1、文書處理程序和文書處理程序和 檔案管理檔案管理 綜合辦公室 杜娟文書處理程序收文辦理程序發(fā)文處理程序1.熟悉了解發(fā)文處理程序和收文辦理程序 2.了解各個(gè)步驟是如何實(shí)施的以及一些細(xì)節(jié)問題3.要熟悉掌握且會(huì)運(yùn)用各個(gè)發(fā)文環(huán)節(jié)收收 文文 辦辦 理理 程程 序序概述概述收文辦理指收文單位履行法定職能，對(duì)收到外單位送達(dá)本單位的文件按規(guī)定程序進(jìn)行辦理并使之產(chǎn)生實(shí)際效用的過程。簽收簽收催辦催辦傳閱傳閱承辦承辦答復(fù)答復(fù)登記登記收文程序收文程序收文辦理的原則收文辦理的原則一、一、實(shí)事求是原則。實(shí)事求是原則。收文辦理過程中會(huì)遇到許多特殊情況，收文辦理過程中會(huì)遇到許多特殊情況， 要結(jié)合要結(jié)合本單位的工作實(shí)際，既要按照

2、規(guī)定程序辦理，以要根據(jù)實(shí)際情況靈活本單位的工作實(shí)際，既要按照規(guī)定程序辦理，以要根據(jù)實(shí)際情況靈活掌握。掌握。二、二、準(zhǔn)確規(guī)范原則。準(zhǔn)確規(guī)范原則。收文辦理有一整套嚴(yán)密運(yùn)轉(zhuǎn)程序，文秘人員必須收文辦理有一整套嚴(yán)密運(yùn)轉(zhuǎn)程序，文秘人員必須嚴(yán)格遵循，這樣才能不斷推進(jìn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化。嚴(yán)格遵循，這樣才能不斷推進(jìn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化。三、三、精簡高效原則。精簡高效原則。收文辦理要迅速及時(shí)，要根據(jù)內(nèi)容的不同，區(qū)別收文辦理要迅速及時(shí)，要根據(jù)內(nèi)容的不同，區(qū)別主次先后和輕重緩急，急件急辦，特件特辦，對(duì)重要文件隨到隨辦，主次先后和輕重緩急，急件急辦，特件特辦，對(duì)重要文件隨到隨辦，力爭縮短公文運(yùn)轉(zhuǎn)周期，

3、不積壓、不拖延、不誤時(shí)、不誤事。同時(shí)，力爭縮短公文運(yùn)轉(zhuǎn)周期，不積壓、不拖延、不誤時(shí)、不誤事。同時(shí)，不斷改進(jìn)方法和手段，提高收文辦理效率。不斷改進(jìn)方法和手段，提高收文辦理效率。四、四、安全保密原則。安全保密原則。在收文辦理過程中要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，采取嚴(yán)在收文辦理過程中要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，采取嚴(yán)密措施，加強(qiáng)安全管理，確保第一份公文不丟失、不殘缺、不污損，密措施，加強(qiáng)安全管理，確保第一份公文不丟失、不殘缺、不污損，更不失控、不泄密，隨時(shí)掌握公文去向。更不失控、不泄密，隨時(shí)掌握公文去向。收 文來 源機(jī)要部門送來的機(jī)要文件機(jī)要部門送來的機(jī)要文件郵局送來的信函郵局送來的信函EMS等快遞公司送來的信函等快

4、遞公司送來的信函外部和行內(nèi)部門直接送來的文件材料外部和行內(nèi)部門直接送來的文件材料簽收簽收1、政府平臺(tái)2、銀監(jiān)局政務(wù)平臺(tái)3、省聯(lián)社平臺(tái)4、其他平臺(tái)外部簽收渠道登記登記對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載公文登記的作用：公文登記的作用：便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失便于檢查和檢索文件便于文件的統(tǒng)計(jì)、催辦和查閱工作作為核對(duì)和交接文件的工具和憑據(jù)收文登記方法主要有兩種：收文登記方法主要有兩種：流水式登記法。流水式登記法。就是將收到文件按照時(shí)間順序不分種類依次登記，同時(shí)將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。分類式登記法。分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定 的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，可

