)不同工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總計(jì)算。 3.單元格與單元格地址 工作表區(qū)中每一個(gè)行、列交叉處所形成的矩形區(qū)域稱為單元格。單元格是Excel

14、處理表格數(shù)據(jù)時(shí)的最小操作單位。在單元格內(nèi)可以存放文字、數(shù)字或公式，每個(gè)單元格中最多可存放32000個(gè)字符信息。為了數(shù)據(jù)處理方便起見(jiàn)，單元格應(yīng)該使用一個(gè)唯一的名稱來(lái)識(shí)別，這個(gè)名稱稱為單元地址，單元格的地址由列號(hào)和行號(hào)組成。,1.2.2 輸入工作表數(shù)據(jù) 1、工作表的建立 任何一個(gè)二維數(shù)據(jù)表都可建成一個(gè)工作表。在新建的工作簿中，選取一個(gè)空白工作表，是創(chuàng)建工作表的第一步。逐一向表中輸入文字和數(shù)據(jù)，就有了一張工作表的結(jié)構(gòu)。,2、數(shù)據(jù)輸入 (1)數(shù)值輸入 數(shù)值輸入默認(rèn)右對(duì)齊。正數(shù)輸入時(shí)可省略“+”；負(fù)數(shù)輸入時(shí)，或者加負(fù)號(hào)，或者將數(shù)值加上圓括號(hào)，例如，-6.09與（6.09）同義。 (2)字符輸入 字符是指

15、字母、漢字以及非計(jì)算性的數(shù)字等，默認(rèn)情況下輸入的文本在單元格中以左對(duì)齊形式顯示。如輸入學(xué)號(hào)“2001528121”等數(shù)字型信息時(shí)，必須在第一個(gè)數(shù)字前先輸入一個(gè)（單引號(hào)）。例如，2001528121。,(3)日期和時(shí)間輸入 Excel將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理，默認(rèn)情況下也以右對(duì)齊方式顯示。輸入日期時(shí)，可用“/”或“”（減號(hào)）分隔年、月、日部分。例如，2002/02/12。輸入時(shí)間時(shí)，可用“：”（冒號(hào)）分隔時(shí)、分、秒部分。例如，10：30：47。 雙擊單元格，系統(tǒng)轉(zhuǎn)入編輯狀態(tài)，可作修改操作。,3、單元格與數(shù)據(jù)區(qū)的選取 單元格的選取 連續(xù)單元格的選取 不全連續(xù)單元格的選定 整行（或整列）的選取 多行

16、（或多列）的選取 工作表所有單元格的選取,4、數(shù)據(jù)的復(fù)制和移動(dòng) 單元格或數(shù)據(jù)區(qū)的信息移動(dòng)和復(fù)制。 以插入方式移動(dòng)或復(fù)制。 5、數(shù)據(jù)填充 對(duì)重復(fù)或有規(guī)律變化數(shù)據(jù)的輸入，可用數(shù)據(jù)的填充來(lái)實(shí)現(xiàn)。 填充相同數(shù)據(jù) 輸入序列數(shù)據(jù),6、行、列及單元格的插入 修改工作表數(shù)據(jù)時(shí)，可在表中添加一個(gè)空行、一個(gè)空列或是若干個(gè)單元格，而表格中已有的數(shù)據(jù)會(huì)按照指定的方式遷移，自動(dòng)完成表格空間的調(diào)整。 7、數(shù)據(jù)區(qū)或單元格的刪除 刪除操作有兩種形式：一是只刪除選擇區(qū)中的數(shù)據(jù)內(nèi)容，而保留數(shù)據(jù)區(qū)所占有的位置；二是數(shù)據(jù)和位置區(qū)域一起被刪除。,1.2.3 編輯工作表 1、工作表的添加、刪除與重命名 2、工作表的移動(dòng)和復(fù)制 在一個(gè)工作

