1、分公司合同治理一、總則1、為了加強(qiáng)分公司的合同治理工作，規(guī)范合同的立項(xiàng)、審批、 簽訂、審查、監(jiān)督、履行程序，減少和幸免合同糾紛，愛護(hù)公 司利益不受侵害， 依照中華人民共和國民法通則 、中華人 民共和國合同法及其他法律法規(guī)，制定本暫行方法。2、各省分公司嚴(yán)禁對外簽訂擔(dān)保、抵押、質(zhì)押合同。二、合同治理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1 1、 營銷財(cái)務(wù)治理部 是分公司合同治理的主管部門，其要緊職責(zé) 如下：負(fù)責(zé)分公司合同治理制度制定及解釋；負(fù)責(zé)各種經(jīng)濟(jì)合同標(biāo)準(zhǔn)格式的起草及修訂；負(fù)責(zé)分公司各種合同糾紛案件的咨詢及起應(yīng)訴工作；負(fù)責(zé)分公司合同治理制度執(zhí)行的監(jiān)督，對違反合同治理的責(zé) 任人員視情節(jié)予以處罰或報(bào)請?zhí)幜P。2、營銷系統(tǒng)其他

2、各業(yè)務(wù)部門 依照自身的工作職能，對分公司的 合同工作與其職能相關(guān)的部分負(fù)有治理職責(zé)， 應(yīng)明確分公司合1 1 / / 13132 2 / / 1313同審批權(quán)限，加強(qiáng)對分公司合同審查工作，并協(xié)助財(cái)務(wù)治理部做好合同治理工作。3、分公司 銷售行政科 是分公司各類合同的日常治理科室，由分 公司財(cái)務(wù)主管兼任專職合同治理員，具體負(fù)責(zé)合同治理工作， 協(xié)助營銷財(cái)務(wù)治理部 及其他業(yè)務(wù)部門對分公司合同進(jìn)行治理， 其要緊職責(zé)有：保管分公司公章（不設(shè)分公司合同專用章） ，并對合同條款和 審批權(quán)限進(jìn)行原則性審查；分公司各類合同的整理、建檔和保存； 對合同履行情況進(jìn)行跟蹤，發(fā)覺問題及時向分公司經(jīng)理及財(cái) 務(wù)治理部匯報(bào)；與財(cái)

3、務(wù)治理部 及其他業(yè)務(wù)部門的日常聯(lián)絡(luò)工作；三、合同的審批與簽訂1、各分公司對外進(jìn)行銷售、采購、廣告等商業(yè)往來，從事經(jīng)濟(jì) 活動的，除涉及金額小， 能夠即時清結(jié)的情況外， 都必須以 書面形式簽訂合同；即時清結(jié)是指合同的協(xié)商、訂立、履行、終止都在同一時刻完成。書面形式是指合同書、信件或數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、 電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件） 等能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi) 容的形式。2 2、分公司對外簽訂的書面合同必須加蓋分公司公章方為有 效， 未加蓋3 3 / / 1313分公司公章的合同均屬無效合同；為防止分公司 人員違規(guī)對外簽訂合同，幸免法律糾紛，分公司銷售行政科 必須給分公司所有往來業(yè)務(wù)單位發(fā)出分公

4、司合同簽訂申明函（附件），并要求往來單位蓋章確認(rèn)，合同治理員必須妥善保 管好該確認(rèn)函。3、直接對外協(xié)商、簽訂合同的分公司人員為合同經(jīng)辦人，合同經(jīng)辦人在與對方簽訂合同之前，必須確認(rèn)對方有權(quán)簽署合同，如取得對方單位的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明書或授權(quán)托付書，合同經(jīng)辦人代表公司對外簽訂合同時必須遵循以下原則：務(wù)必遵守自己的工作職權(quán)，不得越權(quán)越職對外簽訂合同； 在對外簽訂合同時，務(wù)必持慎重態(tài)度，不得隨意對外簽訂合 同；合同簽訂后，應(yīng)積極跟進(jìn)合同履行情況，出現(xiàn)問題及時反饋或咨詢相關(guān)人員4、合同承辦人在訂立合同之前，必須先按如下程序進(jìn)行合同立項(xiàng)審批：合同承辦人填寫合同審批表有權(quán)審批人逐級審批（如權(quán) 限在

5、分公司一級，由分公司經(jīng)理審批即可；如需總部主管領(lǐng) 導(dǎo)審批的，需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，傳真件有效）-合同經(jīng)辦人將合同審批表及合同草案報(bào)合同治理員審查蓋章-合同治理員審查審批情況和合同條款無誤后加蓋分公司公章（注：各類合同的審批權(quán)限以各部門規(guī)定的審批權(quán)限為準(zhǔn)）5、分公司合同治理員必須嚴(yán)格審查合同條款，不明之處應(yīng)詢問 合同承辦人或咨詢營銷財(cái)務(wù)部法律事務(wù)主管。6合同草案經(jīng)審批后，合同經(jīng)辦人員應(yīng)嚴(yán)格按照已審批的合同 草案條款簽訂正式合同，不得擅自修改，否則視為未經(jīng)審批 擅自簽訂合同。如合同草案確實(shí)需要修改的，須按本方法的 規(guī)定重新進(jìn)行申報(bào)審批。7、合同的條款應(yīng)使用公司統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，沒有標(biāo)準(zhǔn)格式的可 參照對方

