1、經濟管理論壇中國科技信息年第期采購與付款內部控制設計劉慧麗 四川錦江賓館 610012在當今競爭日趨激烈的市場經濟環(huán)境下，現(xiàn)代企業(yè)要在市場競爭中占有一席之地，就必須在保證產品必要質量的前提下，做好成本管理工作。企業(yè)要做好成本管理，就不能放松采購及付款內部環(huán)節(jié)的控制。采購與付款內部控制的設計是企業(yè)內部控制設計的一個重要內容。不同行業(yè)、不同企業(yè)內部控制制度可能會存在較大差異，但任何企業(yè)內部控制制度均為企業(yè)管理服務，企業(yè)間在管理上有很多共性。因此，企業(yè)內部控制制度設計中也存在一些共用的原則、方法、控制內容。本文將對各企業(yè)采購與付款內部控制設計中共用的原則、方法、控制內容等作一探討。既可弄虛作假，又能

2、夠掩蓋其錯弊的職務。在設計中，首先明確不相容崗位，合理設計會計及相關工作崗位，明確職責權限，使不相容崗位和職務間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效制衡機制。（）崗位設置的效率原則。在貫徹不相容職務相分離的前提下，盡量做到崗位精簡。（）回避原則。凡關系緊密的親屬應盡量回避在同一企業(yè)重要崗位任職，更不能同處于同一企業(yè)的中、上層領導崗位。應同相應的帳簿記錄人員分開辦公。、付款人員不得兼任付款審核。、應付帳款的記錄人員不得從事付款業(yè)務。、對數(shù)額巨大的采購業(yè)務，應將付款批準權限交由幾個人議決批準，不能由個人專斷批準。（）請購制度。請購是采購環(huán)節(jié)的開始，各企業(yè)請購的控制內容根據其對購入的物資或勞務的質量和數(shù)

3、量的要求制定。原材料或零配件的請購，一般由生產部門提出請購。材料保管員接到請購申請后，根據庫存數(shù)量進行確認。原材料或零配件采購也可由材料保管員提出請購。請購申請經采購資金預算的主管人員審批。請購中，應建立合理的存貨控制制度，控制采購批次及數(shù)量。臨時性采購的單價較低的零星物品，通常由使用部門提出，經使用部門主管人員審批同意、經資金預算主管人員簽字同意后，交采購部門執(zhí)行采購。對于重要和技術性較強的采購業(yè)務，應組織專家論證，并實行單位領導集體群策和審批。同時，請購中應區(qū)別預算內物資及預算外物資請購，加強采購業(yè)務的預算管理。（）訂貨控制制度。訂貨控制主要對采購物資價格、采購數(shù)量、質量、購貨時間、供應商

4、選擇等方面進行控制。設計訂貨控制制度時，應著重以下內容：、所購貨物的需要時間、數(shù)量、質量由生產、使用部門提出，具體采購時間及數(shù)量根據采購物資種類，由使用部門或倉儲管理部門確定，采購部門采購。審計部門定期檢查采購物資質量。、所購貨物單價由采購部門提出建議價，由負責搜集市價信息的尋價部門核準，審計部門定期審核價格。、請購申請應注明請購物品的限價、數(shù)量、質量要求，并由有關負責人簽字同意。、建立供應商考核指標體系，建立價格檔案和價格評價體系。為采購詢價提供比較參考信息。（）購入貨物的驗收制度。驗收工作最好由獨立的質量檢驗部門進行，技術性較強的物資應由質量檢驗部門會同專業(yè)技術人員驗收。驗收應填制有關驗收

5、單據，并由經辦人員及復核人員簽字。對驗收中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應查明原因、及時處理。（）退貨及折讓控制制度。對退貨條件、退貨手續(xù)、退貨貨款回收作出明確規(guī)定，及時將折扣報財務部門進行會計處理。（）付款控制。付款控制設計要點：、防止未核準款項被支付。所有付款必須手續(xù)齊全、經有關負責人簽字批準后才能付出。、爭取現(xiàn)金折扣，維護企業(yè)信譽。、付款的會計記錄要全面。（）應付帳款控制。應付帳款控制設計三、設計方法與程序一、控制目標（）保證采購物品和生產銷售的要求一致。采購及付款環(huán)節(jié)內部控制應使有關采購的一切活動均嚴格按照生產和銷售的要求進行。設計中要根據企業(yè)的具體情況，設置有關物資商品的最高采購價格和嚴格的質量驗