17、簿內(nèi)移動(dòng)或復(fù)制工作表 在工作簿之間移動(dòng)或復(fù)制工作表 3、工作表窗口的拆分和凍結(jié) 通過(guò)工作表窗口的拆分和凍結(jié)，可實(shí)現(xiàn)在同一窗口下對(duì)不同區(qū)域數(shù)據(jù)的顯示和處理。,1.2.4 格式化工作表 1、數(shù)字格式的設(shè)置 使用“格式”工具欄設(shè)置數(shù)字格式 (1)”貨幣樣式”按鈕 給數(shù)字添加貨幣符號(hào)，并且增加兩位小數(shù)。 (2)”百分比樣式“按鈕 將原數(shù)字乘以100后，再在數(shù)字后加上百分號(hào)。 (3)”千位分隔樣式”按鈕 在數(shù)字中加入千位分隔符。 (4)”增加小數(shù)位數(shù)”按鈕 使數(shù)字的小數(shù)位數(shù)增加一位。 (5)”減少小數(shù)位數(shù)”按鈕 使數(shù)字的小數(shù)位數(shù)減少一位。,使用菜單命令設(shè)置數(shù)字格式,2、字體、對(duì)齊方式、邊框底紋的設(shè)置 對(duì)

18、表格的數(shù)據(jù)顯示及表格邊框的格式可進(jìn)行修飾和調(diào)整。方法是：先選定數(shù)據(jù)區(qū)域，再選擇“格式|單元格”命令，在打開(kāi)的對(duì)話框中選擇不同的選項(xiàng)卡來(lái)實(shí)現(xiàn)。,3、行高和列寬的調(diào)整 行高和列寬有精確和粗略兩種調(diào)整方式。 (1)精確調(diào)整 選擇“格式|行（列）|行寬（列寬）”，打開(kāi)對(duì)話框，輸入適當(dāng)?shù)闹怠?(2)粗略調(diào)整 將鼠標(biāo)指針移向需調(diào)整的格線上，使鼠標(biāo)指針變?yōu)橐粋€(gè)帶有左右箭頭的黑色十字，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)即可。,4、自動(dòng)套用格式 Excel內(nèi)置了一些表格修飾方案，對(duì)表格的組成部分定義了一些特定的格式。套用這些格式，既可美化工作表，也可省去設(shè)置和操作過(guò)程。,5、單元格醒目標(biāo)注的條件格式設(shè)置 條件格式是指當(dāng)給定條件

19、為真時(shí)，Excel自動(dòng)應(yīng)用于單元格的格式。,1.3 Excel2003的數(shù)據(jù)計(jì)算,1.3.1 使用公式計(jì)算 運(yùn)用公式可方便地對(duì)工作表、工作簿中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。公式是由運(yùn)算符和參與計(jì)算的運(yùn)算數(shù)組成的表達(dá)式。運(yùn)算數(shù)可是常量、單元格、數(shù)據(jù)區(qū)域及函數(shù)等，其中，單元格、數(shù)據(jù)區(qū)域既可以是同一工作表、工作簿的，也可以是不同工作表、工作簿的。 輸入公式必須以“=”開(kāi)始，然后是公式的表達(dá)式。,1.3.3 單元格的引用功能 （1）相對(duì)引用 相對(duì)引用也叫相對(duì)地址，它是指在一個(gè)公式中直接用單元格的列標(biāo)號(hào)與行標(biāo)號(hào)來(lái)取用某單元格的內(nèi)容。 （2）絕對(duì)引用 絕對(duì)引用也叫絕對(duì)地址，他是以列號(hào)和行號(hào)前增加符號(hào)“$”構(gòu)成的。

20、 （3）混合引用 混合引用也叫混合地址，他是在列號(hào)或行號(hào)前加符號(hào)“$”。,1.3.4 函數(shù)分類及用法 1、函數(shù)的使用 函數(shù)由函數(shù)名和參數(shù)組成。函數(shù)名通常以大寫(xiě)字母出現(xiàn)，用以描述函數(shù)的功能。參數(shù)是數(shù)字、單元格引用、工作表名字或函數(shù)計(jì)算所需要的其他信息。 在建立函數(shù)時(shí)，必須按如下語(yǔ)法規(guī)則： (1)函數(shù)必須以“=”開(kāi)頭，例如：“= Average（A1:A10）”。 (2) 函數(shù)的參數(shù)用園括號(hào)“（ ）”括起來(lái)。其中，左括號(hào)必須緊跟在函數(shù)名后，否則出現(xiàn)錯(cuò)誤信息。如個(gè)別函數(shù)PI等沒(méi)有參數(shù)，也應(yīng)在函數(shù)名后加上括號(hào)。例如，“=B2*PI（）”。 (3)函數(shù)的參數(shù)多于1個(gè)時(shí)，要用“，”號(hào)分隔。 (4)文本函數(shù)