5、分為銀監(jiān)局、市委市政府、省聯(lián)社、下設(shè)分支機(jī)構(gòu)、其他收文等。登記信息登記信息 收文日期收文日期 收文編號(hào)收文編號(hào) 原文件文號(hào)原文件文號(hào) 文件標(biāo)題文件標(biāo)題 來文單位來文單位 秘級(jí)秘級(jí) 承辦承辦公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)董事長批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要見報(bào)董事長批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理

6、時(shí)限要辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。傳閱傳閱根據(jù)行領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)根據(jù)行領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤文去向，不得漏傳、誤傳、延誤催辦催辦及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。負(fù)責(zé)催辦。答復(fù)答復(fù)公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)

7、及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。及時(shí)答復(fù)是單位認(rèn)真履職的需要告知相關(guān)單位。及時(shí)答復(fù)是單位認(rèn)真履職的重要表現(xiàn)重要表現(xiàn)（一）書面答復(fù)。分為兩種情況：（）制發(fā)公文答復(fù)（）復(fù)印批件交辦（二）口頭答復(fù)。分以下兩種情況：（）電話答復(fù)。（）面談答復(fù)發(fā)發(fā) 文文 處處 理理 程程 序序（一）擬稿（一）擬稿1.擬稿人和擬稿過程擬稿人和擬稿過程2. 發(fā)發(fā) 文文 稿稿 紙紙發(fā)文稿紙形式（二）（二） 發(fā)文審核發(fā)文審核1.發(fā)文審核的含義和意義發(fā)文審核的含義和意義（1）控制發(fā)文總量）控制發(fā)文總量（2）促進(jìn)政策協(xié)調(diào)）促進(jìn)政策協(xié)調(diào)（3）確保文書質(zhì)量）確保文書質(zhì)量（4）減輕領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)）減輕領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)2.文書審核的步驟。文書

8、審核的步驟。 一般分為兩步。第一步為通讀，第二部為正式審核，一般分為兩步。第一步為通讀，第二部為正式審核，即對(duì)文稿逐字、逐句、逐條、逐項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真審核。即對(duì)文稿逐字、逐句、逐條、逐項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真審核。（三）（三） 簽簽 發(fā)發(fā)1.簽發(fā)的含義和作用。簽發(fā)是指分管領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)是指分管領(lǐng)導(dǎo)在綜合辦公室審核的基礎(chǔ)上，對(duì)送審稿經(jīng)行最綜合辦公室審核的基礎(chǔ)上，對(duì)送審稿經(jīng)行最后審閱，確認(rèn)可以發(fā)出后，在發(fā)文稿紙的簽后審閱，確認(rèn)可以發(fā)出后，在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)寫明發(fā)文意見并簽字的行為。發(fā)欄內(nèi)寫明發(fā)文意見并簽字的行為。（四）（四） 復(fù)復(fù) 核核復(fù)核的重點(diǎn)是復(fù)核的重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是

9、否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。（五）（五） 編編 號(hào)號(hào)1.編號(hào)的含義:是指由綜合辦公室對(duì)需要是指由綜合辦公室對(duì)需要發(fā)出的文書統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。發(fā)出的文書統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。2.編號(hào)的方法 (1) 按任職屆別編號(hào)按任職屆別編號(hào) （2）按單位連續(xù)編號(hào)）按單位連續(xù)編號(hào) （3）按年份編號(hào)）按年份編號(hào): 總流水編號(hào)法總流水編號(hào)法 分類流水編號(hào)分類流水編號(hào)3.字體字體的要求（六）用?。┯糜?.用?。?）應(yīng)以行領(lǐng)導(dǎo)在公文原稿上的意見為依據(jù)。未經(jīng)簽發(fā)或不同意發(fā)出的公文不得蓋章。（七）發(fā)文登記發(fā)文登記的作用和形式發(fā)文登記的作用和形式(1)簿式登記（簿式登記（2)計(jì)算機(jī)登