6、提供的合同格式或雙方協(xié)商，但必須具備以下條款: 對方當(dāng)事人的全稱，地址，法定代表人，開戶銀行及賬號； 合同標(biāo)的；合同標(biāo)的物的價格、酬金或費(fèi)用;4 4 / / 1313合同履行的時刻、地點(diǎn)及方式；合同的違約責(zé)任；如我司為付款方，違約金最高不得超過每 日萬分之四。列有“本合同須經(jīng)雙方加蓋公章或合同專用章后方可生效” 之條款。8、除在合同最后一頁簽章處加蓋合同專用章外，和本合同有關(guān) 的全部文件包括附件等都還應(yīng)加蓋合同騎縫章。9、合同簽訂后，應(yīng)將合同正本交分公司銷售行政科合同治理員 保存，合同副本或復(fù)印件由經(jīng)辦人員保存。四、合同的履行1、合同簽訂后，經(jīng)辦人員是跟蹤合同履行情況的第一責(zé)任人， 應(yīng)及時檢查

7、履行情況和對方履約能力。如出現(xiàn)阻礙合同接著 履行的情況，經(jīng)辦人員應(yīng)及時向分公司經(jīng)理匯報(bào)。2、合同治理員權(quán)對合同的履行情況向經(jīng)辦人員進(jìn)行了解，經(jīng)辦 人員應(yīng)予積極配合，發(fā)覺問題的，應(yīng)迅速向分公司經(jīng)理匯報(bào) 解決。3、如合同履行中對方違約或產(chǎn)生其他法律糾紛，分公司應(yīng)當(dāng)在糾紛發(fā)生的初期及時通報(bào)財(cái)務(wù)治理部法律事務(wù)人員，以便于5 5 / / 1313盡快爭取法律救濟(jì)手段解決爭端。4、合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依合同履行，如需要變更、終止或解 除合同的，按照本方法規(guī)定的程序重新申報(bào)審批。五、合同的編號、建檔及統(tǒng)計(jì)1、合同治理員對差不多生效的合同要編號登記，逐個建立檔案， 凡與合同有關(guān)的文書都要附在合同卷內(nèi)歸檔。已履

8、行完畢的 合同按會計(jì)檔案保管期妥善保管。2、生效的合同編號形式為： A-XXXXA-XXXX（ Y Y） Z Z 號，其中： A A 為分公 司所在省份的簡稱； XXXXXXXX 為合同簽訂時的年份 （合同審批和 簽訂跨年度的，以蓋章時的時刻為準(zhǔn)）；Y Y 為合同類型的簡稱， 銷售合同為“銷”，廣告合同為“廣”，租賃合同為“租” ，其 他合同為“另” ；Z Z 為順序號（如：粵-2000-2000 （銷）1 1 號表示一 份廣東分公司于 20002000 年簽訂的銷售合同，順序號為 1 1）。3、合同治理員應(yīng)按合同類型分不建檔保存。各種銷售合同、零 售商或批發(fā)商代理協(xié)議、返利協(xié)議、退貨協(xié)議等與

9、產(chǎn)品銷售 有關(guān)的合同全部認(rèn)定為銷售合同；各種廣告促銷活動、媒體 廣告、產(chǎn)品推廣等與廣告活動有關(guān)的合同為廣告合同；各種房屋租賃、倉儲保管、其他財(cái)產(chǎn)租賃時簽訂的合同為租賃合6 6 / / 1313同；運(yùn)輸、采購等其他合同另行分類保存。4、順序號按合同類型自行編排，即在同一類型合同中順序號保 持連貫。5、合同治理員對已簽訂建檔的合同編制合同檔案一覽表，注明 合同類型、簽訂時刻、經(jīng)辦人員、合同金額等事項(xiàng)，以便于 查詢。6除合同治理方法規(guī)定有權(quán)查閱的人員以外，已建檔的合同正 本，一般情況下不得公開，其他人員確實(shí)需要查閱的，須經(jīng) 分公司經(jīng)理簽字同意。7、關(guān)于因合同保管中遺失或損毀合同，造成公司損失的，將嚴(yán) 格追究合同治理員及有關(guān)人員的責(zé)任。六、附則一、本方法由財(cái)務(wù)治理部負(fù)責(zé)解釋，并由財(cái)務(wù)治理部監(jiān)督、檢查各分公司的執(zhí)行情況。附件：1、合同審批表7 7 / / 13132、合同檔案統(tǒng)計(jì)一覽表3、分公司合同簽訂聲明函分公司合同簽訂聲明函（單位）：為加強(qiáng)貴我雙