21、的參數(shù)可以是文本，該文本要用英文的雙引號(hào)括起來(lái)。 (5)函數(shù)的參數(shù)可以是己定義的單元格或單元格區(qū)域名。例如：若將單元格區(qū)域A1：A9命名為T(mén)L，則函數(shù)“=SUM（TL）是計(jì)算單元格區(qū)域A1：A9中數(shù)據(jù)之和。 (6)函數(shù)中可以使用數(shù)組參數(shù)。 (7)可以混合使用區(qū)域名、單元格引用和數(shù)值作為函數(shù)的參數(shù)。,2、常用函數(shù) (1)求和函數(shù)SUM 格式：SUM（number1,number2,number3） 參數(shù)：number1,number2,number3,為計(jì)算機(jī)求和數(shù)的1到30個(gè)數(shù)值。 功能：求參數(shù)表中所有參數(shù)的和。 (2)條件求和函數(shù) 格式：SUM（range,criteria,sum_rang

22、e） 參數(shù)：range：搜索區(qū)域criteria：條件值 sum_range：求和區(qū)域 功能：在求和區(qū)域內(nèi)將搜索區(qū)域中滿足條件的值求和。,(3)求平均函數(shù)AVERAGE 格式:AVERAGE（number1,number2,number3） 參數(shù)：number1,number2,number3為計(jì)算平均數(shù)的1到30個(gè)數(shù)值 功能：求參數(shù)表中所有參數(shù)的平均值 (4)計(jì)數(shù)函數(shù)COUNT 格式：COUNT（value1,value2,value3） 參數(shù)：value1,value2,value3為1到30個(gè)數(shù)值型的數(shù)值。 功能：求參數(shù)表中所有數(shù)值型的數(shù)值個(gè)數(shù)。,(5)條件計(jì)數(shù)函數(shù)COUNTIF 格式：

23、COUNTIF（range,criteria） 參數(shù)：range:搜索區(qū)域criteria:條件值 功能：在搜索區(qū)域中求滿足條件值的個(gè)數(shù)。 (6)IF工作表函數(shù) 格式：IF（logical_test,value_if_true, value_if_false ） 參數(shù)：logical_test：測(cè)試條件 value_if_true：條件為真時(shí)的結(jié)果 value_if_false：條件為假時(shí)的結(jié)果 功能：當(dāng)參數(shù)logical_test取值為T(mén)RUE（真）時(shí)，返回value_if_true的結(jié)果，否則返回value_if_false的結(jié)果。 (7)求最大值函數(shù)MAX（區(qū)域） 功能：求出指定區(qū)域中最

24、大的數(shù) (8)求最小值函數(shù)MIN（區(qū)域） 功能：求出指定區(qū)域中最小的數(shù),1.4 操作Excel工作簿,1.4.1 建立與保護(hù)工作簿 1、建立工作簿 當(dāng)剛剛啟動(dòng)Excel時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)名為book1的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件，可以按如下步驟操作。 （1）用鼠標(biāo)單擊“文件”菜單。 （2）選擇“新建”命令。 （3）單擊“確定”按鈕。 新建的工作簿文件自動(dòng)取名為book2、book3等，當(dāng)文件第一次存盤(pán)的時(shí)候系統(tǒng)會(huì)讓用戶為這些文件指定新的文件名。另外也可以通過(guò)單擊工具欄中的新建按鈕來(lái)創(chuàng)建新工作簿。在工作簿中，文件默認(rèn)的擴(kuò)展名為.XLS。,2、保護(hù)工作簿 (1)保護(hù)工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口