10、記計(jì)算機(jī)登記發(fā)文登記的項(xiàng)目發(fā)文登記的項(xiàng)目（1）順序號(hào)，一般以發(fā)文的時(shí)間順序年度編）順序號(hào)，一般以發(fā)文的時(shí)間順序年度編排，發(fā)文數(shù)量較多的單位，可以分類編順序號(hào)排，發(fā)文數(shù)量較多的單位，可以分類編順序號(hào)（2）發(fā)文字號(hào)）發(fā)文字號(hào)-如馬商銀、馬商銀黨、馬商銀如馬商銀、馬商銀黨、馬商銀工、馬商銀紀(jì)、馬商銀轉(zhuǎn)（工、馬商銀紀(jì)、馬商銀轉(zhuǎn)（3）文件標(biāo)題（）文件標(biāo)題（4）主題詞（主題詞（5）密級(jí)（）密級(jí)（6）擬稿人（）擬稿人（7）緊急程度）緊急程度（8）部門經(jīng)理（）部門經(jīng)理（9）主送（）主送（10）抄送（）抄送（11）簽）簽收人收人發(fā)文擬稿發(fā)文登記檔案管理檔案管理 什么是檔案？什么是檔案？檔檔 案案根據(jù)檔案法：檔案

11、是檔案是國家機(jī)構(gòu)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織社會(huì)組織或或個(gè)人個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的各種在社會(huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的各種形式的形式的歷史記錄歷史記錄。它的本質(zhì)屬性是原始記錄性。它的本質(zhì)屬性是原始記錄性。檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的1 、必須是辦理完畢的文件，即已經(jīng)完成公文處理程序的文件。2、 必須是對(duì)日后有查考利用價(jià)值的文件。3、 必須是整理歸檔的文件。檔案與文件的區(qū)別檔案與文件的區(qū)別檔案與圖書的區(qū)別檔案與圖書的區(qū)別檔案與資料的區(qū)別檔案與資料的區(qū)別檔案與文物檔案與文物檔案的種類檔案的種類文書檔案文書檔案文書檔案實(shí)際上是指行政管理檔案，即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中直接形成的一個(gè)檔案門類，其實(shí)質(zhì)

12、是行政性、政治性檔案。 科技檔案科技檔案科技檔案的全稱為科學(xué)技術(shù)檔案，是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設(shè)計(jì)院、研究院等單位和地質(zhì)、測(cè)繪、水文、氣象、建筑等部門。有些部門習(xí)慣稱其為技術(shù)資料（如測(cè)繪成果、測(cè)繪資料、設(shè)計(jì)任務(wù)書、科研報(bào)告等）。專門檔案專門檔案專門檔案是指一些社會(huì)機(jī)構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、工商檔案、稅務(wù)檔案、教學(xué)檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病例檔案、婚姻登記檔案、審計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、專利檔案、外交檔案和軍事檔案等。檔案的價(jià)值檔案的價(jià)

13、值檔案的憑證價(jià)值檔案的借鑒參考價(jià)值檔案的作用檔案的作用檔案可以記錄歷史，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌。檔案可以作為單位工作的查考和憑證。檔案是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的必備條件和依據(jù)。檔案是科學(xué)研究的依據(jù)和必備條件。檔案是文化建設(shè)和宣傳教育的生動(dòng)素材。檔案工作檔案工作檔案工作是管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。狹義檔案工作系指具體管理檔案的業(yè)務(wù)活動(dòng),即檔案管理工作。檔案管理工作及程序檔案管理工作及程序檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作，簡單的說就是管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。檔案工作基本流程檔案工作基本流程文書檔案管理文書檔案管理文書檔案概念及特點(diǎn)文書檔案的收集工作文書檔案的整理工作定義定義它是由機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企業(yè)事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的文件轉(zhuǎn)化而成的檔案材料，它具有涉及面廣、內(nèi)容豐富、形式規(guī)范、記錄方式多樣等特點(diǎn)。文書檔案的收集工作文書檔案的收集工作文書檔案的收集工作，就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過執(zhí)行接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。歸檔范圍歸檔范圍歸檔范圍，是指在一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件中需要?dú)w檔的部分。歸檔要求歸檔要求收集歸檔文件材料要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。制成材料要優(yōu)良，字跡線條要清晰，歸檔材料必須用藍(lán)黑墨水或碳素墨書寫。歸檔材料