6、收制度，以防止不當?shù)牟少徯袨?，更要防止購入與企業(yè)生產和銷售有關要求不符的原材料和商品。（）保證現(xiàn)金支付后獲得相應的物品或勞務。采購環(huán)節(jié)現(xiàn)金的支付應以獲得相應原材料、商品或勞務為條件。對那些確實需要預付款才能采購的材料、商品或勞務，應制定嚴格的報批、審核制度，以杜絕人為地以預付款名義挪用企業(yè)資金的行為發(fā)生。對報批和審批的控制分部門、分人負責，以達到相互牽制的目的。此外，要防止錯記和篡改實物或勞務的金額和數(shù)量，保證帳面記錄的數(shù)字與實際獲得的物資或勞務的金額和數(shù)量一致。（）保證應付帳款的真實。制度應防止交易發(fā)生后，應付帳款被少記或漏列，同時要保證應付帳款的余額與債權人應收帳款余額一致。（）真實充分地

7、揭示企業(yè)所享有的折扣和折讓。（）保證采購費用的合理支出。內部控制制度應就企業(yè)的各種采購活動，規(guī)定全年采購費用的總限額，在這個總限額內，在規(guī)定各種采購費用的上限，并規(guī)定采購費用支出的申報和審批程序。（）明確設計主體。設計組織者是企業(yè)最高管理當局，具體的設計人員必須熟悉被設計單位經營政策和所有業(yè)務活動內容，清楚管理者的管理理念、管理作風、管理方式、管理目標及管理要求。同時具體設計人員還必須熟悉內控理念和方法，受過管理專業(yè)訓練，具有深厚的管理知識和豐富的管理工作經驗，并熟悉與企業(yè)經營有關的法律，還要有較強的綜合、歸納、分析能力。（）熟悉了解企業(yè)背景。制度設計關鍵是了解企業(yè)情況，設計中，首先掌握企業(yè)的

8、歷史概況、業(yè)務發(fā)展脈絡、企業(yè)組織狀況、資產設備狀況、產品生產銷售、辦公手段、財務狀況等基本資料，為設計打下基礎。（）作業(yè)調查與分析。深入調查現(xiàn)行主要業(yè)務的作業(yè)程序和方法，分析其存在的問題或需改善之處，明確內部控制中需重點控制環(huán)節(jié)。（）提出調查結論和建議。（）提請批準并初擬制度進行試驗。調查結論和建議報經最高管理層決議審批。如果管理層有異議且合理，需進一步充實和完善調查結論和建議。如得到管理層認可，可根據批準后的報告內容逐次修改舊制度或設計新制度。此制度經批準后，應組織試行，并根據試行情況，逐步充實、完善。四、控制內容（）職務分離制度。采購與付款環(huán)節(jié)所需處理主要業(yè)務為：確定生產或銷售的物資或數(shù)量

9、要求；尋求滿足這種需求的供應商及最低采購價；向供應商發(fā)出購貨訂單；檢驗并確定是否接受所收到的貨物；向供應商退貨；會計記錄及核準付款等。在這些業(yè)務中，應進行職務或職權分離的有：、采購物資的需求，應由生產、銷售部門和其他非采購部門提出，由采購部門執(zhí)行。、付款審批人和付款執(zhí)行人不得索尋供應商或索價。、采購人不得辦理貨物的驗收工作。、貨物的采購、存儲和使用者不得從事相關帳務的記錄工作。、接收勞務部門或主管這些業(yè)務之人，二、設計原則采購與付款內部控制的設計，首先要遵守國家的法律、法規(guī)，遵循系統(tǒng)化、合法、合理性原則，根據企業(yè)具體情況和需要進行設計。設計中，應有針對性地把握以下具體原則：（）權利與責任對等原則。貫徹權利與責任對等的原則，以便制約和激勵員工的行為，權利與責