25、對(duì)工作簿進(jìn)行保護(hù)可以防止未授權(quán)用戶對(duì)工作簿進(jìn)行的刪除、移動(dòng)、插入、重命名等操作。 (2)保護(hù)工作簿文件不被查看和編輯 通過(guò)設(shè)置密碼保護(hù)方式，保證工作簿不被未授權(quán)的用戶查看和編輯?？梢栽O(shè)置兩個(gè)不同的密碼，一個(gè)是用戶要打開(kāi)或查看文件時(shí)必須輸入的密碼，另一個(gè)是用戶要編輯和保存對(duì)文件所做的修改時(shí)，需要輸入的密碼。,1.4.2 工作簿的基本操作 工作簿的基本操作是指對(duì)工作簿的保存、打開(kāi)合關(guān)閉。 1、工作簿的保存 選擇“文件|保存”命令可直接保存文件。對(duì)新建文件的第一次“保存”或選擇“文件|另存為”命令，系統(tǒng)會(huì)提示輸入新的工作簿名。 2、工作簿的打開(kāi) 要使用已有的工作簿，必須先將其“打開(kāi)”。選擇“文件|打

26、開(kāi)”命令，或者在任務(wù)窗格內(nèi)選擇“打開(kāi)工作簿”，單擊工作簿名即可。 3、工作簿的關(guān)閉 關(guān)閉工作簿的方法有多種。一般選擇“文件|關(guān)閉”命令。,1.5 制作Excel圖表,數(shù)據(jù)的圖表化就是將單元格中的數(shù)據(jù)以各種統(tǒng)計(jì)圖表的形式顯示，使數(shù)據(jù)更加直觀易懂。當(dāng)工作表中的數(shù)據(jù)源發(fā)生變化時(shí)，圖表中對(duì)應(yīng)項(xiàng)的數(shù)據(jù)也自動(dòng)更新。使用圖表可幫助用戶更好地對(duì)工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理。,在Excl 2003中，圖表分為嵌入圖表和獨(dú)立圖表。嵌入圖表是工作表的一部分，把他們和創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)源放置在同一張工作表中，打印的時(shí)候也同時(shí)打??；另一種是獨(dú)立圖表，他們是工作簿中具有特定工作表名稱的獨(dú)立工作表，打印時(shí)將與數(shù)據(jù)表分開(kāi)打印。不管

27、嵌入圖表還是獨(dú)立圖表，都與工作表數(shù)據(jù)相連接，也就意味著更新工作表數(shù)據(jù)時(shí)，同時(shí)也會(huì)更新圖表。,1.5.1 創(chuàng)建圖表 嵌入圖表是放置在工作表中的圖表，當(dāng)要查看或打印圖表及其源數(shù)據(jù)時(shí)，嵌入式圖表就非常有用。當(dāng)要獨(dú)立于工作表數(shù)據(jù)，存入圖表時(shí)，應(yīng)該使用獨(dú)立圖表。 例:在工作表中創(chuàng)建圖表。,操作步驟如下： （1）先選定數(shù)據(jù)所在的單元格（可相鄰，也可不相鄰）。 （2）單擊“插入”菜單中的“圖表”命令，打開(kāi) “圖表向?qū)?步驟之1圖表類型”對(duì)話框，并自動(dòng)激活 “標(biāo)準(zhǔn)類型”選項(xiàng)卡。在“圖表類型”列表框中提供了多種圖表類型，對(duì)于每一種類型的圖表在“子圖表類型”選項(xiàng)中又列出了其子圖表類型。在“子圖表類型”框下的說(shuō)明框

28、中是對(duì)用戶所選的子圖表的用途進(jìn)行說(shuō)明。用戶也可使用“自定義類型”選項(xiàng)卡來(lái)選擇所需的圖表類型。 （3）單擊選擇所需的圖表類型和子圖表類型。如“柱形圖”。 （4）單擊“下一步”按鈕，打開(kāi) “圖表向?qū)?步驟之2圖表源數(shù)據(jù)”對(duì)話框，并自動(dòng)激活“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項(xiàng)卡。,（5）選擇好數(shù)據(jù)區(qū)域，在“系列產(chǎn)生在”里選擇“列”。 （6）單擊“下一步”按鈕，在“圖表標(biāo)題”下輸入“期末成績(jī)單”作為該圖表標(biāo)題。在分（X）軸中輸入“姓名”，在分類（Y）軸中輸入“分?jǐn)?shù)”。彈出如圖所示的“圖表選項(xiàng)”對(duì)話框。,(7)單擊“下一步”按鈕，彈出所示的“圖表位置”對(duì)話框。,（8）選中“作為新工作表插入”單選按鈕。 （9）單擊“完成”按

29、鈕，工作簿里增加一個(gè)新的工作表。,將圖表嵌入同一個(gè)數(shù)據(jù)表中的方法同上面 的方法一樣，在“圖表位置”選項(xiàng)中，選擇“作 為”其中的對(duì)象插入”即可。,1.5.2 編輯圖表 1、編輯圖表中的說(shuō)明文字 Excel在圖表上設(shè)定了許多區(qū)域，可調(diào)整和重新編輯這些內(nèi)容。 (1)在圖表中添加新的說(shuō)明信息 (2)更改圖表的標(biāo)題信息 (3)修改分類軸與數(shù)值軸格式,2、調(diào)整圖表位置及大小 3、調(diào)整圖表的類型 4、在圖表中添加或刪除數(shù)據(jù)項(xiàng) 5、調(diào)整查看三維圖表的角度 6、圖表背景、圖區(qū)背景的設(shè)置,1.6 管理數(shù)據(jù),1.6.1 數(shù)據(jù)清單的基本操作 數(shù)據(jù)清單的管理一般是指對(duì)工作表數(shù)據(jù)進(jìn)行如排序、篩選、分類和匯總等操作。,1、

30、數(shù)據(jù)清單及其特點(diǎn) 數(shù)據(jù)清單是典型的二維表，是由工作表單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域。它的特點(diǎn)有以下兩種： (1)矩形區(qū)域的第一行為表頭，由多個(gè)列標(biāo)識(shí)名組成。 (2)表頭標(biāo)識(shí)下是連續(xù)的數(shù)據(jù)區(qū)域，這個(gè)區(qū)域可以是整個(gè)工作表的數(shù)據(jù)，也可以是工作表數(shù)據(jù)的一部分，數(shù)據(jù)清單的處理功能只能在一個(gè)數(shù)據(jù)清單中使用。,2、建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單 例：建立學(xué)生期末成績(jī)數(shù)據(jù)清單，字段名為：學(xué)號(hào)、姓名、各科分?jǐn)?shù)、總成績(jī)等。 (1)建立列標(biāo)識(shí) 創(chuàng)建列標(biāo)識(shí)，在數(shù)據(jù)清單的第一行，Excel將使用這些列標(biāo)識(shí)創(chuàng)建報(bào)表，并查找和組織數(shù)據(jù)。 (2)輸入數(shù)據(jù) 輸入數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)確保同一列有同類型的數(shù)據(jù)值。,3、編輯記錄 編輯記錄可在單元格中進(jìn)行。也可在記錄單

31、中編輯記錄。 4、查找記錄 若查找記錄，則單擊“條件”按鈕，輸入相關(guān)的查找條件。,1.6.2 排序與篩選工作表數(shù)據(jù) 1、數(shù)據(jù)的排序 排序是將某個(gè)數(shù)據(jù)按從小到大或從大到小的順序進(jìn)行排列。通過(guò)排序，可以根據(jù)某特定的內(nèi)容來(lái)重排數(shù)據(jù)表中的行。當(dāng)選擇“排序”命令后，Excel 2003會(huì)利用該列和指定的排序次序，或利用自定義排列次序來(lái)重新排列行或單個(gè)的單元格。否則，Excel 2003將根據(jù)選擇的“主要關(guān)鍵字”列的內(nèi)容以升序（由低到高）對(duì)行進(jìn)行排序。排序時(shí)，Excel 2003將按指定的排序順序重新設(shè)置行、列以及各單元格。,默認(rèn)排序順序 Excel 2003的約定如下： （1）數(shù)字：從最小的負(fù)數(shù)到最大的

32、正數(shù)排序。 （2）文本以及包含數(shù)字的文本：按09、AZ順序排序。 （3）邏輯值：按False、True排序。 （4）空格：排在最后。按降序排序時(shí)，Excel 2003約定與升序時(shí)的情況相反。,按列排序 按照某一選定列排序的操作步驟如下： （1）接上操作，首先選定數(shù)據(jù)區(qū)。 （2）用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令，出現(xiàn) “排序”對(duì)話框。 （3）在“主要關(guān)鍵字”列表框中，選定重排數(shù)據(jù)表的主要列字段，并選“降序”。 （4）按“確定”按鈕即可。 多列排序 實(shí)際上，“排序”命令一次只能按三列排序。若要按四列或更多列將數(shù)據(jù)清單排序，可通過(guò)重復(fù)執(zhí)行排序命令達(dá)到這一效果。,2、數(shù)據(jù)篩選 利用篩選操作，只選

33、擇顯示符合設(shè)定篩選條件的數(shù)據(jù)行，而隱藏其它行。 自動(dòng)篩選 自動(dòng)篩選是在訪問(wèn)含有大量數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)清單中，快速獲取所需數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單處理方法，僅顯示需要看到的數(shù)據(jù)內(nèi)容。特點(diǎn)是對(duì)單一字段定義篩選條件。 取消篩選,建立復(fù)雜條件的高級(jí)篩選 (1)高級(jí)篩選是在多個(gè)字段間設(shè)置篩選條件，顯示的條件表達(dá)式有多個(gè)，且在表的條件區(qū)域中輸入條件表達(dá)式。條件區(qū)域內(nèi)容需用戶建立，這是使用高級(jí)篩選的前提。自動(dòng)篩選以單一字段來(lái)建立篩選條件，不需建立條件區(qū)域。 (2)自動(dòng)篩選的條件不影響高級(jí)篩選的運(yùn)行和結(jié)果，兩種方法相互獨(dú)立。,1.6.3 分類匯總與分級(jí)顯示 1、分類匯總 分類匯總是對(duì)數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的一種方法。他建立在已排序的

34、基礎(chǔ)上，將同類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。Excel 2003可以對(duì)工作表中選定的列進(jìn)行分類匯總，并將分類匯總的結(jié)果插入相應(yīng)類別數(shù)據(jù)行的最上端或最下端。方法是：在“數(shù)據(jù)”菜單上單擊“分類匯總”命令，在數(shù)據(jù)表中插入分類匯總行，然后按照選擇的方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。匯總的方法包括求和、求平均值、統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù)等。,例：根據(jù)如圖所示表匯總有關(guān)數(shù)據(jù)。 在分類匯總之前，需要先對(duì)數(shù)據(jù)表中的分類匯總的字段進(jìn)行排序，如按專業(yè)匯總，則應(yīng)按專業(yè)進(jìn)行排序。操作步驟如下：,（1）按“專業(yè)”字段將表單排序。 （2）用鼠標(biāo)選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令，彈出“分類匯總”對(duì)話 框，如圖所示。,（3）在“分類字段”下拉列表框中選擇“專業(yè)”字段。 注意：這里選擇的字段就是在第一步排序時(shí)選擇的主關(guān)鍵字。 （4）在“匯總方式”下拉列表框中選擇“平均值”。 （5）在“選定匯總項(xiàng)”選定“高等數(shù)學(xué)”。 （6）單擊“確定”按鈕即可完成。分類匯總的結(jié)果如圖所示。,如果要撤消分類匯總，可以選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”項(xiàng)，進(jìn)入“分類匯 總”對(duì)話框，單擊“全部刪除”按鈕即可恢復(fù)原來(lái)的數(shù)據(jù)清單。,2、分級(jí)顯示 從分類匯總表可以看出，數(shù)據(jù)按分級(jí)顯示，工作表的左邊為分級(jí)顯示區(qū)，列出各級(jí)分級(jí)符和分級(jí)按鈕。 在默認(rèn)